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Gennaio 13, 2022

Workflow Management System: usi e vantaggi nel settore HR

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Nel mondo dell’HR Tech i workflow management system stanno assumendo un’importanza sempre maggiore.

Per questo tali sistemi, da sempre fondamentali nell’ambito del project management, sono ormai parte integrante dei più moderni software per la gestione delle risorse umane.

Anche nel settore HR si può infatti trarre grande giovamento dalla organizzazione dei processi in un flusso di dati e attività che seguono un percorso prestabilito. Grazie a un workflow management system si possono automatizzare task ripetitivi, coinvolgere con il giusto tempismo tutti gli stakeholder di un processo, stabilire flussi approvativi, aumentare il controllo sui processi e renderli più efficienti.

I processi HR a cui questa tecnologia viene applicata sono tantissimi, con vantaggi evidenti sia per quelli più semplici che per quelli più complessi o delicati.



I vantaggi di un Workflow Management System per l’HR

Digitalizzare i processi di gestione delle Risorse Umane con un Workflow Management System offre diversi vantaggi a un’azienda:

  • Definizione dei processi. Configurare un workflow digitale vuol dire mettere nero su bianco ogni aspetto e passaggio di un processo, un esercizio pratico e mentale molto utile per ogni azienda. Un processo regolato da un workflow digitale, quindi, rispetta sempre determinati standard. Di conseguenza migliora la coerenza e l’aderenza alle policy interne e riduce il rischio di errori, dimenticanze e favoritismi.
  • Maggiore collaborazione. I processi che coinvolgono più persone, soprattutto se queste appartengono ad aree aziendali diverse, possono subire intoppi. Un workflow definisce chiaramente ruoli e attività di tutti gli attori del processo e li chiama in causa al momento opportuno, favorendo la collaborazione e ignorando eventuali silos aziendali.
  • Risparmio di tempo. Molte attività vengono automatizzate, così come tutto il lavoro di coordinamento e comunicazione tra i reparti, con un notevole risparmio di tempo.
  • Affidabilità. I dipendenti hanno la certezza che il processo avviato proceda secondo quanto stabilito e che le loro richieste arrivino a chi di dovere. Grazie a un workflow si possono impostare anche feedback automatici, per esempio ai candidati che hanno inviato un CV o a un dipendente che è stato iscritto a un corso di formazione.
  • Rispetto delle scadenze. I workflow management system comprendono sistemi di notifiche automatiche che tengono aggiornati i partecipanti e li informano sulle attività da svolgere, così da rispettare sempre le scadenze.
  • Archiviazione automatica. Conservare una traccia delle attività svolte è sempre utile, sia che si tratti di processi semplici come la definizione del piano ferie che di ambiti più delicati come l’assegnazione dei dispositivi di protezione individuale o la consegna dei cedolini.
  • Rispetto dei flussi approvativi. Quando i processi HR sono regolamentati da un workflow digitale si è certi che i flussi approvativi e le gerarchie aziendali vengano rispettati. I software HR più personalizzabili consentono di stabilire flussi approvativi complessi e differenziati per ogni processo. La persona che approva le ferie di un dipendente, per esempio, può non essere la stessa che ne valuta le performance o lo iscrive ai corsi di formazione.


Esempi di workflow nelle Risorse Umane:

Vediamo alcuni esempi di processi HR su cui può intervenire un workflow management system:


Processo di selezione

Il processo di recruiting di ogni azienda prevede diverse fasi attraverso le quali i candidati devono passare, nonché il coinvolgimento di più persone (candidati, recruiter, hiring manager…) e lo svolgimento di più attività (scambio di documenti, gestione dei touch point con il candidato, inserimento delle valutazioni ecc.). L’utilizzo di un workflow management system porta quindi tantissimi vantaggi in termini di risparmio di tempo, accuratezza e coinvolgimento dei candidati. L’importante è dotarsi di un sistema molto personalizzabile, che permetta di ricreare il processo di selezione in uso presso la propria realtà. Il workflow serve anche a costruire un processo di job requisition in azienda, dando la possibilità ai manager di richiedere l’apertura di una ricerca di lavoro con pochi click.

Recruiting workflow

Un esempio di workflow di selezione (sulla destra) tratto da Altamira Recruiting.


Onboarding

Una necessità sempre più urgente nelle aziende da un paio di anni a questa parte – dovuta anche all’aumento del personale che lavora da remoto – è quella di digitalizzare le fasi di introduzione di un nuovo dipendente in azienda, in modo da poterle svolgere il più possibile online e in maniera sistematica.
Attività come la raccolta della documentazione necessaria, l’apertura degli account aziendali, la consegna dei DPI e dei benefit personali, la predisposizione della postazione di lavoro possono essere svolte con il supporto di un workflow, che informi i vari dipartimenti coinvolti (per esempio HR e IT) e tenga traccia di tutto.


Ferie e Permessi

La richiesta di ferie e permessi è un processo relativamente semplice che, se non digitalizzato con un workflow, può comunque richiedere molto tempo a tutti gli attori coinvolti.
Anche in questo caso un workflow management system offre diversi vantaggi: la certezza che la richiesta arrivi al giusto destinatario, l’invio di notifiche automatiche a manager e risorse umane in tempo reale, la raccolta delle giuste informazioni e documentazioni per ogni tipologia di assenza (permesso retribuito, congedo parentale, donazione del sangue ecc.), il rispetto della policy aziendale ecc.


Note spese

Anche l’invio delle note spese può essere digitalizzato con un workflow. I sistemi più evoluti prevedono percorsi approvativi e form di raccolta dati diversi per ogni tipologia di spesa, effettuano calcoli automatici e sono integrati con i software paghe.


Performance management

Anche il processo di valutazione può essere digitalizzato con il supporto di un workflow ed è quello che molte aziende hanno scelto di fare quando il lockdown ha colpito. Un workflow traghetta valutato e valutatore in tutte le fasi del processo di valutazione, mantenendo alto l’engagement con notifiche automatiche ed effettuando automaticamente i calcoli sul raggiungimento di obiettivi quantitativi e sui bonus.

Workflow performance

Un esempio di workflow di valutazione delle competenze (sulla destra) tratto da Altamira Performance.



I workflow automatici si rivelano utili per regolamentare tanti altri processi HR, come l’emanazione di provvedimenti disciplinari, l’erogazione dei corsi di formazione, la firma elettronica dei documenti, le attività di offboarding (pianificazione e svolgimento della exit interview, disattivazione degli account aziendali, restituzione di benefit personali e DPI ecc.).




Credito fotografico: ©Tatyana/Adobe Stock