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Guía para elegir un sistema de fichaje. Comparamos 5 modalidades

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En un proyecto de digitalización de la gestión de los RRHH, una de las primeras actividades que se han modernizado es, sin duda, el control de la asistencia.

Esta actividad —que ha cobrado aún más importancia tras una reciente sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea y la entrada en vigor de la nueva legislación española— se gestiona en la actualidad mediante un software de control de la asistencia basado en la nube, que ha sustituido en gran medida a los sistemas on-premise.

Estos programas ofrecen varias maneras de fichar, sobre todo cuando pueden integrarse con los diferentes tipos de hardware del mercado.

Cada sistema de fichaje tiene ventajas y desventajas, por lo que no existe una solución ideal para todas las empresas. Tendrás que tomar la decisión teniendo en cuenta las necesidades y el presupuesto, así como una serie de factores tales como:

  • Número de veces al día en que los empleados deben fichar. Algunas empresas solo requieren fichar una vez al día, otras 2 o 4 (entrada, salida y descanso para comer) y otras incluso más.
  • Presencia de comerciales o consultores con desplazamientos frecuentes.
  • Presencia de personal que no utiliza un ordenador de sobremesa.
  • Índice de digitalización de los empleados.
  • Número de oficinas.
  • Nivel de confianza en los empleados.
  • Presencia de un sistema de control de acceso.

Dependiendo de la respuesta a estas y otras preguntas, una empresa puede proporcionar uno o varios de los siguientes métodos para fichar.


Fichar desde el ordenador de sobremesa

Puedes decidir que tus empleados fichen en su ordenador de empresa utilizando un navegador y sus credenciales. Para facilitar y agilizar el proceso, muchas empresas también activan un servicio de inicio de sesión único (SSO), que permite al usuario acceder a la plataforma de control de asistencia sin tener que volver a introducir las credenciales ya utilizadas, por ejemplo, para acceder a la red de la empresa.

Pros: No requiere la compra de terminales específicos para el control de la asistencia. Cada empleado puede acceder cómodamente desde su ordenador, sin que se formen filas delante de los dispositivos de fichaje.

Contras: No es la solución ideal para las empresas en las que no todos los empleados trabajan con un ordenador propio. El empleado debe llegar a su puesto de trabajo para poder fichar.


Fichar desde el smartphone

Ya sea a través de una app web o de una app nativa, el fichaje virtual mediante un smartphone es la única solución para el control de la asistencia durante un desplazamiento. No es casualidad que, en la actualidad, casi todos los sistemas de control de asistencia también contemplen esta posibilidad.

El fichaje a través del smartphone se puede vincular a la geolocalización, una forma de control de los empleados que, en general, siempre es mejor acordar con los sindicatos.

Debido a sus limitaciones, es poco frecuente que el fichaje a través del smartphone sea el único sistema disponible para los empleados.

Pros: Gracias al GPS, permite fichar durante los desplazamientos y hacer un seguimiento de la posición del empleado gracias a la geolocalización. No requiere la compra de terminales específicos para el control de la asistencia.

Contras: Es posible que un porcentaje (mínimo) del personal no posea un smartphone. Es el sistema que genera más anomalías, ya que es más habitual que un empleado se olvide de fichar. Es necesario aceptar una política de gestión de la privacidad y la geolocalización. No es un sistema adecuado para el control de los accesos.


Fichar con una tarjeta o badge

Los sistemas de control de asistencia que utilizan terminales y badges de identificación siguen siendo los más utilizados en las empresas españolas. En esta modalidad, los empleados fichan al entrar y salir del trabajo (además de para cualquier descanso adicional) usando una tarjeta asociada a su número de identificación.

Si bien antiguamente se solía perforar una tarjeta, en la actualidad basta con acercarla a un sensor que señala con un sonido que se ha fichado.

Pros: Sistema fácil y con solera, no plantea problemas de privacidad y requiere una baja inversión en lo que al hardware se refiere. Por su facilidad de uso, funciona bien en las empresas que requieren fichar más de dos veces al día.

Contras: Comparado con los sistemas biométricos, requiere la compra de tarjetas individuales. Las tarjetas se pueden perder, causando problemas de seguridad, sobre todo si también se utilizan para controlar el acceso. Existe el riesgo de uso indebido por parte del personal.


Fichar con huellas dactilares

Este moderno sistema de fichaje funciona mediante terminales especiales de asistencia equipados con un lector de huellas dactilares. Entre los sistemas de tecnología biométrica es, en la actualidad, el más utilizado en España.

Pros: Elimina cualquier riesgo de uso indebido e identifica con seguridad a cada empleado. No requiere la compra de tarjetas.

Contras: Hardware más caro. El hecho de que todo el mundo tenga que poner el dedo en el sensor plantea problemas de higiene. Puede causar reticencias relacionadas con cuestiones de privacidad.


Fichar por reconocimiento facial

Hasta hace unos años todavía parecía ciencia ficción, pero hoy en día ya son varias las empresas, sobre todo en China y en Asia en general, en las que se puede marcar la entrada y la salida de la empresa con el rostro.

En España y en Europa este sistema de fichaje biométrico, al igual que otros sistemas similares, tiene que lidiar con el RGPD y responder al principio de la estricta necesidad de tratamiento con respecto a la finalidad que se pretende. Así pues, las empresas deben demostrar que tienen una razón válida para guardar los rostros de sus empleados.

Pros: Rápido y sin riesgo de uso indebido, elimina el problema de higiene del lector de huellas dactilares.

Contras: Hardware muy caro. En lo que respecta a la privacidad, la situación sigue estando poco clara.




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