Guida alla scelta del sistema di timbratura: 7 modalità a confronto

• Vantaggi e svantaggi dei sistemi di timbratura
• Timbratura da desktop
• Timbratura da smartphone
• Timbratura con badge
• Timbratura tramite QR code
• Timbrature tramite bluetooth
• Timbratura con impronte digitali
• Timbratura tramite Face Recognition
• Quale sistema di timbratura scegliere?
• E se non si timbrasse affatto?
• FAQ: Domande frequenti sui sistemi di timbratura

A seconda della risposta a queste e altre domande, un’azienda dovrebbe mettere a disposizione una o più delle seguenti modalità di timbratura.

Timbratura da Desktop

Puoi scegliere di far timbrare i tuoi dipendenti dal loro computer aziendale, utilizzando un browser e le loro credenziali. Per rendere più semplice e veloce il processo, molte società attivano anche un servizio di Single Sign-On, in modo che l’utente possa accedere alla piattaforma di rilevazione presenze senza dover inserire nuovamente le credenziali già utilizzate – per esempio – per accedere alla rete aziendale.

Pro: Non richiede l’acquisto di appositi terminali di rilevazione presenze. Ogni dipendente accede comodamente dal proprio computer, senza file alle timbratrici.

Contro: Non è la soluzione ideale per le aziende in cui non tutti i dipendenti lavorano con un proprio computer. Il dipendente deve raggiungere la propria postazione prima di poter timbrare.

Quando conviene usare la timbratura da desktop? Quando si vogliono contenere le spese e si deve gestire un organico che lavora dalla propria postazione in modalità ibrida senza volerne tracciare la posizione.

Timbratura da smartphone

Che avvenga tramite Web App o App nativa, la timbratura virtuale via smartphone è l’unica soluzione per marcare la propria presenza durante una trasferta. Non a caso oggi quasi tutti i sistemi di rilevazione presenze prevedono anche questa possibilità.

La timbratura via smartphone può essere associata alla geolocalizzazione, una forma di controllo del dipendente che, in Italia, è sempre meglio concordare con i sindacati.

Per via dei suoi limiti, è raro che la timbratura via smartphone sia l’unico sistema a disposizione del dipendente.

Pro: Grazie al GPS permette di timbrare in trasferta e di tracciare la posizione del dipendente tramite geolocalizzazione. Non richiede l’acquisto di appositi terminali di rilevazione presenze.

Contro: Una percentuale (minima) della popolazione aziendale potrebbe non essere dotata di smartphone. È il sistema che genera più anomalie, dato che è più frequente che un dipendente si dimentichi di timbrare. Richiede di concordare una policy per la gestione privacy e geolocalizzazione. Non è un sistema adatto per il controllo accessi.

Quando conviene usare la timbratura da smartphone? Quando il personale lavora spesso in mobilità.

Timbratura da smartphone: le app native

Le app native possono presentare ulteriori vantaggi, come la possibilità di timbrare in modalità offline (quindi anche in luoghi privi di una connessione a internet) e le notifiche push per segnalare anomalie e inviare reminder.

Alcune app come Altamira HRM mettono a disposizione anche la tecnologia geofencing, con cui poter marcare speciali aree geografiche in cui i dipendenti devono timbrare. Questo sistema consente di fare a meno di terminali fisici senza rinunciare alla certezza del luogo di timbratura.

Altre app per la timbratura prevedono l’installazione di un beacon in ufficio. Questo piccolo dispositivo emette onde Bluetooth captate dalle app installate negli smartphone dei dipendenti, permettendo loro di timbrare automaticamente ogni volta che si recano in ufficio.

Timbratura con badge

I sistemi di rilevazione presenze tramite terminale e badge identificativo sono ancora tra i più diffusi nelle aziende italiane. In questa modalità, i dipendenti timbrano l’entrata e l’uscita da lavoro (più eventuali ulteriori pause) tramite un cartellino identificativo associato alla loro matricola.

Se un tempo questo veniva punzonato, oggi basta avvicinarlo a un sensore che segnala con un bip sonoro l’avvenuta timbratura.

Pro: Sistema facile e rodato, non pone problemi di privacy e richiede investimenti contenuti lato hardware. Per la sua facilità d’uso funziona bene per le aziende che richiedono più di due timbrature giornaliere.

Contro: Rispetto ai sistemi biometrici richiede l’acquisto di badge personali. I badge possono essere persi, causando problemi di sicurezza, soprattutto se usati anche per il controllo accessi. C’è il rischio di abusi da parte del personale.

Quando conviene usare la timbratura con badge? Quando si accede in azienda tramite varchi fisici controllati e quando si lavora esclusivamente in presenza e il tasso di digitalizzazione del personale è basso.

Timbratura tramite QR code

Oggi l’utilizzo del QR code è piuttosto diffuso, soprattutto in bar e ristoranti, cosa che lo rende un buon sistema anche per gestire le timbrature dei dipendenti.

Al personale basta infatti inquadrare un codice stampato ed esposto in uno o più luoghi dell’ufficio per procedere a segnalare rapidamente l’entrata e l’uscita da lavoro.

Utilizzando link diversi per creare i QR code è anche possibile differenziare le timbrature in base a dove sono state effettuate, utile per distinguere tra uffici o locali diversi.

Pro: È una modalità di timbratura rapida e facile da eseguire per gli utenti, che permette di differenziare tra le timbrature e “certificare” la presenza in un ambiente senza implicazioni sulla privacy (non c’è, per esempio, alcuna geolocalizzazione). Non richiede l’acquisto di un terminale fisico né di badge.

Contro: Richiede l’utilizzo di uno smartphone e la presenza di una connessione internet. Ma, soprattutto, questo sistema ha il difetto di poter essere facilmente aggirato scattando una foto al QR code e utilizzandola per timbrare da altre località.

Quando conviene usare la timbratura tramite QR code? Quando l’azienda ha diverse sedi, filiali, cantieri o altri locali da cui timbrare e si vuole fare distinzione tra questi, senza dover acquistare numerosi dispositivi fisici.

Timbratura tramite QR code virtuale

Come detto, il QR code tradizionale ha il difetto di poter essere facilmente duplicato e utilizzato in maniera fraudolenta.

Per questo si sta diffondendo un altro sistema di timbratura legato a questo codice, nel quale il QR code viene generato dinamicamente da una app apposita, mostrato su un dispositivo (tipicamente un tablet) e continuamente aggiornato.

Questo sistema elimina i rischi sulla sicurezza ma richiede, appunto, l’acquisto di uno o più tablet da utilizzare come “timbratrici”.

Timbrature tramite bluetooth

Un altro sistema di timbratura che può essere preso in considerazione da un’azienda è quello tramite bluetooth.

Per funzionare, questa modalità di timbratura ha bisogno di due cose. Da un lato, un dispositivo chiamato beacon (o un tablet con una app apposita) che emette un segnale bluetooth, dall’altro una app installata dai dipendenti che lo interpreta, permettendo la timbratura solo nei pressi dello stesso.

Un sistema alternativo a quello bluetooth è l’NFC. Si tratta sempre di una tecnologia di comunicazione wireless, ma con caratteristiche diverse (tra cui un minor raggio d’azione e minori consumi energetici).

Pro: Una modalità di timbratura comoda, che non richiede al personale di allinearsi davanti a un terminale o a un QR code e garantisce la presenza del personale in azienda.

Contro: Non supporta il lavoro a distanza. Richiede al personale di attivare i servizi bluetooth, che consumano molta energia.

Quando conviene usare la timbratura bluetooth? Quando l’azienda ha molteplici ingressi e non si vuole dover installare un timbratore in ognuno di essi. Ottimo per evitare code alle timbratrici, soprattutto nei coworking.

Timbratura con impronte digitali

Questo moderno sistema di timbratura funziona tramite appositi rilevatori presenze dotati di lettore di impronte digitali. Tra i sistemi a tecnologia biometrica è attualmente il più diffuso in Italia.

Pro: Elimina ogni rischio di abusi e identifica in maniera sicura ciascun dipendente. Non richiede l’acquisto di badge.

Contro: Hardware più costoso. Il fatto che tutti debbano appoggiare il polpastrello sul sensore solleva problemi di igiene. Può causare resistenze legate al tema della privacy. Questo sistema di timbratura si è dimostrato poco compatibile con una pandemia sanitaria.

Quando conviene usare la timbratura con impronte digitali? Quando bisogna porre grande attenzione alla sicurezza.

Timbratura tramite Face Recognition

Fino a qualche anno fa sembrava ancora fantascienza, ma oggi in diverse aziende – per lo più in Cina e in Oriente in generale – si segnala l’ingresso e l’uscita dall’azienda con il proprio volto.

In Italia e in Europa questo sistema di timbratura biometrico deve fare i conti con il GDPR e rispondere al principio di stretta necessità del trattamento rispetto al fine perseguito. Le aziende devono quindi dimostrare di avere un motivo valido per memorizzare i visi dei propri dipendenti.

Pro: Veloce e a prova di abusi, elimina il problema d’igiene del lettore di impronte digitale.

Contro: Hardware molto costoso. Sotto l’aspetto della privacy la situazione è ancora nebulosa.

Quando conviene usare la timbratura tramite Face Recognition? In aziende con altissimi standard di sicurezza che giustifichino il ricorso a questi strumenti.

Quale sistema di timbratura scegliere?

Questa grande varietà di sistemi di timbratura serve a soddisfare le esigenze spesso complesse delle aziende italiane. Tanto che è frequente che un’azienda ne adotti più d’uno.

A volte, infatti, una modalità di timbratura può essere molto efficiente per una parte dell’organico aziendale, ma del tutto insoddisfacente per un’altra.

Per questo è consigliabile scegliere un fornitore di software per la rilevazione presenze che sia in grado di fornire più strumenti di timbratura, che verranno utilizzati dai dipendenti a seconda del contesto e delle loro preferenze.

Le aziende che acquistano Altamira Presenze, per esempio, possono scegliere di far timbrare il personale sia tramite app che desktop, di utilizzare la nostra app terminale per tracciare le entrate e le uscite tramite QR code o bluetooth o di acquistare terminali hardware dalle caratteristiche più disparate.

In questo modo sono in grado di fronteggiare ogni evenienza e di dare ai propri dipendenti lo strumento più comodo e adatto alla loro routine di lavoro.

E se non si timbrasse affatto?

Alcune aziende, soprattutto di piccole dimensioni, con orari di lavoro standard e che non erogano straordinari, gestiscono le presenze tramite il solo utilizzo di un tool di registrazione delle assenze, senza timbrare.

Alla conclusione di ciascun mese, la lista delle assenze di ciascun dipendente viene inviata – in maniera più o meno automatizzata – al consulente del lavoro, che si occupa di realizzare il registro presenze procedendo per difetto.

Questa modalità di lavoro riduce l’impegno richiesto ai dipendenti ma presuppone uno sforzo in più per il consulente del lavoro nella realizzazione dei cedolini. Non risponde, inoltre, alle direttive dell’Unione Europea citate a inizio articolo.

FAQ: Domande frequenti sui sistemi di timbratura

1. Quali sono i principali sistemi di timbratura che le aziende possono utilizzare?

I principali sistemi di timbratura includono:

• Badge magnetici. I dipendenti utilizzano un tesserino personale e un terminale di rilevazione presenze per registrare l’ingresso e l’uscita.
• App per smartphone. I dipendenti effettuano la timbratura tramite il proprio dispositivo mobile, con la possibilità per l’azienda di sfruttare la funzionalità di geolocalizzazione.
• Rilevazione biometrica. Terminali tecnologicamente avanzati che leggono dati biometrici come impronte digitali o tratti facciali per identificare il dipendente.
• Timbratura web. I dipendenti timbrano direttamente dal browser del loro computer aziendale.
• QR code o NFC. Per registrare la presenza il personale deve scansionare un codice (stampato o mostrato digitalmente) o avvicinare lo smartphone a un dispositivo apposito.

2. Come scegliere il sistema di timbratura più adatto alla mia azienda?

La scelta dipende da vari fattori, tra cui:

• Luogo di lavoro. Se i dipendenti lavorano in sede, in remoto o in mobilità. Un certo impatto l’hanno anche il numero di accessi e la conformazione degli uffici.
• Livello di digitalizzazione. La familiarità dei dipendenti con i dispositivi tecnologici e la diffusione degli smartphone tra la popolazione aziendale.
• Budget disponibile. Alcuni sistemi richiedono investimenti maggiori per l’acquisto di terminali hardware.
• Esigenze specifiche. Come la necessità di tracciare il luogo dal quale avviene la timbratura o di integrare il software di rilevazione presenze con altri sistemi aziendali.

3. È possibile timbrare offline?

Dipende dal sistema utilizzato. Alcune app per smartphone come Altamira Presenze permettono la timbratura offline, sincronizzando i dati una volta ristabilita la connessione. Altre, invece, richiedono una connessione attiva al momento della timbratura.

4. Cosa succede se un dipendente dimentica di timbrare?

Prima o poi, tutti i lavoratori dimenticano di timbrare. In questi casi alcuni sistemi inviano notifiche al dipendente e al manager per segnalare la presenza di una anomalia e danno la possibilità al primo di inserire manualmente la timbratura mancante, che può essere soggetta ad approvazione da parte del responsabile.

5. È possibile limitare la timbratura a specifiche aree geografiche?

Sì, alcuni sistemi offrono la funzionalità di geofencing, che permette al dipendente di timbrare solo all’interno di aree geografiche predefinite dall’azienda, garantendo che si trovi nel luogo previsto al momento della timbratura. È una funzionalità molto utile per imprese che lavorano con cantieri, sedi temporanee e trasferte.

6. I sistemi di timbratura sono in grado di gestire le pause pranzo dei dipendenti?

Sì. I sistemi più flessibili seguono le impostazioni delle aziende su questo tema, per esempio impostando una durata automatica della pausa pranzo o richiedendo al personale di timbrare in uscita e in entrata per la pausa. Altre aziende preferiscono che siano i dipendenti a inserire manualmente la durata della pausa al termine della giornata lavorativa.

7. È possibile integrare il sistema di timbratura con il software HR della mia azienda?

Sì, molti sistemi di timbratura offrono API o integrazioni con software HR per sincronizzare automaticamente i dati sulle presenze, le assenze e le ore lavorate. Altre soluzioni, come Altamira HRM, gestiscono sia l’amministrazione del personale che la gestione soft dei dipendenti all’interno della stessa piattaforma, dando totale continuità a dati e processi.

8. Come posso gestire la timbratura per i dipendenti che lavorano da remoto?

Le soluzioni più adatte per lo smart working sono le app per smartphone e la timbratura da PC, che permettono di registrare l’orario di lavoro da ovunque si trovi il dipendente. Alcuni sistemi permettono ai dipendenti di specificare una causale di timbratura per indicare di star lavorando da remoto.

9. Quali sono i vantaggi della timbratura digitale rispetto ai metodi tradizionali?

La timbratura digitale riduce gli errori manuali, semplifica la gestione delle presenze, traccia automaticamente i dati e aiuta le aziende a strutturare le informazioni necessarie per la creazione dei cedolini.

10. È possibile monitorare in tempo reale le timbrature dei dipendenti?

Sì, molte soluzioni software permettono di visualizzare in tempo reale le timbrature, fornendo report aggiornati sui presenti e sugli assenti e segnalando eventuali anomalie o ritardi.

Credito fotografico: ©kite_rin/Adobe Stock