Guía para elegir el mejor software de selección de personal

No podemos negar que el reclutamiento y la selección se han ido convirtiendo en algo cada vez más complejo en los últimos años, independientemente de las tendencias económicas.

Prueba de ello es que incluso en tiempos de recesión, cuando aumenta el desempleo, a las empresas les cuesta encontrar a los candidatos adecuados si no recurren a las tecnologías más innovadoras y a una buena estrategia.

En este artículo analizamos las características y ventajas de la principal herramienta informática para un reclutador: el software de sección de personal, también conocido como Applicant Tracking System (ATS).

El uso de esta tecnología de reclutamiento sirve, sobre todo, para reservar energías de cara a actividades más estratégicas —como la elaboración del plan de colocación a medio y largo plazo— y a actividades más “humanas” como la realización de entrevistas.

La buena noticia es que en la actualidad incluso las pymes pueden permitirse estas soluciones.

Y es que hoy en día los software de búsqueda y selección están bien desarrollados y son fiables y asequibles para todas las empresas.

En este artículo analizamos:

• Las funciones fundamentales
• Las funciones avanzadas
• Las características que se deben evaluar
• Los tipos: plataformas HRM o Best of breed
• El modelo de costes y las versiones del producto
• Las ventajas

Funciones fundamentales

Todos los softwares de selección de personal presentan estas características, pero con distintos niveles de posibilidad de uso y desarrollo.

Página de empleo

Para atraer a los mejores candidatos, actualmente es indispensable contar con una buena estrategia de employer branding. El centro neurálgico de esta estrategia es la sección de Empleo de la web de la empresa, todo un hub para las actividades de búsqueda y selección. Es precisamente en estas páginas en las que las empresas pueden tanto mostrar sus vacantes como permitir candidaturas espontáneas y comunicarse con los candidatos.

Cada vez son más las empresas que utilizan este espacio para compartir materiales —textos, fotos y vídeos— cautivadores que ilustren la visión, la misión y la cultura de la empresa, muestren un día típico de trabajo en la empresa, enumeren los incentivos que se ofrecen o presenten a algunos empleados.

Por eso hay que asegurarse de que el software de selección de personal que barajamos ofrezca una página de empleo profesional, optimizada para recibir solicitudes desde dispositivos móviles y personalizable según nuestras necesidades.

Base de datos de CV

Una de las principales ventajas de los software de selección de personal es que organizan todos los CV en una única base de datos. Quienes no utilizan estos sistemas se ven obligados a buscar a los candidatos en distintas fuentes, tales como e-mails, hojas de Excel y documentos en papel, con una enorme pérdida de eficacia.

Una buena base de datos de CV debe poder segmentarse como queramos y permitir identificar los CV vinculados a un anuncio concreto.

Los datos del candidato deben estar bien organizados y el CV debe poder visualizarse de inmediato, ahorrando así valiosos segundos en operaciones que se realizan una y otra vez a diario.

Multiposting

Esta función permite que los reclutadores publiquen sus anuncios de empleo en varios portales a la vez. Es una de las funciones clásicas de un ATS, que ofrece beneficios claros y tangibles, ya que aumenta el flujo de candidaturas y elimina el tiempo y el esfuerzo necesarios para repetir el mismo anuncio en numerosos buscadores de empleo, bolsas de trabajo y redes sociales.

Un sistema de multiposting que se precie debe incluir portales de empleo como Indeed y la red social LinkedIn, donde se produce la mayor parte del tráfico. Comprueba además si incluye portales verticales de interés para tu sector (como FashionJobs para el sector de la moda, por ejemplo) y si el proveedor puede integrarse con otros portales que te interesen.

Herramientas de búsqueda

Disponer de una gran base de datos de perfiles sirve más bien de poco si no somos capaces de identificar rápidamente cuáles se ajustan a nuestras necesidades. Por eso las herramientas de búsqueda son una de las funciones básicas de un software de selección de personal.

Por un lado, estas herramientas deben ser sencillas e intuitivas para poder efectuar búsquedas rápidas desde cualquier punto de la plataforma; por otro, deben permitir búsquedas complejas que entrelacen varios parámetros, para poder filtrar bases de datos que incluyan cientos de miles de CV.

Herramientas de screening o cribado

Los software de búsqueda y selección son conocidos —sobre todo entre los candidatos— por sus funciones de screening o cribado automático. Esta función asigna automáticamente una puntuación a los perfiles que solicitan una vacante, lo que permite a los reclutadores ver sus CV por orden de prioridad.

La tecnología que respalda esta función varía mucho de un software a otro. En los últimos años han aparecido herramientas de screening automático basadas en la inteligencia artificial, diseñadas para grandes empresas que necesitan filtrar un importante número de CV.

Sigue habiendo opiniones dispares sobre si deberían utilizarse sistemas de IA para tomar decisiones con tanta repercusión en la vida de las personas. De hecho, la posibilidad de que los sistemas hayan heredado sesgos de los conjuntos de datos con los que se han entrenado sigue siendo tan alta que la Unión Europea y otros organismos están moviendo ficha para regular su uso.

Flujo de trabajo de selección

Los software de selección de personal recrean el proceso de selección de una empresa o agencia especializada con flujos de trabajo o workflows. Los reclutadores pasan a los candidatos de un estado a otro, del screening a las entrevistas y la contratación, organizando así sus actividades, trazando un historial y ordenando su trabajo.

Los software de selección de personal especialmente avanzados como Altamira Recruiting disponen de sistemas de flujo de trabajo que permiten:

• Personalizar cada paso del proceso para diseñar la ruta de selección deseada.
• Incluir el envío de notificaciones automáticas.
• Filtrar fácilmente a los candidatos.
• Activar automatizaciones sofisticadas, como llamadas a la API y webhooks, que incluyen otras aplicaciones. Así pues, la información de un candidato que pasa a “contratado” se puede enviar directamente al software de nóminas de la empresa.
• Generar la carta de contratación y otros documentos.
• Gestionar el onboarding del nuevo recurso.

Informes y KPI

Las actividades de reclutamiento se parecen cada vez más a las de marketing, no solo en cuanto al cuidado de la marca, sino también en cuanto a la capacidad de recopilar datos y tomar decisiones basadas en ellos.

Por eso, un software de selección debe incluir también un sistema de elaboración de informes con una gran cantidad de cuadros de mando, gráficos y tablas preconfiguradas, además de ofrecer la posibilidad de añadir otros nuevos.

Es necesario contar con un seguimiento automático de KPI fundamentales, como el time to hire y el origen de las contrataciones, para que el proceso de selección sea más rápido y eficaz, y para saber en qué canales de búsqueda invertir más.

Funciones avanzadas

Las grandes empresas o las empresas de determinados sectores pueden necesitar otras funciones algo menos habituales. Veamos algunas de ellas.

Killer questions

Las empresas que desean reducir el flujo de candidatos poco acordes con la vacante pueden añadir antes del formulario de candidatura ciertas preguntas preliminares. Los solicitantes que no cumplan con los requisitos no podrán seguir adelante.

Résumé parsing

Esta herramienta basada en inteligencia artificial reconoce y extrae automáticamente el contenido del CV de un candidato. De este modo, el candidato puede ahorrarse un largo formulario de candidatura y el reclutador encontrará la información bien organizada en el back office. Es una función que suele estar disponible en las versiones más caras de los productos, por lo que suelen utilizarla las grandes empresas.

Geolocalización

Esta función también tiene ventajas tanto para el candidato como para el reclutador. Al primero le permite identificar las vacantes más cercanas a él y al segundo filtrar a los candidatos por distancia o dibujando un mapa virtual. Esta función sigue siendo poco frecuente en los software de selección de personal y la utilizan sobre todo las empresas de venta minorista o la gran distribución.

Blind recruiting

Anonimizar a los candidatos —con un modelo externo o en la propia plataforma— puede ser útil tanto para compartir una preselección de perfiles con clientes externos como para reducir los sesgos. Se trata, por lo tanto, de una característica muy demandada por las empresas de selección y headhunting.

CRM

Los software de búsqueda y selección diseñados para ETT o empresas de selección deben incluir, además, un pequeño CRM que vincule las búsquedas a cada cliente.

Características que deben evaluarse

Al elegir un software de selección de personal no hay que limitarse a una simple comparación del número de funciones. Un sistema que tenga muchas funciones, pero que sea difícil de utilizar, puede ser una mala inversión.

Todos estos aspectos y muchos otros deben tenerse en cuenta a la hora de tomar la decisión final:

• Experiencia de usuario. Los software de contratación se utilizan para ayudar a los reclutadores en su trabajo diario y ahorrarles un tiempo valioso que pueden dedicar a actividades más “humanas”, como las entrevistas y la elaboración de estrategias. Precisamente por eso deben ser intuitivos y prácticos, presentar la información de forma clara y reducir el número de clics necesarios para las distintas operaciones. Una interfaz gráfica agradable también es un plus que no debemos subestimar.
• Posibilidades de configuración. Para las empresas con procesos de reclutamiento complejos es importante elegir una aplicación con altas posibilidades de configuración. Esta tarea también requiere un esfuerzo por parte de la empresa cliente y amplía el plazo de puesta en marcha, pero sirve para que el uso del producto sea más fluido y mejore la productividad diaria.
• Servicio de atención al cliente. Incluso los software con más solera pueden presentar problemas y no hay nada más frustrante en estos casos que toparse con un muro de indiferencia. Comprueba, por lo tanto, los tiempos, métodos y SLA garantizados por el servicio de asistencia y busca reseñas en Internet sobre la calidad de la atención al cliente. Los grandes fabricantes de software suelen delegar este servicio a los revendedores, cuya calidad de servicio es muy variable.
• Respaldo para la gestión del RGPD. Gestionar correctamente los datos de los candidatos sin la ayuda de un ATS es prácticamente imposible. El software de búsqueda y selección más completo no solo proporciona herramientas automatizadas para conseguir el consentimiento para el tratamiento y cumplir con los plazos de almacenamiento de datos, sino también una plantilla de información sobre el candidato que se puede utilizar sin correr el riesgo de sanciones. Comprueba también que la página de empleo cuenta con un buen mantenimiento de los banners de cookies y las políticas de cookies.
• Rendimiento. Comprueba que la plataforma tenga unos tiempos de respuesta adecuados. El rendimiento puede disminuir a medida que aumenta el archivo de CV, pero es algo difícil de comprobar por adelantado.
• Referencias. Cada sector posee unos requisitos específicos, también en la contratación. Pregunta al proveedor si ya ha desarrollado proyectos con empresas similares a la tuya.
• Servicios adicionales. Algunos proveedores de software de contratación también ofrecen otros servicios, como la venta de patrocinios en portales de empleo o consultoría de employer branding.

Tipo: plataforma HRM o Best of breed

Una decisión que hay que tomar tras la debida reflexión es si decantarse por un software de contratación que forme parte de plataformas integrales de gestión de RRHH o por una solución vertical que únicamente se encargue del reclutamiento.

Los primeros tienen la ventaja de ofrecer un entorno en el que seguir el ciclo de vida íntegro de un empleado. Con una única interfaz se pueden gestionar múltiples procesos, como la formación, la evaluación y el control de las presencias, poniendo en común todos los datos obtenidos.

Los software del segundo tipo tienden a evolucionar más rápidamente, pero necesitan integrarse con otros sistemas de la empresa, lo que conlleva unos mayores costes.

Altamira Recruiting, que nació como software best of breed, forma parte en la actualidad de la plataforma completa Altamira HRM y aúna las mejores características de ambas categorías.

Modelo de costes y versiones del producto

Si bien antiguamente los software de selección de personal eran algo exclusivo de las grandes empresas, en la actualidad están al alcance de todos, al menos en sus versiones más sencillas.

Al comparar distintos proveedores en lo que a precio se refiere, lo primero que debemos evaluar es el modelo de costes propuesto. Las dos fórmulas más utilizadas calculan las cuotas en función de:

• número de CV archivados
• número de anuncios de empleo abiertos

Ambas fórmulas tienen sus ventajas e inconvenientes, aunque se tiende a considerar que el criterio de CV archivados es más flexible para las empresas. Esto se debe a que una empresa puede decidir eliminar de su archivo los perfiles menos atractivos, manteniendo estables los costes, pero seguramente le resultará más complicado estimar el número de anuncios que deberá publicar durante el año.

Muchos fabricantes también ofrecen versiones del producto con distintas funciones y precios para satisfacer las necesidades de las pequeñas, medianas y grandes empresas.

Aunque posean menos funciones, las versiones básicas de los software de selección de personal siguen garantizando un enorme ahorro de tiempo y dinero a las pymes.

Las ventajas de los software de selección de personal

Las empresas que utilizan un software de selección de personal obtienen, entre otras, las siguientes ventajas:

• Organización del trabajo. La principal ventaja que el software de selección de personal ofrece a los profesionales del reclutamiento es una mejor organización de su trabajo. El hecho de que los CV se almacenen en una única base de datos de fácil consulta, el seguimiento automático del historial, la organización de entrevistas desde la plataforma, la elaboración de informes, las entrevistas en vídeo, etc., hacen que la mayoría de las tareas se puedan llevar a cabo con una única herramienta que se puede utilizar desde cualquier dispositivo.
• Eficiencia. La amplia difusión de los anuncios, la optimización del formulario de candidatura, la reducción de los plazos de screening de los candidatos, el feedback constante durante el proceso de selección y muchos otros elementos contribuyen a mejorar la eficacia de los procesos de búsqueda y selección.
• Colaboración. Con el software de selección, incluso los grandes equipos de reclutadores y hiring managers pueden llevar a cabo sus actividades de reclutamiento en perfecta armonía, compartiendo información y procesos sin correr el riesgo de robarse mutuamente a los candidatos o actuar con datos obsoletos. Se trata de una ventaja aún mayor si consideramos que ahora muchos empleados trabajan a distancia o en modalidad híbrida.
• Bolsa de candidatos. Los software de selección de personal también permiten crear una bolsa interna de talentos a la que se puede recurrir siempre que se abra una vacante en la empresa. Para obtener mejores resultados, la base de datos de candidatos debe cultivarse constantemente, por ejemplo, mediante una newsletter.
• Employer branding. Un software de selección de personal también respalda la estrategia de employer branding. Y lo hace no solo a través de la página de empleo, que ya hemos mencionado, sino también con plantillas que se pueden utilizar en los anuncios y en los intercambios con los candidatos, con el objetivo de estandarizar la comunicación de la marca y mantener un tono de voz constante con ellos.
• Mejora continua. Gracias a los datos recopilados por los sistemas de contratación y a los informes disponibles, se pueden analizar los resultados obtenidos y realizar los cambios necesarios para mejorarlos.

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