Il controllo delle presenze in azienda è un’attività tanto necessaria quanto complessa. Per questo è stato uno dei primi processi di gestione del personale a essere digitalizzato.
Fino a qualche anno fa le amministrazioni utilizzavano programmi per la rilevazione presenze dalla grafica rudimentale e dai settaggi complessi, più simili a un foglio Excel che ai software moderni.
L’elaborazione delle presenze con questi strumenti richiedeva un grosso lavoro manuale di controllo e correzione degli errori. C’era, inoltre, totale opacità nei confronti dei dipendenti, che potevano scoprire solo analizzando il cedolino se c’era stato qualche errore nei conteggi delle loro giornate di lavoro.
Oggi il mercato propone software moderni come Altamira Presenze, che con una serie di innovazioni hanno reso più agevole e trasparente il controllo delle presenze.
Eccone 5 particolarmente importanti.
1. Interfaccia user friendly
Come già accennato, l’interfaccia dei sistemi di presenze installati on-premise fino a qualche anno fa non brillava certo per chiarezza e usabilità.
Il responsabile del controllo presenze doveva svolgere un lavoro di verifica consultando enormi tabelle di dati in caratteri minuti, affaticando gli occhi e mettendo a dura prova la propria pazienza.
Le operazioni di setup erano così complesse, inoltre, che qualunque cambiamento nelle impostazioni doveva essere demandata al fornitore.
Le interfacce dei moderni software di controllo presenze seguono invece i nuovi standard di usabilità ed esperienza utente, con schermate poco affollate e di facile comprensione, comandi evidenti, dimensioni adeguate dei caratteri ecc.
Inoltre, il numero di click da compiere per svolgere ogni operazione è ridotto al massimo in modo da far risparmiare tempo prezioso al responsabile delle presenze.
Alcune operazioni possono essere svolte direttamente dalle notifiche del cellulare!
2. Utilizzo su mobile
Tra i problemi di chi si occupa del controllo presenze in azienda c’è anche l’installazione e la manutenzione dei dispositivi hardware – spesso costosi per una PMI – nonché la gestione delle timbrature dei dipendenti che si recano in trasferta o lavorano da casa.
Tutti problemi risolti dal passaggio a una soluzione moderna che permette ai dipendenti di timbrare virtualmente dal proprio smartphone, con una web app o meglio ancora una app nativa.
Se tutti i dipendenti possono sempre timbrare senza difficoltà a fine mese ci sarà meno lavoro per l’amministrazione.
L’app Altamira HRM, per Android e iOS, è un esempio di applicazione pensata per dare piena autonomia ai dipendenti.
3. Profondità di configurazione
Se la rilevazione delle presenze è così complessa in Italia è anche per via del numero sterminato di regole che variano da azienda ad azienda. Orari e turni di lavoro, abbuoni, straordinari, maggiorazioni, banca ore, ferie, permessi, congedi ecc. possono variare profondamente a seconda della tipologia di contratto e persino da dipendente a dipendente.
Non stupisce quindi che per i software di controllo presenze sia difficile ricreare alla perfezione questo contesto così bizantino.
Se non ci si vuole ritrovare a fine mese con un gran numero di errori da correggere bisogna perciò scegliere un sistema “profondo”, che possa essere configurato in ogni dettaglio in modo da riconoscere e supportare anche i contesti più complessi.
Il tempo necessario a produrre il resoconto mensile delle presenze sarà sensibilmente inferiore.
4. Integrazione avanzata con i software paghe
I dati elaborati dal software di gestione delle presenze servono principalmente alla creazione delle buste paga.
Devono quindi essere organizzati e trasmessi in un formato adatto al software di gestione paghe, che sia interno all’azienda o gestito da un consulente del lavoro.
L’esportazione dei dati e la loro trasmissione al software paghe può essere più o meno automatizzata. Molte aziende compiono ancora numerosi passaggi a mano, per esempio estraendo un file Excel e inviandolo al consulente del lavoro, che a sua volta lo importa nel sistema di creazione dei cedolini.
Questi passaggi possono essere del tutto automatizzati dai software di controllo presenze più moderni, con un ulteriore risparmio di tempo per l’amministrazione.
5. Self-service
Dare accesso alla piattaforma di controllo presenze anche a manager e dipendenti vuol dire delegare loro una serie di attività che possono alleggerire il carico di lavoro di chi si occupa di questi temi.
Ai collaboratori può essere affidato non solo il compito di timbrare, organizzare le proprie ferie e richiedere gli straordinari, ma anche la risoluzione di un gran numero di anomalie.
Anche quando il software è impostato alla perfezione, infatti, capita che si generino errori di natura umana.
Un dipendente potrebbe, per esempio, dimenticarsi di timbrare l’entrata a lavoro mentre un manager potrebbe ritardare l’approvazione di una richiesta di permesso, facendo venire a mancare delle ore di lavoro nella giornata del collaboratore.
I software per il controllo delle presenze più moderni consentono a dipendente e manager di risolvere questi disguidi in autonomia, riducendo così il numero di errori che il responsabile delle presenze dovrà eliminare a fine mese.
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