Guida alla scelta del sistema di timbratura: 5 modalità a confronto

• Vantaggi e svantaggi dei sistemi di timbratura
• Timbratura da desktop
• Timbratura da smartphone
• Timbratura con badge
• Timbratura con impronte digitali
• Timbratura tramite Face Recognition
• E se non si timbrasse affatto?

Vantaggi e svantaggi dei sistemi di timbratura

Ogni sistema di timbratura ha vantaggi e svantaggi, per cui non esiste una soluzione ideale per tutte le società. Dovrai compiere una scelta tenendo conto delle esigenze e del budget a tua disposizione e di una serie di fattori come:

• Numero di volte al giorno in cui si intende far timbrare i dipendenti. Alcune aziende richiedono una sola timbratura diurna, alcune 2 o 4 timbrature al giorno (entrata, uscita e pausa pranzo), altre ancora di più.
• Presenza di commerciali o consulenti che vanno di frequente in trasferta.
• Presenza di personale che non utilizza una postazione desktop.
• Tasso di digitalizzazione dei dipendenti.
• Numero di sedi.
• Livello di fiducia nei dipendenti.
• Presenza di un sistema di controllo accessi.

A seconda della risposta a queste e altre domande, un’azienda dovrebbe mettere a disposizione una o più delle seguenti modalità di timbratura.

Timbratura da Desktop

Puoi scegliere di far timbrare i tuoi dipendenti dal loro computer aziendale, utilizzando un browser e le loro credenziali. Per rendere più semplice e veloce il processo, molte società attivano anche un servizio di Single Sign-On, in modo che l’utente possa accedere alla piattaforma di rilevazione presenze senza dover inserire nuovamente le credenziali già utilizzate – per esempio – per accedere alla rete aziendale.

Pro: Non richiede l’acquisto di appositi terminali di rilevazione presenze. Ogni dipendente accede comodamente dal proprio computer, senza file alle timbratrici.

Contro: Non è la soluzione ideale per le aziende in cui non tutti i dipendenti lavorano con un proprio computer. Il dipendente deve raggiungere la propria postazione prima di poter timbrare.

Timbratura da smartphone

Che avvenga tramite Web App o App nativa, la timbratura virtuale via smartphone è l’unica soluzione per marcare la propria presenza durante una trasferta. Non a caso oggi quasi tutti i sistemi di rilevazione presenze prevedono anche questa possibilità.

La timbratura via smartphone può essere associata alla geolocalizzazione, una forma di controllo del dipendente che, in Italia, è sempre meglio concordare con i sindacati.

Per via dei suoi limiti, è raro che la timbratura via smartphone sia l’unico sistema a disposizione del dipendente.

Pro: Grazie al GPS permette di timbrare in trasferta e di tracciare la posizione del dipendente tramite geolocalizzazione. Non richiede l’acquisto di appositi terminali di rilevazione presenze.

Contro: Una percentuale (minima) della popolazione aziendale potrebbe non essere dotata di smartphone. È il sistema che genera più anomalie, dato che è più frequente che un dipendente si dimentichi di timbrare. Richiede di concordare una policy per la gestione privacy e geolocalizzazione. Non è un sistema adatto per il controllo accessi.

Timbratura da smartphone: le app native

Le app native possono presentare ulteriori vantaggi, come la possibilità di timbrare in modalità offline (quindi anche in luoghi privi di una connessione a internet) e le notifiche push per segnalare anomalie e inviare reminder.

Alcune app come Altamira HRM mettono a disposizione anche la tecnologia geofencing, con cui poter marcare speciali aree geografiche in cui i dipendenti devono timbrare. Questo sistema consente di fare a meno di terminali fisici senza rinunciare alla certezza del luogo di timbratura.

Altre app per la timbratura prevedono l’installazione di un beacon in ufficio. Questo piccolo dispositivo emette onde Bluetooth captate dalle app installate negli smartphone dei dipendenti, permettendo loro di timbrare automaticamente ogni volta che si recano in ufficio.

Timbratura con badge

I sistemi di rilevazione presenze tramite terminale e badge identificativo sono ancora tra i più diffusi nelle aziende italiane. In questa modalità, i dipendenti timbrano l’entrata e l’uscita da lavoro (più eventuali ulteriori pause) tramite un cartellino identificativo associato alla loro matricola.

Se un tempo questo veniva punzonato, oggi basta avvicinarlo a un sensore che segnala con un bip sonoro l’avvenuta timbratura.

Pro: Sistema facile e rodato, non pone problemi di privacy e richiede investimenti contenuti lato hardware. Per la sua facilità d’uso funziona bene per le aziende che richiedono più di due timbrature giornaliere.

Contro: Rispetto ai sistemi biometrici richiede l’acquisto di badge personali. I badge possono essere persi, causando problemi di sicurezza, soprattutto se usati anche per il controllo accessi. C’è il rischio di abusi da parte del personale.

Timbratura con impronte digitali

Questo moderno sistema di timbratura funziona tramite appositi rilevatori presenze dotati di lettore di impronte digitali. Tra i sistemi a tecnologia biometrica è attualmente il più diffuso in Italia.

Pro: Elimina ogni rischio di abusi e identifica in maniera sicura ciascun dipendente. Non richiede l’acquisto di badge.

Contro: Hardware più costoso. Il fatto che tutti debbano appoggiare il polpastrello sul sensore solleva problemi di igiene. Può causare resistenze legate al tema della privacy.

Questo sistema di timbratura si è dimostrato poco compatibile con una pandemia sanitaria.

Timbratura tramite Face Recognition

Fino a qualche anno fa sembrava ancora fantascienza, ma oggi in diverse aziende – per lo più in Cina e in Oriente in generale – si segnala l’ingresso e l’uscita dall’azienda con il proprio volto.

In Italia e in Europa questo sistema di timbratura biometrico deve fare i conti con il GDPR e rispondere al principio di stretta necessità del trattamento rispetto al fine perseguito. Le aziende devono quindi dimostrare di avere un motivo valido per memorizzare i visi dei propri dipendenti.

Pro: Veloce e a prova di abusi, elimina il problema d’igiene del lettore di impronte digitale.

Contro: Hardware molto costoso. Sotto l’aspetto della privacy la situazione è ancora nebulosa.

E se non si timbrasse affatto?

Alcune aziende, soprattutto di piccole dimensioni, con orari di lavoro standard e che non erogano straordinari, gestiscono le presenze tramite il solo utilizzo di un tool di registrazione delle assenze, senza timbrare.

Alla conclusione di ciascun mese, la lista delle assenze di ciascun dipendente viene inviata – in maniera più o meno automatizzata – al consulente del lavoro, che si occupa di realizzare il registro presenze procedendo per difetto.

Questa modalità di lavoro riduce l’impegno richiesto ai dipendenti ma presuppone uno sforzo in più per il consulente del lavoro nella realizzazione dei cedolini. Non risponde, inoltre, alle direttive dell’Unione Europea citate a inizio articolo.

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