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Aprovecha las métricas de RRHH con el balanced scorecard

balanced scorecard

En los últimos años, los responsables de RRHH han empezado a utilizar cada vez más datos y métricas en sus labores profesionales.

Este cambio ha sido posible, por una parte, gracias a la adopción de herramientas digitales —con los software HRM a la cabeza— capaces de rastrear datos y producir KPI (Key Performance Indicators) y, por otra, gracias a un cambio de mentalidad que está impulsando al departamento de recursos humanos a asumir un papel cada vez más estratégico en la empresa.

En este artículo presentamos una forma de organizar los KPI que aúna aspectos del marketing y de la gestión y que permite, con una pequeña cantidad de indicadores, obtener una imagen completa del progreso de los procesos de RRHH en la empresa.

Este método, llamado balanced scorecard (cuadro de mando), organiza las métricas en cuatro cuadrantes:

  • Perspectiva financiera
  • Perspectiva de los empleados y/o candidatos
  • Perspectiva de los procesos internos de la empresa
  • Perspectiva de la formación y la innovación

En cada cuadrante se debe identificar un mínimo de una y un máximo de tres métricas de especial relevancia para la empresa. El seguimiento de un pequeño número de métricas es igualmente esencial en las grandes empresas. Mantener un alto número de KPI de manera correcta es difícil y caro, además de que teniendo demasiados valores se corre el riesgo de confundir más que aclarar las ideas. Más vale poco y bueno que mucho y malo.

Balanced scorecard RRHH

La ventaja de este método es que permite obtener un feedback inmediato sobre los efectos de una iniciativa en las distintas áreas. ¿Qué impacto tiene un aumento de los salarios en el índice de rotación? ¿Una mayor participación en los cursos aumenta el rendimiento de los empleados? ¿Invertir más en anuncios patrocinados reduce el tiempo de búsqueda y selección?

El balanced scorecard no es una simple herramienta de medición. Para cada KPI del que se haga un seguimiento deberá marcarse el objetivo que se desea alcanzar y establecer las medidas que se deben aplicar para conseguirlo.

Los objetivos deben responder a la lógica SMART (eSpecíficos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con un marco Temporal). Un objetivo SMART podría ser, por ejemplo, conseguir un índice de rotación del 9 % en 3 años, partiendo de un 11 %, e incluyendo objetivos intermedios.


Ejemplos de métricas de RRHH para el balanced scorecard

Son muchos los KPI que se pueden utilizar para cada cuadrante y cada empresa debe elegir los suyos en función de la importancia que tengan en el seno de sus procesos y de su capacidad para realizar un seguimiento oportuno.

Veamos algunos ejemplos.


KPI de RRHH para la perspectiva financiera

Los KPI financieros pueden referirse a la gestión de personal y a las actividades de contratación.

  • Coste laboral medio. Conocer el coste medio de un empleado de la empresa, incluyendo la retribución anual bruta, las cotizaciones sociales y a mutuas y otras posibles cantidades, es fundamental para conseguir una gestión empresarial sensata. Comparando este dato con los salarios de la competencia se obtiene una imagen de la competitividad de los salarios de la empresa.
  • Porcentaje del coste laboral sobre el total. Este KPI mide el impacto de los costes del personal en los costes totales de la empresa. ¿Cuánto invierte la empresa en la plantilla?
  • Coste de la formación por empleado. ¿Cuánto invierte de media la empresa en la formación de cada empleado?
  • Coste por contratación. Esta métrica refleja el coste en el que se incurre por cada contratación. No es una métrica fácil de calcular y se puede abordar de varias maneras. Por ejemplo, decidiendo hacer un seguimiento únicamente de los gastos en patrocinio y medios, solo los de los servicios externos o todos los gastos, internos y externos.

KPI de RRHH para la perspectiva de los empleados y candidatos

¿Están los empleados y los candidatos satisfechos con el ambiente de la empresa y el proceso de candidatura? Para responder a esta pregunta se pueden adoptar KPI cuantitativos (como el índice de rotación o de aceptación de ofertas) o cualitativos (resultado de encuestas). La mejor solución es, seguramente, una mezcla de ambos.

  • Índice de rotación. El índice de rotación global se calcula mediante una fórmula bien conocida: ((n.º de nuevos contratados a lo largo del año + n.º de salidas a lo largo del año) / media anual de personal) × 100. Es lógico que vaya acompañado del índice de rotación voluntaria, que únicamente refleja el número de personas que dejan la empresa mediante su renuncia.
  • Índice de ausentismo. Otro indicador útil para entender la implicación de la plantilla es el índice de ausentismo. Se calcula dividiendo el número de días de ausencia por el número total de días trabajados en la empresa y multiplicándolo por 100. También se puede calcular en horas.
  • Encuesta de satisfacción de los empleados. La mejor manera de calcular el índice de satisfacción del personal es realizar un cuestionario anónimo. Uno de los KPI más utilizados es el Net Promoter Score. Se obtiene preguntando a los empleados cuánto recomendarían su empresa como lugar de trabajo, en una escala del 1 al 10. El Net Promoter Score se calcula restando la cantidad de detractores (respuesta de 0 a 6) de la cantidad de promotores (respuesta de 9 a 10, los que responden entre 7 y 8 se consideran pasivos) obtenido. El resultado se expresa como número absoluto entre -100 y +100.
  • Encuesta de satisfacción sobre los incentivos. ¿Aprecian los empleados los incentivos que ofrece la empresa? Teniendo en cuenta el efecto que tienen en la retención y la atracción del talento, es importante hacer una encuesta periódica sobre ellos.
  • Sentiment Analysis. Gracias a comentarios en portales como Indeed y Glassdoor, en la actualidad es posible conocer y rastrear la opinión principal que los empleados y exempleados tienen de la empresa.
  • Índice de aceptación de ofertas. El índice de aceptación de ofertas por parte de los candidatos es un buen indicador cuantitativo sobre la eficacia del proceso de selección.
  • Encuesta de satisfacción de los candidatos. Una encuesta a los candidatos sobre la calidad del proceso de candidatura sirve para mejorar la estrategia de reclutamiento y de employer branding.

KPI de RRHH para la perspectiva de los procesos internos de la empresa

Estas métricas sirven para entender la eficiencia de los procesos de gestión de recursos humanos. Mejorando su rendimiento se puede conseguir un retorno inmediato en los demás cuadrantes.

  • Onboarding. Para determinar la eficiencia del plan de onboarding se pueden controlar los datos numéricos (por ejemplo, cuántos días tarda el nuevo empleado en completar el proceso de incorporación a la empresa) o utilizar una encuesta sobre el nivel de satisfacción. Se ha demostrado que un buen proceso de onboarding tiene un gran impacto en la retención del personal.
  • Índice de finalización de los procesos de evaluación. ¿Se completan los procesos de gestión del rendimiento profesional? ¿Con qué rapidez y con qué porcentaje de éxito?
  • Índice de promoción interna. Se calcula dividiendo el número de personas ascendidas por el número total de empleados y es un indicador útil para calcular la capacidad de retención.
  • Índice de candidatos recomendados. Este KPI indica cuántos puestos de la empresa están cubiertos por candidatos recomendados por el propio personal. Un alto porcentaje supone, por un lado, una reducción de los costes de búsqueda y selección y, por otro, un alto nivel de satisfacción de los empleados, que evidentemente están contentos de recomendar la empresa como lugar de trabajo.
  • Tiempo de contratación. Esta métrica calcula el tiempo que nos lleva incorporar a un nuevo empleado, desde el inicio de la búsqueda hasta la contratación. Reducir el tiempo de contratación reduce los costes de selección y aumenta la satisfacción de los candidatos.

Otros KPI útiles tienen que ver con la gestión de la diversidad y la reducción de la brecha de género en la empresa.


KPI de RRHH para la perspectiva de la formación y la innovación

  • Índice de asistencia a los cursos. Calcular correctamente la rentabilidad de la inversión en formación no es fácil, pero por lo menos es necesario hacer un seguimiento de la participación activa de los empleados en los cursos de formación de la empresa.
  • Eficacia de la formación. La eficacia de la formación se puede calcular mediante encuestas a los empleados. De esta manera nos aseguraremos de que los cursos impartidos hayan sido útiles para mejorar la productividad.
  • Brecha de competencias. Este KPI es esencial para calcular la brecha entre las competencias reales del personal y el nivel que debe alcanzar para desempeñar mejor su función.
  • Índice de adopción de las herramientas informáticas. Después de un proyecto de digitalización de la gestión de los recursos humanos, es aconsejable supervisar la situación para asegurarse de que el departamento de recursos humanos, los directivos y los empleados utilicen las nuevas herramientas.


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