En pocos años, en parte gracias al impulso que la pandemia ha dado al trabajo híbrido, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para garantizar la eficiencia de un sinfín de procesos en la empresa.
El éxito repentino de esta tecnología, también en el sector de los RRHH, se debe no solo a sus numerosas ventajas —de las que hablaremos más adelante—, sino también a una serie de factores que contribuyen a que su uso resulte natural y útil.
Veamos los principales.
1. La desmaterialización de los archivos de papel
Las empresas empezaron hace ya muchos años a digitalizar los documentos de personal y en la actualidad se encuentran en una situación ideal para implantar un proceso de firma electrónica. De este modo, es lógico que ya no quieran recurrir al papel y lápiz para este requisito.
2. La difusión del trabajo híbrido y remoto
La difusión del trabajo híbrido y remoto dificulta en cierto modo las reuniones presenciales con los candidatos o empleados en las que se solían firmar los documentos. La firma digital resuelve en un abrir y cerrar de ojos el problema de la distancia y las visitas ocasionales a la oficina.
3. El crecimiento del Agile HR
La filosofía cada vez más extendida en los departamentos de RRHH, incluidos los españoles, es encontrar soluciones sencillas a problemas complejos, situando la experiencia del empleado en el centro. De ahí el éxito de plataformas integrales como Altamira HRM y de soluciones ágiles como la firma electrónica.
4. La cultura del autoservicio y la transparencia
La gestión de los Recursos Humanos está cada vez menos centralizada y apuesta cada vez más por la transparencia y el autoservicio. Los empleados pueden ver y actualizar su propia información, fichar, solicitar vacaciones y permisos, inscribirse a cursos y realizar autoevaluaciones, con la posibilidad de hacer un seguimiento de cada acción en su cuenta. Así pues, es normal que deseen poder firmar los documentos necesarios con la misma facilidad y acceder a las copias firmadas.
5. El éxito de los sistemas de gestión del flujo de trabajo
La progresiva transformación de los software HRM en sistemas de gestión de procesos o workflow management systems ha facilitado la integración con los sistemas de firma electrónica. Los software más modernos, como Altamira HRM, permiten digitalizar un flujo de acciones e incluir una serie de automatizaciones (envío de notificaciones, elaboración de documentos, interacciones con otros software, etc.) que reducen la carga de trabajo del departamento de RRHH y aumentan la eficacia. Una de estas actividades es la firma electrónica.
Tipos de firma electrónica
Existen distintos tipos de firmas electrónicas que se caracterizan por un grado cada vez mayor de complejidad y valor jurídico.
Veamos cuáles son los principales:
- Firma electrónica simple. Permite firmar documentos sencillos con un clic, confirmando así la aceptación o la aprobación.
- Firma electrónica con OTP. Aumenta el nivel de seguridad de la firma exigiendo la autenticación con un código OTP (One Time Password, una cadena aleatoria de caracteres alfanuméricos que genera un sistema de autenticación para garantizar el acceso seguro a un servicio).
- Firma electrónica avanzada. Un tipo de firma que requiere una autenticación más estricta y que incluye la comprobación de los documentos de identidad.
- Firma electrónica cualificada. Es el único tipo de firma electrónica legalmente equivalente a una firma manuscrita en los países de la UE.
Para algunos procesos, puede bastar una firma simple que ofrezca una experiencia de usuario fácil e inmediata. Otros intercambios de documentos, por el contrario, pueden requerir una firma electrónica avanzada o incluso cualificada.
Son muchas las ocasiones en las que se confunde la firma electrónica con la firma digital. La última, no obstante, representa un subconjunto de la primera, y hace referencia a las firmas electrónicas efectuadas con un certificado digital emitido por una entidad acreditada.
La principal diferencia entre ambas es de naturaleza legal, ya que la firma electrónica se inscribe en un marco normativo que le otorga una validez jurídica. La firma digital también es legal, pero no posee una naturaleza jurídica per se, sino que su utilidad primordial es encriptar los datos de un documento para conferirle mayor seguridad. Es el caso de los certificados digitales emitidos, entre otros, por la Real Casa de Moneda y Timbre en España.
Ventajas de la firma electrónica en los procesos de RRHH
Hasta este punto hemos hablado de las condiciones que han permitido el éxito de la firma electrónica y de los distintos tipos que existen. Centrémonos ahora en las numerosas ventajas de su uso en el marco de la gestión de personal:
- Eficiencia. Utilizar la firma electrónica en la gestión digital de los procesos de RRHH es sinónimo de reducir el tiempo necesario para firmar cada documento. Elimina el problema de la distancia y la necesidad de presencia física y permite hacerlo en segundos, sin que sea necesario imprimir o escanear un archivo. Además, los plazos tienden a reducirse gracias a las notificaciones automáticas, que informan a cada usuario implicado y le recuerdan las acciones que debe llevar a cabo.
- Orden. Gestionar la firma de un documento con el respaldo de un flujo de trabajo digital significa poner orden en el proceso. De este modo, el departamento de Recursos Humanos conoce siempre el estado y el momento en que se ha realizado cada operación. Además, el documento firmado se archiva automáticamente donde debe.
- Ahorro. Eliminar el uso de papel y tinta supone reducir los gastos de papelería y archivo, así como de envíos por carta y carta certificada, lo que, a su vez, ayuda a aumentar la sostenibilidad medioambiental de la empresa. El principal ahorro es, no obstante, el de tiempo.
- Seguridad y cumplimiento de la normativa. El intercambio de documentos con sus correspondientes firmas se efectúa con total seguridad, en plataformas con una tecnología puntera y protegidas contra el acceso de usuarios no autorizados. Los usuarios se identifican de manera segura y la firma cumple la normativa nacional.
- Compromiso. Al poder usarla desde las fases de contratación y onboarding, la firma electrónica ayuda a aumentar el compromiso de los empleados y a mejorar su experiencia en la empresa, consiguiendo que muchos procesos burocráticos sean algo más agradables.
Ejemplos de uso
Los clientes de Altamira utilizan la firma electrónica en un gran número de contextos y siempre consiguen grandes beneficios por su eficacia. Estos son algunos ejemplos:
- Para que un candidato firme la oferta de trabajo, evitando así a la competencia.
- Para intercambiar documentos y firmas durante el proceso de onboarding en la empresa, lo que garantiza una excelente primera impresión.
- Para asignar aumentos y ascensos o aplicar otros cambios al contrato laboral de un empleado, aunque trabaje a distancia.
- Para firmar la carta de asignación de objetivos MBO, asegurando la transparencia y formalidad del proceso.
El uso de la firma electrónica está destinado a crecer en los próximos años y agilizará todos los procesos en los que se utilice.
