Gracias a la difusión del teletrabajo, son cada vez más las empresas que se deciden por digitalizar la gestión de los Recursos Humanos.
Dada la importancia de los procesos de RRHH para el éxito de las empresas, estos proyectos deben prepararse y organizarse con el mayor de los cuidados siguiendo varios pasos, que empiezan por identificar las necesidades y definir los objetivos y prioridades (un aspecto que tratamos con más detalle en nuestro artículo 7 pasos clave en la digitalización de los recursos humanos).
El éxito del proyecto depende de la fase de selección del software, durante la cual deberás revisar las plataformas de RRHH de diferentes proveedores para comprobar hasta qué punto sus funciones cumplen con los requisitos que hayas identificado. Además, deberás evaluar detalladamente la calidad de la interfaz gráfica, intentando tener en cuenta no solo el componente estético, sino también y, sobre todo, la usabilidad.
No obstante, para que la decisión esté bien meditada, deberías investigar otros aspectos de la oferta.
Veamos cuáles son las 10 preguntas que deberías plantearle a tu proveedor de plataforma HRM.
1. ¿Puede ayudarme a cumplir con el RGPD?
Con la llegada del RGPD, las empresas han redoblado sus esfuerzos para tratar de manera adecuada los datos personales de los empleados y candidatos.
En esta ardua tarea, si la plataforma HRM está dotada de herramientas específicas, puede convertirse en la mejor aliada. Sobre todo a la hora de reclutar, momento en el que es impensable procesar correctamente los datos de miles de candidatos sin una herramienta digital que ayude a recopilar y almacenar los consentimientos, respetar los plazos de almacenamiento de los datos, garantizar los derechos fundamentales de los usuarios como la cancelación y la restricción del tratamiento, etc.
Además de evaluar las herramientas RGPD que pone a tu disposición el proveedor, asegúrate de que sus servidores están ubicados en Europa y que los contratos no presenten ningún problema. En concreto, un aspecto importante es el nombramiento como encargado del tratamiento de datos, que debería pedirte que firmases.
2. ¿Es seguro?
Los proveedores de software de RRHH se encargarán de gestionar muchos datos sensibles en nombre de tu empresa. Por ello conviene recabar información sobre las medidas de seguridad que adoptan y la plataforma IaaS (Infrastructure as a Service) que aloja el servicio.
Asegúrate de que existen procedimientos de recuperación de desastres y copias de seguridad para evitar la pérdida de datos y garantizar la continuidad del servicio, e infórmate sobre el nivel de servicio garantizado (SLA) y el nivel de servicio real.
También es igual de importante la fiabilidad del personal de desarrollo y asistencia, que debe seguir estrictos procedimientos de seguridad, sobre todo en lo que respecta a la gestión de contraseñas.
3. ¿La asistencia es adecuada?
Algunas empresas descubren demasiado tarde que el servicio de asistencia es un factor importante a la hora de elegir un proveedor de tecnología.
Los constantes retrasos a la hora de responder, la imposibilidad de hablar con un operador o la presencia de fallos no resueltos durante meses pueden acarrear grandes inconvenientes y dificultar ciertos procesos delicados como los de creación de nóminas.
La presencia de un soporte técnico cualificado y que se muestre disponible es uno de los elementos que impulsan a las empresas a optar por un proveedor local de pequeño o mediano tamaño en lugar de una multinacional, que actúa a través de revendedores con unos estándares de asistencia que no siempre están a la altura.
La información sobre la asistencia —con datos como la ubicación, los días y los horarios de servicio, los datos de contacto, el tiempo de respuesta garantizado en función del tipo de problema, los idiomas cubiertos, etc.— suele encontrarse en los contratos que se intercambian con el proveedor.
4. ¿Se realizan actualizaciones periódicas?
Una de las ventajas de un software de RRHH basado en la nube frente a los instalados en servidores de la empresa (on premise) es que son mucho más fáciles de actualizar. De hecho, es el proveedor el que gestiona todos los aspectos de este proceso para todos los clientes.
Esto no significa que todos los software en la nube se actualicen habitualmente. Comprueba si tus potenciales proveedores tienen previsto lanzar versiones que añadan nuevas funciones, mejoren la interfaz de usuario, corrijan errores, etc.
Las necesidades y los procesos de las empresas cambian constantemente y por eso es importante saber que la plataforma digital en la que se organizan también seguirá evolucionando, protegiendo la inversión realizada.
En Altamira HRM, por ejemplo, lanzamos unos 45 paquetes de actualización al año.
5. ¿Puedo importar y exportar los datos libremente?
Los datos que introduzcas en el software de RRHH seguirán siendo de tu propiedad. Así pues, la importación y la exportación deberían ser rápidas y sencillas y no debería entrar en juego ningún tipo de limitación.
La importación de datos en bloque permite rellenar rápidamente la nueva base de datos y aprovechar la información existente. Por su parte, la exportación te resultará útil para analizar los datos con otras herramientas, preparar informes y presentaciones y, por último, migrar a otro sistema.
6. ¿Es un sistema abierto?
Muy a menudo, las empresas deciden emprender el viaje para la transformación digital de sus RRHH empezando por proyectos sencillos que se van complicando con el paso del tiempo.
Será entonces cuando tengan que integrar su plataforma HRM con otros software de la empresa, como el de nóminas, el CRM, el ERP, etc.
Por eso es aconsejable informarse sobre la capacidad de integración del software de RRHH que te estás planteando, dando preferencia a los sistemas abiertos que puedan interactuar fácilmente con otras aplicaciones.
Si bien antiguamente bastaba con la capacidad de intercambiar archivos en distintos formatos, por ejemplo XML, a día de hoy no se puede prescindir de las API (interfaces de programación de aplicaciones).
Pregunta, además, si el proveedor presta servicios de integración, cuáles son los plazos y a qué precio.
7. ¿Puedo personalizarlo por mi cuenta?
Una vez que hayas elegido el nuevo software de RRHH para tu empresa, los consultores del proveedor te ayudarán a configurarlo de la mejor manera posible.
A medida que pasa el tiempo, es inevitable que vayan surgiendo nuevas necesidades para las que tendrás que añadir campos, cambiar la configuración de un flujo de trabajo o cambiar la apariencia de un panel.
La posibilidad de efectuar cambios y de poder personalizarlo por tu cuenta es, por lo tanto, una característica importante para mantener un alto nivel de eficiencia y satisfacción con el paso de los años.
8. ¿Cómo se imparte la formación?
Por muy intuitivo que parezca el software de RRHH, siempre es mejor proporcionar una formación para garantizar que se saca el máximo partido a la herramienta.
Infórmate sobre cómo se impartirá —en directo de forma presencial o por videoconferencia, o con vídeos a la carta—, qué temas se tratarán, cuánto costará, cuánto durará y cuántas personas recibirán la formación.
Muy a menudo, la formación de los proveedores se centra en el departamento de RRHH, la administración y la dirección, mientras que la formación del resto de los empleados sigue siendo responsabilidad de la empresa, que puede recurrir al material que se ponga a su disposición.
9. ¿El sistema incluye unos manuales completos?
Si estás pensando en adquirir un software de RRHH autoservicio al que puedan acceder todos los empleados, tendrás que proporcionarles suficiente información para que puedan realizar las tareas más importantes, como fichar, solicitar permisos, ver la última nómina, etc.
Así pues, antes de tomar la decisión final, recuerda que debes saber cuáles son los materiales de formación disponibles para los administradores, los responsables de RRHH y los empleados.
Como mínimo, el proveedor debería poner a vuestra disposición unas guías en PDF.
En realidad, es mucho más útil un centro de ayuda digital integrado en la plataforma, que permita buscar la respuesta a tus preguntas directamente desde la aplicación.
La presencia de vídeos de formación, que suelen ser más intuitivos que las guías escritas, supone una ventaja añadida.
Infórmate también sobre la posibilidad de solicitar material de formación personalizado a tu cuenta, una opción que suele ser de pago.
10. ¿Puede cubrir también mis necesidades futuras?
Como ya hemos mencionado, el proceso de digitalización de los Recursos Humanos suele desarrollarse por etapas. Puedes empezar con procesos de búsqueda y selección o con el control de asistencia, para pasar más adelante a otros aspectos como la formación o la evaluación del personal.
La ventaja de elegir un proveedor que ofrezca varios productos como Altamira es que podrás acceder a los módulos que desees en el futuro sin tener que encargarte de una nueva y laboriosa selección de software y sin tener que efectuar caras integraciones entre diferentes plataformas.
Comprueba por lo tanto en qué áreas puede ayudarte cada posible proveedor ahora y dentro de un tiempo.
Copyright: ©Vasily Merkushev/Adobe Stock
