10 domande da porre prima di scegliere un software HR

checklist software HR

Complice la diffusione dello smart working, sempre più aziende stanno avviando progetti di digitalizzazione delle Risorse Umane.

Data la rilevanza dei processi HR per il successo delle aziende, questi progetti devono essere preparati con cura e organizzati in più step, partendo dall’individuazione dei bisogni e dalla definizione di obiettivi e priorità (ne parliamo più in dettaglio nel nostro articolo Digital Transformation e Risorse Umane: 7 passaggi chiave).

Per la buona riuscita del progetto è fondamentale svolgere bene la fase di software selection, durante la quale dovrai passare in rassegna le piattaforme HR di diversi produttori per verificare quanto le loro funzionalità rispondano ai requisiti identificati. Dovrai valutare con attenzione anche la qualità dell’interfaccia grafica, cercando di non tenere conto solo della componente estetica ma anche e soprattutto dell’usabilità.

Per compiere una scelta davvero ponderata dovresti però indagare altri aspetti della fornitura.

Ecco 10 domande da porre ai produttori di piattaforme HRM.


1. Può aiutarmi a rispettare il GDPR?

Con l’arrivo del GDPR, le aziende hanno raddoppiato l’impegno per effettuare un corretto trattamento dei dati personali di dipendenti e candidati.

In questo arduo compito la piattaforma HRM, se dotata di strumenti dedicati, può essere il più valido alleato. Soprattutto nel recruiting, dove è impensabile trattare correttamente i dati di migliaia di candidati senza uno strumento digitale che aiuti a raccogliere e archiviare il consenso, rispettare i tempi di data retention, garantire agli utenti diritti fondamentali come quello alla cancellazione e limitazione del trattamento ecc.

Oltre a valutare gli strumenti GDPR messi a disposizione dal fornitore, assicurati che i suoi server si trovino in Europa e che la contrattualistica sia adeguata. In particolare, la nomina a responsabile del trattamento dei dati che dovrebbe chiederti di firmare.


2. È sicuro?

I fornitori di software HR avranno la responsabilità di gestire tanti dati sensibili per conto della tua azienda. È bene quindi raccogliere informazioni sulle misure di sicurezza adottate da loro e dalla piattaforma IaaS (Infrastructure as a Service) che ospita il servizio.

Accertati che siano previste procedure di disaster recovery e backup che impediscano lo smarrimento dei dati e garantiscano continuità di servizio e informati sul livello di servizio garantito (SLA) e su quello effettivo.

Altrettanto importante è l’affidabilità dello staff di sviluppo e assistenza, che dovrà seguire procedure di sicurezza rigorose, soprattutto nella gestione delle password.


3. L’Assistenza è adeguata?

Alcune aziende scoprono troppo tardi come l’assistenza sia un elemento di primissimo piano nella scelta di un fornitore di tecnologia.

Il costante ritardo nelle risposte, l’impossibilità di parlare con un operatore, la presenza di bug irrisolti per mesi possono creare forti disagi e ostacolare processi delicati come quelli finalizzati alla creazione delle buste paga.

Proprio la presenza di un supporto tecnico qualificato e disponibile è uno degli elementi che spingono le aziende a optare per un provider locale di piccole e medie dimensioni al posto di uno multinazionale, che agisce tramite rivenditori con standard d’assistenza non sempre all’altezza.

Informazioni sull’assistenza – come ubicazione, giorni e orari di servizio, modalità di contatto, tempi di risposta garantiti a seconda della tipologia di problema, lingue supportate ecc. – sono tipicamente presenti nella contrattualistica scambiata con il fornitore.


4. Sono previsti update regolari?

Uno dei vantaggi dei software HR in cloud rispetto a quelli installati sui server aziendali (on-premise) è che sono molto più facili da aggiornare. È infatti il fornitore a gestire questo processo in ogni suo aspetto per tutti i clienti.

Ciò non vuol dire che tutti i software in cloud vengano regolarmente aggiornati. Informati con i tuoi potenziali fornitori per sapere se sono in programma release che aggiungano nuove funzionalità, migliorino l’interfaccia utente, correggano bug ecc.

Le esigenze e i processi aziendali cambiano di continuo ed è quindi importante sapere che anche la piattaforma digitale su cui sono organizzati continuerà a evolvere, proteggendo l’investimento fatto.

Per Altamira HRM, per esempio, rilasciamo circa 45 pacchetti di aggiornamenti l’anno.


5. Posso importare ed esportare liberamente i dati?

I dati che inserirai nei software HR resteranno di tua proprietà. Importarli ed esportarli dovrà quindi essere facile e veloce e non ci dovranno essere limiti di sorta.

Importando i dati in maniera massiva potrai popolare rapidamente il nuovo database e sfruttare informazioni esistenti, mentre l’esportazione tornerà utile per analizzare i dati con altri strumenti, preparare report e presentazioni e, eventualmente, migrare su un altro sistema.


6. È un sistema aperto?

Molto spesso le aziende decidono di intraprendere il percorso di HR digital transformation partendo da progetti semplici per poi renderli più avanzati con il tempo.

A quel punto avranno bisogno di integrare la propria piattaforma HRM con altri software aziendali, come gestionali paghe, CRM, ERP ecc.

Ti conviene quindi informarti da subito sulle capacità di integrazione dei software HR che stai valutando, preferendo sistemi aperti in grado di interfacciarsi facilmente con altri applicativi.

Se un tempo era sufficiente la capacità di scambiare file in vari formati, per esempio in XML, oggi non si può rinunciare alle API (Application programming interface).

Chiedi, inoltre, se i servizi di integrazione vengono erogati dal fornitore, in quali tempi e a quale costo.


7. Posso personalizzarlo in autonomia?

Una volta scelto il nuovo software HR per la tua azienda, i consulenti del fornitore ti aiuteranno a configurarlo al meglio.

Col passare del tempo sorgeranno inevitabilmente nuove esigenze per le quali avrai bisogno di aggiungere campi, modificare la configurazione di un workflow, cambiare l’aspetto di un cruscotto.

La possibilità di effettuare cambiamenti e personalizzazioni in autonomia è quindi una caratteristica importante per mantenere un alto livello di efficienza e soddisfazione negli anni.


8. Come viene erogata la formazione?

Per quanto un software HR possa sembrare intuitivo, è sempre meglio prevedere una formazione per essere certi di trarre il massimo dallo strumento.

Informati sulla modalità di erogazione – per esempio live in presenze, in videoconferenza o tramite video on demand –, sugli argomenti trattati, sul costo, sulla durata e sul numero di persone che verranno formate.

Molto spesso la formazione dei fornitori si concentra sul dipartimento HR, sull’amministrazione e sul management, mentre la formazione del resto dei dipendenti resta a carico dell’azienda, che può sfruttare il materiale informativo messo a disposizione.


9. Il sistema è corredato da una manualistica esaustiva?

Se stai valutando l’acquisto di un software HR self service a cui far accedere tutti i dipendenti, dovrai fornire loro sufficienti informazioni per svolgere le operazioni più importanti, come effettuare una timbratura, richiedere un permesso, visualizzare l’ultimo cedolino ecc.

Prima di fare la tua scelta finale ricordati quindi di farti illustrare il materiale didattico a disposizione di admin, responsabili HR e dipendenti.

Il fornitore dovrà mettere a disposizione, come minimo, delle guide in PDF.

Molto più utile è un help center digitale integrato nella piattaforma, con la possibilità di cercare la risposta ai propri dubbi direttamente dall’applicazione.

La presenza di video formativi, spesso più intuitivi delle guide testuali, è un elemento che fa guadagnare ulteriori punti.

Informatevi anche sulla possibilità di richiedere materiale formativo personalizzato sul proprio account, tipicamente a pagamento.


10. Copre anche le mie esigenze future?

Come già accennato, il percorso di digitalizzazione delle Risorse Umane procede spesso a tappe. Potresti iniziare dai processi di ricerca e selezione o dalla rilevazione delle presenze, per poi procedere con altre aree come la formazione o la valutazione del personale.

Il vantaggio di scegliere un fornitore multiprodotto come Altamira è quindi quello di accedere in futuro ai moduli desiderati senza bisogno di compiere una nuova e faticosa software selection e senza dover procedere a costose integrazioni tra piattaforme diverse.

Verifica quindi in quali ambiti ciascun potenziale fornitore possa supportarti nel presente e nel futuro.




Credito fotografico: ©Vasily Merkushev/Adobe Stock

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