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4 lecciones sobre comunicación en el trabajo

workplace communication

¿Cuál es el coste real que pagan las empresas cuando sus equipos de recursos humanos y de reclutamiento no se comunican? Además de conseguir unos empleados no comprometidos y con menor productividad, los equipos de RRHH que no se comunican de manera eficaz pueden hacer que su empresa parezca poco profesional e incluso asustar a los candidatos potenciales.

Una de las tareas cruciales de los departamentos de recursos humanos es interactuar de manera eficaz con las personas, tanto de dentro como de fuera de la empresa. Y, sin embargo, pocas organizaciones, si es que hay alguna, consideran tanto el tiempo como la estrategia necesarios para crear una política de comunicación para toda la empresa.

Para evitar tropezar con esta piedra y para descubrir cuáles son los beneficios de unas habilidades desarrolladas de comunicación, hemos creado una lista con cuatro lecciones que tú y tus compañeros de RRHH deberíais integrar en vuestro día a día.


1ª lección. Los silos informativos crean barreras de comunicación

Los “silos informativos” se definen como una mentalidad colectiva por la que algunos departamentos no están dispuestos a compartir información con otros. Se producen en empresas en las que no se hace suficiente hincapié ni se fomenta la comunicación entre departamentos.

Aunque nunca hayas escuchado el término “silo”, es probable que hayas experimentado estos silos informativos en algún momento de tu trayectoria profesional. Los silos suelen indicar problemas de mayor envergadura en una empresa, como su estructura organizativa o la función de los puestos de liderazgo, que hacen que la comunicación efectiva sea difícil o incluso imposible. Los departamentos de recursos humanos, contabilidad, reclutamiento y otros departamentos auxiliares son especialmente susceptibles a los silos informativos, ya que no son directamente responsables de entregar un producto o servicio al cliente.

En última instancia, si no se comparte información se produce un problema de comunicación, que hace que las empresas con síntomas de silo estén más estancadas y sean menos innovadoras que sus competidoras. Aunque no afecte a su trabajo diario, los equipos de RRHH deberían comunicarse con los demás departamentos de su empresa para captar exactamente el quid del negocio.

Elimina los silos reduciendo al mínimo la jerga de departamento y fomentando eventos y reuniones para toda la empresa que mezclen a los miembros de la organización.


2ª lección. La tecnología puede ayudar

La tecnología ha mejorado las operaciones comerciales en todos los aspectos, pero probablemente sea la comunicación el aspecto que más haya cambiado en el trabajo. En una época laboral en la que los empleados pueden trabajar a distancia, fuera de la oficina o en cualquier rincón del mundo durante los viajes, la tecnología no solo es un recurso útil, sino sobre todo necesario.

Para casi todos los sectores, el uso de la tecnología no supone únicamente una ventaja, sino un recurso esencial para seguir siendo un competidor respetado en su espacio. A continuación compartimos algunas aplicaciones de negocios que pueden resolver unos cuantos desafíos de comunicación:

  • Los equipos de RRHH a los que les cuesta mantener la información actualizada podrían considerar la transición a plataformas en la nube, tales como la solución de Human Resource Management (HRM) de Altamira. El hosting de datos en la nube permite a la herramienta actualizar instantáneamente la información de toda la empresa, lo que ayuda a que la información y la correspondencia de la empresa sean accesibles y precisas.
  • Los equipos de RRHH a los que les cuesta organizar, priorizar y entregar proyectos de manera oportuna pueden, por su parte, recurrir a servicios como el software de gestión de proyectos (PM) de Basecamp. Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a las personas a ser mejores comunicadores, ya que permiten a los equipos transmitir correctamente los objetivos, establecer un cronograma para la producción y (lo más importante) mantener a todos al tanto del estado actual de cada tarea.
  • Los equipos de RRHH que hacen malabarismos con demasiadas herramientas y servicios de comunicación deberían simplificar su estrategia de comunicación pasándose a una suite tecnológica como la plataforma UCaaaS (Unified Communications as a Service) de 8×8. Las herramientas de comunicación unificada crean canales centralizados para servicios como chat, llamadas y videoconferencias, ayudando a los empleados a alinear sus tácticas de comunicación a nivel de toda la empresa.

3ª lección. Las personas valoran la transparencia

Aproximadamente la mitad de los trabajadores actuales creen que su jefe es abierto y directo en su diálogo con ellos, lo que demuestra una gran desconfianza por parte de los empleados respecto a las personas para las que trabajan. Estas cifras deberían suscitar una reflexión inmediata y un cambio por parte de los líderes empresariales. Si la estrategia de comunicación de tu organización se basa en la desconfianza, ¿cómo puedes esperar una relación duradera con las personas que sostienen tu negocio?

La raíz de este problema es la falta de transparencia por parte de la dirección o la administración. Aunque no siempre sea con malas intenciones, eludir las conversaciones directas y significativas hace que los empleados se sientan poco respetados, menospreciados o completamente ignorados.

Si hablamos del ámbito laboral, el camino hacia la transparencia empieza con la rendición de cuentas, tanto para ti como para los demás. Esto significa eliminar la ambigüedad entre las expectativas y las responsabilidades y atenerse a estas directrices cuando se cuestionan. En última instancia, las empresas que valoran la rendición de cuentas tienen éxito a la hora de mirar hacia el futuro desarrollo interno y de cuestionarse cómo cada miembro del equipo se convertirá en un actor clave en el éxito final.


4ª lección. Hay más de una forma “correcta” de comunicarse

Si pensamos en los correos electrónicos, los canales de chat, las llamadas, las videoconferencias y las conversaciones en persona, tenemos más formas que nunca de que los especialistas en RRHH se comuniquen entre sí. Dependiendo de las preferencias personales, la mayoría de las personas se decantarán por ciertas plataformas y se resistirán a otras.

Por eso es importante recordar que ningún método de comunicación es por sí mismo mejor que el resto. A menudo, la situación dictará la opción más adecuada para el trabajo. Por ejemplo, el correo electrónico es la mejor opción cuando se trata de correspondencia importante, mientras que una plataforma de chat puede ser una mejor solución cuando una situación requiere más de dos personas en el diálogo. Las conversaciones cara a cara son quizás el método de comunicación más valioso (y son especialmente útiles para evaluar a los candidatos durante las entrevistas), pero no siempre son una opción, ya que un personal a distancia que crece rápidamente supone que la organización no siempre pueda entrevistar, integrar o trabajar con los empleados in situ. En este tipo de situaciones, una videollamada es un sustituto esencial de las interacciones en persona.

Entender cada método de comunicación y sus mejores usos no solo te convertirá en un empleado más completo, sino en un valioso miembro del equipo en cualquier proyecto de RRHH que decida abordar tu empresa.


Sobre la autora

Camryn Harrington es especialista en comunicación empresarial y se centra en compartir contenido en las esferas profesionales sobre la interacción entre negocios y gestión de personas.




Imagen copyright: ©Pexels.com

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