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7 razones para gestionar las ausencias con un software en la nube

Muchas empresas, sobre todo las muy pequeñas, utilizan hojas de cálculo o bases de datos en Access para organizar sus planes de vacaciones.

Aquellos que trabajan en el mundo de los recursos humanos desde hace varios años seguramente habrán tenido que lidiar con una de esas herramientas. En general son gratuitas y no demasiado complejas de usar y pueden abarcar una amplia gama de funciones.

¿Pero qué pasa cuando el tamaño de la empresa aumenta?

El volumen crece, los procesos de aprobación se ralentizan y complican y el desorden y el tiempo dedicado a esta actividad se multiplican de manera desproporcionada. Ante estas circunstancias, los medios mencionados anteriormente son insuficientes o deben integrar complejas cadenas de código para poder funcionar.

Si tu empresa también está atravesando estos problemas, probablemente sea el momento de aprovechar los beneficios de un software de gestión de ausencias basado en la nube.

Veamos cuáles son los principales:


Transparencia

La información ya no se almacena bajo llave en un archivo o base de datos de Excel de uso exclusivo del personal encargado, sino que se comparte mediante una plataforma de autoservicio y un calendario. De esta manera, el empleado siempre podrá, por ejemplo, consultar el calendario de vacaciones de su equipo. Una solución que ayuda a calmar el ambiente de la empresa, ya que el personal estará seguro de que no existen favoritismos ni enchufes, e insta a los empleados a llegar a acuerdos internos más satisfactorios para todos.


Autonomía

El personal puede presentar de manera independiente las solicitudes de ausencia en cualquier momento y desde cualquier lugar en el que disponga de una conexión a Internet. Bastan unos pocos clics, incluso desde casa con el smartphone o la tablet. Además, los responsables del proceso de aprobación gozarán de la misma comodidad.


Simplicidad

El uso de un sistema de gestión de vacaciones y ausencias basado en la nube no requiere ningún tipo de formación compleja para los empleados, ya que estos contarán con la posibilidad de presentar su propia solicitud de ausencia mediante un simple flujo de trabajo, dentro de un entorno web familiar. En unos pocos clics podrán enviar la solicitud al responsable, que podrá aceptarla o rechazarla con la misma facilidad.


Seguridad

Con una herramienta de este estilo, los empleados siempre tienen la seguridad de que su solicitud se haya enviado correctamente, ya que pueden seguir el proceso de aprobación y comprobar su estado en la plataforma. Gracias a ello, ya no necesitarán perseguir a su responsable por el pasillo para preguntarle si ha recibido su correo electrónico.


Eficiencia

Todas las solicitudes de ausencia llegan inmediatamente a la persona o personas encargadas de su evaluación, saltándose cualquier paso innecesario. Los responsables, que reciben automáticamente la nueva solicitud, pueden decidir rápidamente si la aprueban o la rechazan, basándose en el calendario general del equipo/departamento y en toda la información almacenada a lo largo del tiempo.


Exhaustividad

Una buena solución de software para la gestión de las vacaciones y las ausencias puede integrarse con el programa de control de la asistencia, importando y exportando los datos que necesita para funcionar correctamente y reduciendo el número de anomalías del sistema a final de mes. Los responsables de RRHH y los directivos podrán tomar las decisiones teniendo siempre en cuenta los números clave, como las vacaciones acumuladas y las horas de permisos disponibles, y agregando los datos con un sistema eficiente de presentación de informes.


Ahorro

La cuota anual de un software para gestionar las ausencias se difumina ante el ahorro garantizado para la empresa. Por un lado, los responsables de RRHH y los propios directivos tardarán mucho menos tiempo en gestionar las solicitudes de ausencias y organizar el plan de vacaciones. Por otro, podrán asegurarse fácilmente de que todos los empleados dispongan de las horas y los días que les corresponden, evitando así costes adicionales para la empresa.




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