Guía completa de sistemas de control de presencia

El control de la presencia de los empleados es un procedimiento administrativo cuyo objetivo es registrar la entrada y salida de los empleados y, en general, hacer un seguimiento del tiempo que pasan en la empresa.

Se trata de un procedimiento que se suele realizar con el apoyo de un sistema digital de control de presencia.

Y es que existen, por lo menos, dos grandes razones por las que el registro de la presencia es el proceso de gestión de personal más digitalizado por las empresas.

La primera es que incluso la más pequeña de las empresas debe elaborar las nóminas y, por lo tanto, llevar un control del tiempo de trabajo del personal.

La segunda es que la normativa que regula la jornada y los turnos laborales, así como la información que debe transmitirse al software de nóminas, es tan compleja que requiere el uso de un programa específico.

En este sentido, la legislación española ya se ha adelantado a los pasos que está dando la UE en esta dirección y obliga a llevar un control de la presencia en el lugar de trabajo desde hace varios años.

La generalización del trabajo híbrido no ha mermado esta necesidad, pero sí que ha empujado a las empresas a abandonar ciertos sistemas más arcaicos —hojas de Excel y software instalado on premise— y a confiar en programas de control de la presencia en la nube y/o móviles.

Los primeros sistemas de control de presencia

Los sistemas de control de presencia se originaron a finales del siglo XIX y eran de tipo mecánico. Los dos primeros prototipos fueron fabricados por William Bundy y Alexander Dey, ambos en 1888.

En 1894, Daniel M. Cooper inventó la primera troqueladora para fichar, un dispositivo que permitía controlar la entrada y salida de los empleados imprimiendo una marca en sus fichas.

Hay que remontarse sin embargo a los años 90 del siglo pasado para hablar de la digitalización del control de la presencia.

Los primeros programas, instalados in situ por cada empresa y bastante complicados de manejar, han sido sustituidos en gran medida por software en la nube y apps para smartphones.

El desarrollo de sistemas de control de presencia cada vez más sofisticados ha permitido que los departamentos de personal reduzcan la introducción de datos y los recuentos manuales y que puedan centrarse en actividades más estratégicas.

Este nuevo tipo de software también ha permitido involucrar a los empleados en el proceso, eliminando el aura negativa de falta de transparencia que impregnaba el control de la presencia.

Los encargados del registro de la presencia

El control de presencia en una empresa se puede realizar a nivel interno o delegándolo en un gestor.

Cuando es la empresa la que se ocupa de ello internamente, la tarea se suele asignar al departamento de Recursos Humanos o al de administración.

Incluso en aquellos casos en los que no siga directamente el proceso, el departamento de RRHH debería impulsar una integración entre el sistema de gestión de RRHH y el sistema de control de presencia para poder disponer de una visión general de los datos y las estadísticas más importantes de cara a una gestión soft del personal.

Lo mismo ocurre con las empresas que externalizan la gestión del control de la presencia a un gestor.

Diferencias entre el control de presencia y la gestión de turnos

El control de presencia y la gestión de turnos son dos actividades estrechamente relacionadas, hasta tal punto que a veces se unen.

En realidad, los software de gestión de turnos nacieron para satisfacer las necesidades de la gestión del tiempo de las empresas que trabajan por turnos, que son mucho más complejas de lo normal.

En estas realidades, la organización del trabajo supone que varios empleados trabajen sucesivamente en el mismo puesto, siguiendo un determinado ritmo.

Los sistemas de gestión de turnos deben permitir:

• Gestionar la programación de los turnos
• Comunicar la planificación de los turnos a todos los empleados con la debida antelación
• Notificar en tiempo real de cualquier cambio importante aplicado
• Gestionar las solicitudes de cambio y las sustituciones
• Garantizar que una máquina o tarea esté siempre cubierta por una persona, asegurando la productividad y la continuidad del trabajo
• Cumplir la normativa relativa a los descansos obligatorios entre turnos
• Identificar los turnos de noche, con sus correspondientes pluses

Diferencias entre el control de presencia y el control de accesos

El tema del control de accesos también suele compararse con el control de presencia, ya que ambos se pueden llevar a cabo utilizando un badge o un sistema biométrico.

Sin embargo, ambos procesos tienen propósitos diferentes y, por lo tanto, se gestionan por separado.

El control de presencia sirve para determinar el tiempo de trabajo de un empleado.

El control de accesos, por su parte, sirve para regular el tránsito del personal y de los visitantes externos en determinadas zonas, permitiendo o denegando el acceso y registrando cada movimiento. Así pues, se utiliza para garantizar la seguridad de los usuarios o para proteger los secretos comerciales.

Las ventajas de un sistema moderno de registro de presencia

Tal y como hemos visto, antiguamente los sistemas de control de presencia permitían únicamente el registro de los fichajes, ofreciendo así beneficios limitados al departamento de RRHH.

Sin embargo, en la actualidad, las numerosas funciones disponibles no solo aumentan la eficacia de este proceso, sino que además aportan toda una serie de ventajas al departamento de RRHH, los directivos y los empleados.

Veamos algunas de las principales ventajas de un sistema moderno de registro de presencia:

• Reducción de la carga de trabajo. Los sistemas modernos reducen en gran medida la carga del encargado del registro de presencia. Gracias a la colaboración de los directivos y los empleados a la hora de resolver las anomalías y de gestionar las horas extra, así como a la gran capacidad de configuración a final de mes, la ficha de presencias se puede enviar directamente al software de nóminas.
• Control de costes. La tecnología permite un mayor control de los costes relacionados con las horas extra y los permisos no utilizados.
• Cumplimiento de la normativa. Un sistema de control de presencia permite cumplir fácilmente con la normativa, a menudo compleja, evitando el riesgo de sanciones. Un ejemplo es la normativa sobre los descansos diarios mínimos, algo mucho más fácil de cumplir con la ayuda de la tecnología.
• Reducción de errores en las nóminas. Minimizar los errores en las nóminas es crucial para garantizar que los empleados tengan la seguridad de recibir el salario correcto y de acumular las merecidas vacaciones por su esfuerzo. Como en cualquier proceso que requiere cálculos complejos, la ayuda de un software es crucial.
• Mejora del compromiso. Antiguamente, el empleado se limitaba a fichar a la entrada y a la salida del trabajo, sin que hubiera ninguna visibilidad del seguimiento del tiempo que pasaba en la empresa.
  En cambio, los software modernos de gestión del tiempo ofrecen al personal un área específica en la que poder fichar virtualmente, comprobar los fichajes anteriores, enviar solicitudes de ausencia, resolver errores, comprobar las vacaciones restantes y las horas extra acumuladas, etc.
  Esta mayor transparencia y autonomía involucran mucho más al empleado.
• Equidad. Un sistema de control de presencia también sirve para garantizar que todo el personal aporta la cantidad de tiempo adecuada al negocio, sin favoritismos por un lado ni excesos por otro.
• Transparencia. Al tener libre acceso a la información sobre la asistencia y ausencia, el empleado puede comprobar en todo momento los datos de su nómina.
• Programación del trabajo. Gracias a los calendarios y a los informes compartidos, los directivos tienen un mayor control de la organización del trabajo en equipo. En concreto, no corren el riesgo de que las actividades cruciales queden descubiertas, sobre todo en los periodos de verano.
• Estadísticas útiles. Los datos de asistencia y ausencias de los empleados pueden ser útiles para respaldar las decisiones de la empresa, los ascensos y las operaciones de movilidad interna.

Las características más importantes de los sistemas de control de presencia

La oferta tecnológica para el control de presencia es muy variada a día de hoy y puede resultar complejo identificar la mejor solución para tu empresa.

Veamos una lista de características a las que no deberías renunciar.

Fichaje rápido

Sea cual sea la manera de fichar que utilice tu sistema de control de presencia (ver más abajo), lo importante es que la operación sea rápida.

Los sistemas más avanzados también permiten indicar el motivo del fichaje y asociarlo a servicios de localización.

App móvil

Incluso los software de presencia con gráficos responsive —es decir, que se adaptan a la pantalla del usuario— también deberían considerar el desarrollo de una app nativa para Android e iOS.

Son numerosas sus ventajas:

• Se puede utilizar incluso sin conexión a Internet
• Ofrece un mayor control de los gráficos y la experiencia del usuario
• Permite usar notificaciones push en el smartphone
• Aprovecha el potencial de los dispositivos en los que se instala, como los servicios de localización, el giro de la pantalla, la cámara, etc.
• El acceso a la app es más rápido

Configuración granular

La normativa sobre el seguimiento de la asistencia en una empresa puede resultar incluso más compleja que los ya bastante intrincados convenios colectivos en los distintos sectores.

Así pues, para que cada empresa pueda recrear su propio contexto, un sistema de control de presencia debe ser profundo y contar con numerosas características de configuración.

De lo contrario, habría que corregir numerosos errores al final de cada mes antes de conseguir una exportación correcta para el software de nóminas.

Autoservicio

Un sistema moderno de control de presencia debe ofrecer un área específica para que el empleado pueda comprobar sus fichajes, las horas extra acumuladas y los errores que le comunique el sistema.

Esta sección también debe permitir enviar solicitudes de ausencia y resolver anomalías.

Integración con las nóminas

La tarea más importante de un sistema de control de presencia es organizar y transmitir la información correcta al software de nóminas de la empresa, para que este pueda elaborar correctamente las nóminas del personal.

Para ello, el sistema debe ser abierto e integrable con todos los productores de software de nóminas. Además, el personal del proveedor debe tener experiencia en la aplicación de diseños complejos.

Elaboración de resúmenes e informes

La ficha de asistencia es uno de los muchos informes útiles que un sistema de control de presencia debe ser capaz de generar.

La organización de los datos y la obtención de estadísticas no solo sirven para hacer un seguimiento de la asistencia y elaborar nóminas, sino también para obtener información útil sobre el compromiso y la motivación de los empleados, así como sobre la capacidad de retención de la empresa.

Gestión de las ausencias

No todos los sistemas de control de presencia permiten además gestionar de manera eficaz las vacaciones, los permisos y las enfermedades.

Asegúrate de que a tu software no le falten estas funciones:

• Un sistema rápido y automatizado de envío y aprobación de solicitudes
• Un sistema de notificaciones automáticas
• Un contador de días y horas restantes
• Un calendario compartido con posibilidad de filtros

Gestión de las horas extra

Huelga decir que un sistema de control de presencia también debe ayudar a la empresa a gestionar las horas extra.

Sin embargo, se trata de un ámbito bastante complejo y solo el mejor software será capaz de recrear a la perfección las reglas de la empresa sin que sea necesaria la intervención manual por parte de la administración.

Comparación de los tipos de fichaje

La operación más importante que se puede llevar a cabo con un sistema de control de presencia es el fichaje. En la mayoría de las empresas, esta acción se utiliza para marcar cuándo se entra y se sale del trabajo, pero no son pocas las que exigen más de dos fichajes al día.

En algunos casos, por ejemplo, es necesario fichar al principio o al final del descanso para comer o en caso de desplazamientos, especificando, tal vez, el motivo.

La elección del mejor sistema de fichaje para tu empresa dependerá, entre otros aspectos, del número de veces que se fiche al día, la frecuencia de los desplazamientos y el uso o no del trabajo híbrido.

Máquinas de fichar con badge

Tanto si son las clásicas tarjetas como si se prefieren los pequeños colgantes de llavero, los badges son el método más tradicional y utilizado para fichar.

A cada empleado se le proporciona un badge personal, que debe acercar a la máquina de fichar de la empresa.

Máquinas de fichar biométricas

Los dispositivos de control de presencia más modernos pueden prescindir de los badges e identificar a los empleados mediante lectores biométricos. El más común es el lector de huellas dactilares, pero desde hace algunos años también se comercializan sistemas de reconocimiento facial.

Aunque son seguros y eficaces, estos dispositivos presentan problemas de cumplimiento de la legislación europea de privacidad, ya que almacenan datos personales sensibles. Así pues, antes de elegir un sistema de este tipo para tu empresa, deberías estudiar a fondo la cuestión.

Además, la toma de huellas dactilares no parece la mejor opción en un contexto de pandemia.

Fichaje virtual

Los sistemas más modernos de control de presencia son aquellos en la nube que permiten fichar directamente desde una cuenta, utilizando cualquier navegador.

El empleado puede fichar cómodamente desde su ordenador de sobremesa o, si el sistema también es responsive, desde su smartphone.

Otra alternativa es utilizar una tablet para todos en la entrada de la oficina, pero cada empleado tendría que iniciar sesión, fichar y cerrar sesión, lo que alargaría el tiempo de la operación y reduciría la seguridad.

App móvil

Otra opción muy moderna para fichar es el uso de una app móvil nativa. Estas apps para Android e iOS optimizan la experiencia de usuario desde el smartphone y permiten fichar y efectuar otras operaciones en segundos.

Tienen muchas ventajas, como el hecho de que no requieren la compra de máquinas de fichar específicas, se pueden utilizar desde cualquier lugar incluso sin conexión, aprovechan las notificaciones push, etc.

Son pocos los inconvenientes: puede que algunos empleados no tengan smartphone o que les resulte complicado instalar y actualizar la app cuando sea necesario.

Geofencing

Algunas apps especialmente modernas también cuentan con tecnología de geofencing, que permite delimitar zonas virtuales dentro de las que los empleados pueden fichar.

Se trata de una solución muy útil para hacer un seguimiento de la asistencia de los trabajadores en zonas expuestas, como obras, sedes temporales o instalaciones de los clientes, sin necesidad de adquirir máquinas de fichar.

Para saber más sobre el geofencing, no te pierdas este artículo sobre nuestra app de control de presencia.

Beacon

Este sistema de control de presencia es perfecto para una oficina y combina el uso de una app móvil con un beacon o baliza.

Este sensor emite señales de Bluetooth que los smartphones de los empleados pueden captar.

Esto permite fichar automáticamente al entrar y salir de la oficina.

En comparación con las máquinas de fichar tradicionales, las balizas o beacon tienen la ventaja de que son más fáciles de instalar y ocupan menos espacio. Sin embargo, requieren que todos los empleados instalen una app especial.

Código QR

Algunos sistemas de control de presencia permiten generar códigos QR y asociarlos a lugares o usuarios concretos.

El fichaje se realiza apuntado al código con la cámara del smartphone.

¿Qué sistema debo elegir?

Para conseguir la máxima eficacia y versatilidad, lo mejor es optar por sistemas de control de presencia que admitan varios tipos de fichaje.

Altamira Asistencias, por ejemplo, funciona tanto con máquinas de fichar tradicionales como con terminales biométricos. Además, permite fichar de manera virtual, con apps móviles y mediante geofencing.

Infografía: los sistemas de fichaje más utilizados

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