L’onboarding è l’insieme di procedure e iniziative messe in piedi da un’azienda per guidare l’inserimento di un nuovo dipendente.
Il piano di onboarding ha una influenza decisiva sul futuro del neoassunto. Sono proprio le prime settimane, infatti, quelle in cui più si interroga sulla bontà della decisione presa. Una brutta esperienza in questa fase può minare non solo il rapporto con l’azienda, ma anche il suo impegno e grado di partecipazione.
L’onboarding è quindi una fase delicata, ma non solo. È anche un momento entusiasmante, in cui il nuovo arrivato scopre se le sue aspettative rispondono alla realtà e se potrà esprimere tutte le sue potenzialità in quel contesto.
Una procedura così fondamentale non può e non deve essere lasciata al caso ma va pianificata con attenzione, nelle piccole come nelle grandi imprese.
Le aziende grandi e strutturate, che inseriscono centinaia di nuove figure l’anno, hanno bisogno di un processo di onboarding rodato ed efficiente, perfettamente oliato e che non richieda uno sforzo eccessivo all’ufficio HR.
Ma anche le realtà molto piccole non devono affidarsi all’improvvisazione. Del resto, quando si è in pochi ogni dipendente è determinante per il futuro dell’azienda e va compiuto ogni sforzo per fidelizzarlo.
Di seguito, trovi 10 consigli per rendere più efficiente il tuo piano di onboarding.
1. Pianifica una email di benvenuto
Affrontare il primo giorno di lavoro in una nuova azienda non è mai facile. Per questo, è buona norma comunicare con anticipo al nuovo arrivato il programma della giornata, in modo che sappia già cosa lo attende.
Qualche giorno prima dell’inizio del contratto della nuova figura conviene quindi inviare una email contenente:
- Agenda del giorno. Una checklist con tutte le attività pianificate per il nuovo collaboratore nel corso della sua prima giornata in ufficio.
- Informazioni pratiche su come trovare la sede, come parcheggiare, contatti di riferimento ecc. In alternativa, i calendar per le prime riunioni online con i colleghi.
- Le policy aziendali, per esempio quella sulle ferie, la pausa pranzo, l’utilizzo della strumentazione di lavoro o la pulizia degli ambienti.
- Il piano di formazione che dovrà seguire nei primi mesi.
L’email può anche essere accompagnata da un SMS o un messaggio WhatsApp.
2. Offri un breve tour degli uffici
Se la sede dell’azienda è un labirinto di uffici, sale riunioni e postazioni varie, al suo arrivo è sempre meglio condurre il dipendente in un breve tour.
Approfitta di questa circostanza per presentarlo ai membri del team con cui dovrà confrontarsi più spesso e assicurati che sia in grado, perlomeno, di recarsi al bagno e alla macchinetta del caffè senza perdersi.
Nel caso di onboarding di un dipendente da remoto, questa fase può essere sostituita da una riunione online nella quale presentare i colleghi con cui si troverà a interagire nei giorni seguenti. Gli spazi a disposizione del personale, invece, potrebbero essere mostrati in un video di benvenuto caricato sulla piattaforma HR aziendale.
3. Consegna badge e strumenti di timbratura
Se l’azienda è dotata di rilevatori di presenze, fai trovare già pronto il suo badge. Che sia un cartellino, un “portachiavi” o un codice da digitare, assicurati che possa mettersi subito in regola con le timbrature.
Fornire il badge è particolarmente importante quando questo è utilizzato anche per il controllo accessi. In questo modo il neoassunto può recarsi da subito nelle aree a cui è autorizzato senza dover dipendere da altri.
Se il nuovo dipendente lavora da remoto e ha necessità di timbrare ogni giorno, forniscigli subito gli strumenti per farlo. Crea il suo account sul software di rilevazione presenze aziendale e inviagli le credenziali di accesso insieme ad alcune indicazioni su come utilizzarlo e come scaricare eventuali app per smartphone.
4. Assegna strumenti di lavoro e dotazioni
Per il primo giorno di onboarding ti consigliamo anche di pianificare un incontro con un membro del team IT che guidi il dipendente all’utilizzo degli strumenti, del computer e dei software di cui ha bisogno. In particolare, fai in modo che disponga da subito delle credenziali necessarie per accedere al sistema operativo, alla posta, ai software HR aziendali e a quelli specifici del suo ruolo.
Ancora più importante è che tutti quei lavoratori che hanno bisogno di dispositivi di protezione individuale (DPI) per svolgere il proprio lavoro in sicurezza li ricevano il prima possibile, senza possibilità d’errore.
Per migliorare l’affidabilità di questo processo e semplificarne la gestione puoi sfruttare le automazioni del tuo software HR.
Su Altamira HRM, per esempio, le dotazioni vengono assegnate in automatico a un nuovo dipendente in base al suo ruolo o ai rischi associati alle sue mansioni, con un sistema di notifiche che avvisa al momento giusto chi ha il compito di consegnarle.
5. Sbriga rapidamente le formalità burocratiche
La burocrazia in Italia è talmente complessa che probabilmente il primo giorno di lavoro ci saranno ancora carte da firmare e formalità da espletare. Lascia una finestra di tempo ragionevole al nuovo dipendente per analizzare il materiale e indicagli una figura di riferimento per chiarimenti tecnici, come un consulente del lavoro.
Questa fase può essere ridimensionata notevolmente mettendo in piedi un sistema di pre-onboarding. Nel tempo che intercorre tra la firma e il primo giorno di lavoro potresti infatti sfruttare il tuo sistema HR per inviare materiale da visionare e/o firmare elettronicamente e per raccogliere i documenti del neoassunto, in modo che queste formalità siano già state espletate prima ancora di mettere piede in azienda.
6. Accoglilo con un kit di benvenuto
Alcune aziende (soprattutto startup e multinazionali) accolgono i nuovi dipendenti con un welcome pack che li attende sulla scrivania, sotto forma di bag o zaino.
Contengono principalmente opuscoli, brochure aziendali e altro materiale informativo utile, ma anche gadget e accessori (penne, agende, bloc notes) con il logo aziendale.
Sul contenuto ci si può sbizzarrire: l’azienda potrebbe, per esempio, piantare un albero per ogni nuovo dipendente e consegnarne l’attestato in questa occasione.
Una sorpresa sempre gradita, che può essere mandata per posta a chi collabora da remoto.
Nulla vieta, inoltre, di creare un kit di benvenuto digitale: meno appariscente forse, ma anche più ecologico!
7. Associa un tutor
Un altro consiglio da valutare per il successo del tuo piano di onboarding riguarda l’introduzione della figura del tutor in azienda.
Questa figura può infatti risultare fondamentale per la buona riuscita di una procedura di inserimento, rispondendo a tutti quei dubbi e quelle incertezze che sorgono sempre nelle prime settimane in una nuova realtà. Un buon tutor non deve essere soltanto competente e in grado di rispondere a qualunque domanda tecnica, ma anche possedere doti comunicative e relazionali. La sua presenza può essere rassicurante per il neoassunto, che si sentirà più libero di esprimersi con un tutor di quanto lo sarebbe con il proprio superiore.
Oltre al tutor si può pensare di prevedere anche un buddy, una figura più informale che aiuti il nuovo collega a inserirsi più facilmente nelle dinamiche dell’ufficio e nella cultura aziendale. Il buddy può benissimo appartenere a una business unit diversa, portando un punto di vista e competenze diverse.
Figure di questo tipo sono ancora più utili per i dipendenti che frequenteranno poco l’ufficio: coltivare le relazioni e stimolare la retention di questi colleghi è infatti più complesso e richiede iniziative strutturate.
8. Disegna un piano di formazione dedicato all’onboarding
A seconda della figura, della seniority e dell’azienda, il nuovo arrivato potrebbe aver bisogno di un piano di formazione interna più o meno profondo per potersi dedicare con piena padronanza alle proprie mansioni. Perché il compito non risulti troppo gravoso per i suoi colleghi, è sempre meglio cercare di coinvolgere il maggior numero di persone possibile.
In Altamira, quando viene assunto un nuovo dipendente abbiamo l’abitudine di organizzare un calendario di lezioni con colleghi di tutte le business unit: amministrazione, sales&marketing, supporto clienti, consulenza applicativa, sviluppo ecc. In questo modo il nuovo arrivato ha modo di studiare – con la calma necessaria ad assimilare per bene nozioni spesso complesse – i nostri software e l’attività aziendale da ogni angolazione e di imparare a conoscere meglio tutto l’organico.
Sapere ciò che sta a monte e a valle del suo lavoro serve a fargli comprendere maggiormente la filosofia aziendale, ad aumentare l’engagement e a permettergli di interagire con tutti gli stakeholder con una visione ampia e la massima padronanza dell’argomento.
Con questa modalità inseriamo con successo sia colleghi e colleghe che frequentano l’ufficio quotidianamente che chi lavora a 1000 km di distanza da Milano.
Gestire piani formativi è più semplice se si fa ricorso a un LMS, che permette di creare percorsi dedicati a ciascun ruolo e di pianificare facilmente il calendario delle lezioni.
9. Assegna gli obiettivi
Una delle cose che scoraggia maggiormente i nuovi assunti è non sapere esattamente cosa ci si aspetti da loro. Tra le prime attività in programma nel tuo piano di onboarding deve quindi esserci un incontro del nuovo arrivato con il suo manager per definire insieme gli obiettivi per l’anno, o il semestre, sia a livello qualitativo che quantitativo.
Il processo assume maggiore valore quando l’azienda attua un programma strutturato per la valutazione degli obiettivi – o addirittura un sistema MBO con premi legati al raggiungimento dei risultati – ma anche una semplice “lista della spesa” che aiuti il neoassunto a inquadrare le priorità su cui concentrarsi può fare meraviglie nel facilitare il suo inserimento e aiutarlo a raggiungere ottimi livelli di performance in pochi mesi.
Sul processo di definizione degli obiettivi si potrebbe scrivere un articolo a sé, e infatti lo abbiamo fatto: puoi trovarlo qui.
10. Fissa anche appuntamenti informali
Per i dipendenti che frequentano l’ufficio, il primo giorno un pranzo informale con il team è quasi d’obbligo, così come altri momenti di socializzazione (per esempio una pausa caffè, un brindisi di benvenuto ecc.). Potrà sembrare forzato, ma è il modo migliore per iniziare a cementare i rapporti.
Ricavare questi momenti in una relazione esclusivamente online è più complesso e meno spontaneo, ma resta utile.
L’importante è costruire una cultura aziendale nella quale una chiamata su Teams non debba necessariamente essere legata a un obiettivo di business, ma possa servire anche per fare una pausa scambiando due chiacchiere con un collega.
Anche gli aperitivi virtuali collettivi possono essere divertenti!
Conclusioni
Investire nella creazione di un piano di onboarding efficiente dà enormi ritorni in termini di engagement e retention del personale.
Per farlo occorrono dedizione, idee originali e il supporto della tecnologia.
Soltanto grazie ai software HR è infatti possibile inserire quegli automatismi che permettono di creare un percorso di inserimento fluido e coinvolgente, senza creare un carico di lavoro eccessivo per direzione del personale e amministrazione.
Crediti fotografici: ©Sector30/Adobe Stock.
