Software per la selezione del personale – guida alla scelta

È innegabile che negli ultimi anni la ricerca e selezione del personale si sia fatta più complessa, a prescindere dall’andamento dell’economia.

Lo dimostra il fatto che anche in periodi di recessione, in cui la disoccupazione aumenta, non è facile per le aziende trovare i giusti candidati se non utilizzano una buona strategia le tecnologie più innovative.

In questo articolo analizziamo caratteristiche e pregi dello strumento informatico principale per un recruiter: il software per la sezione del personale, conosciuto anche come Applicant Tracking System (ATS).

Ricorrere a questa tecnologia per il recruiting serve soprattutto a liberare energie da utilizzare per le attività più strategiche – per esempio stilare il piano di inserimento a medio e lungo termine – e per quelle più “umane” – come svolgere i colloqui.

La buona notizia è che oggi anche le PMI possono permettersi queste soluzioni.

I software per la ricerca e selezione sono infatti maturi, affidabili e alla portata di tutte le aziende.

In questo articolo analizziamo:

• Le funzionalità fondamentali
• Le funzionalità avanzate
• Le caratteristiche da valutare
• Le tipologie: piattaforme HRM o Best of breed
• Il modello di costo e le versioni di prodotto
• I vantaggi

Funzionalità fondamentali

Tutti i software per la selezione del personale presentano queste caratteristiche, ma con diversi livelli di usabilità e sofisticatezza.

Career Site

Per attirare i migliori candidati una buona strategia di employer branding è oggi indispensabile. Centro nevralgico di tale strategia è la sezione Carriere del sito aziendale, vero e proprio hub per l’attività di ricerca e selezione. È infatti in queste pagine che le aziende possono sia mostrare le posizioni aperte e consentire la candidatura spontanea che comunicare con i candidati.

Sempre più società utilizzano questo spazio per condividere materiali – testuali, fotografici, video – accattivanti che illustrano la vision, la missione e la cultura aziendali, mostrano una giornata tipica di lavoro in azienda, elencano i benefit proposti o fanno conoscere alcuni dipendenti.

Assicurati quindi che il software per la selezione del personale che stai valutando fornisca un career site professionale, ottimizzato per ricevere candidature da dispositivi mobile e personalizzabile sulle tue esigenze.

Database CV

Uno dei principali vantaggi di un software per la selezione del personale è quello di organizzare tutti i curricula in un unico database. Chi non utilizza tali sistemi, infatti, è costretto a rintracciare i candidati su diverse fonti come email, fogli Excel e documenti cartacei, con un’enorme perdita di efficienza.

Un buon database di CV deve essere segmentabile a piacimento e permettere di identificare i curricula legati a un particolare annuncio.

I dati del candidato devono essere ben organizzati e il CV deve essere immediatamente visibile, facendo risparmiare secondi preziosi in operazioni compiute decine di volte al giorno.

Multiposting

Questa funzione permette ai recruiter di pubblicare i loro annunci di lavoro su più portali contemporaneamente. È una delle funzionalità classiche di un ATS e una di quelle che offre vantaggi evidente e tangibili: permette infatti di aumentare il flusso di candidature e di eliminare il tempo e la fatica necessari per replicare lo stesso annuncio su una lunga serie di motori di ricerca del lavoro, job board e social network.

Un sistema di multiposting all’altezza deve comprendere portali del lavoro come Indeed e Infojob e il social network LinkedIn, che portano la maggioranza del traffico. Verifica, inoltre, se comprende portali verticali interessanti per il tuo settore (come FashionJobs per il settore moda, per esempio) e se il fornitore sia disponibile a effettuare l’integrazione con altri portali di tuo interesse.

Strumenti di ricerca

Avere un nutrito database di profili è poco utile se non si riesce a identificare rapidamente quelli che rispondono alle nostre esigenze. Ecco perché tra le funzionalità fondamentali di un software per la selezione del personale figurano anche gli strumenti di ricerca.

Questi strumenti da un lato devono essere semplici e intuitivi, in modo da poter compiere ricerche rapide da ogni punto della piattaforma, dall’altro devono permettere di costruire ricerche complesse che incrocino diversi parametri, in modo da filtrare anche database con centinaia di migliaia di curricula.

Strumenti di screening

I software di ricerca e selezione sono conosciuti – in particolare tra i candidati – soprattutto per la funzionalità di screening automatico. Questa feature assegna automaticamente un punteggio di qualità ai profili che si sono candidati per un annuncio, dando così la possibilità ai recruiter di visionare i loro CV seguendo un ordine di priorità.

La tecnologia alla base di questa funzionalità varia notevolmente da software a software. Negli ultimi anni sono comparsi strumenti di screening automatico fondati sull’intelligenza artificiale, pensati per le grandi aziende che necessitano di filtrare un grande numero di curricula.

Le opinioni sull’opportunità o meno di utilizzare sistemi di IA per prendere decisioni così impattanti sulla vita delle persone sono ancora divergenti. La possibilità che i sistemi abbiano ereditato bias dai set di dati su cui sono stati addestrati è infatti ancora alta, tanto che l’Unione Europea e altri organismi si stanno muovendo per regolarne l’uso.

Workflow di selezione

I software di recruiting ricreano il processo di selezione di un’azienda o di un’agenzia specializzata tramite i workflow o flussi di lavoro. I recruiter fanno passare i candidati attraverso vari status, dallo screening ai colloqui fino all’assunzione, organizzando così le attività, tracciandone lo storico e mettendo ordine nel loro lavoro.

Software per la ricerca del personale come Altamira Recruiting hanno sistemi di workflow particolarmente avanzati che consentono di:

• personalizzare ogni step del processo per creare il percorso di selezione desiderato
• prevedere l’invio di notifiche automatiche
• filtrare facilmente i candidati
• innescare sofisticate automazioni, come chiamate API e webhook che coinvolgono altri applicativi. In questo modo, per esempio, le informazioni di un candidato che passa nello status “assunto” possono essere inviate direttamente al software paghe aziendale
• generare la lettera d’assunzione e altri documenti
• gestire l’onboarding della nuova risorsa

Reportistica e KPI

La disciplina del recruiting assomiglia sempre più al marketing non solo per la cura del brand, ma anche per la capacità di raccogliere dati e prendere decisioni sulla base di essi.

Un software per la selezione deve quindi comprendere anche un sistema di reportistica, con tanti cruscotti, grafici e tabelle preconfigurati e la possibilità di aggiungerne di nuovi.

KPI fondamentali come il time to hire e la fonte delle assunzioni devono essere tracciati automaticamente, così da rendere sempre più rapido ed efficiente il processo di selezione e comprendere su quali canali di ricerca investire.

Funzionalità avanzate

Le aziende più grandi o appartenenti a settori particolari potrebbero aver bisogno di ulteriori funzionalità meno comuni. Eccone alcune.

Killer question

Le imprese che vogliono ridurre il flusso di candidati non in linea con la posizione aperta possono far precedere il form di candidatura da alcune domande preliminari. I candidati non in possesso dei requisiti indicati non potranno procedere oltre.

Resume parsing

Questo strumento basato sull’intelligenza artificiale riconosce ed estrae automaticamente i contenuti del CV di un candidato. In questo modo un candidato può fare a meno di compilare un lungo form di candidatura e il recruiter ritrova le informazioni ben organizzate nel backoffice. È una feature presente nelle versioni di prodotto più costose ed è quindi tipicamente utilizzata dalle grandi imprese.

Geolocalizzazione

Anche questa feature ha vantaggi sia per il candidato che per il recruiter. Al primo consente di identificare le posizioni aperte più vicine a lui/lei, al secondo di filtrare i candidati per distanza o disegnando una mappa virtuale. Questa feature è ancora piuttosto rara nei software per la ricerca del personale ed è utilizzata principalmente da aziende che operano nel retail o nella GDO.

Blind recruiting

Anonimizzare i candidati – in una stampa esterna o sulla piattaforma stessa – può essere utile sia per condividere una rosa di profili con clienti esterni sia per ridurre i bias. Questa feature è quindi richiesta dalle società di selezione ed headhunting.

CRM

I software di ricerca e selezione pensati per le agenzie per il lavoro o le società di selezione devono comprendere anche un piccolo CRM che associ le ricerche a ogni committente.

Caratteristiche da valutare

Nella scelta di un software per la selezione del personale non bisogna limitarsi a un semplice confronto sul numero delle funzionalità. Un sistema dotato di tante feature ma difficile da usare, infatti, potrebbe essere comunque un cattivo investimento.

Nella decisione finale vanno presi in considerazione anche tutti questi aspetti e altri ancora:

• Esperienza utente. I software per la selezione del personale servono ad assistere i recruiter nel lavoro di tutti i giorni e far loro risparmiare tempo prezioso da dedicare ad attività puramente “umane” come i colloqui e la definizione delle strategie. Devono quindi essere intuitivi e pratici, presentare le informazioni in modo chiaro e ridurre il numero di click necessari per svolgere le varie operazioni. Anche un’interfaccia grafica gradevole è un plus da non sottovalutare.
• Possibilità di configurazione. Per le aziende con processi di recruiting articolati è importante scegliere un applicativo altamente configurabile. Il lavoro di configurazione richiede uno sforzo anche all’azienda cliente e allunga i tempi di avviamento, ma serve a rendere l’uso del prodotto più fluido, migliorando la produttività quotidiana.
• Assistenza. Anche il software più rodato può presentare problemi e non c’è niente di più frustrante, in quei casi, che scontrarsi contro un muro d’indifferenza. Verifica, quindi, orari, modalità e SLA garantiti dall’assistenza e controlla se esistano recensioni in rete che commentino la qualità del supporto dato ai clienti. I produttori di software più grandi di solito delegano questo servizio ai rivenditori, che lo erogano con qualità variabile.
• Supporto alla gestione GDPR. Gestire correttamente i dati dei candidati senza il supporto di un ATS è quasi impossibile. I software per la ricerca e selezione più completi forniscono non solo strumenti automatizzati per raccogliere il consenso al trattamento e rispettare i tempi di data retention, ma anche un modello di informativa candidati da poter utilizzare senza temere di incorrere in sanzioni. Verifica, inoltre, che il career site sia dotato di banner cookie e cookie policy altrettanto curati.
• Performance. Appura che la piattaforma abbia tempi di risposta adeguati. Le prestazioni potrebbero calare con il crescere dell’archivio di CV, ma questo scenario è difficilmente testabile in anticipo.
• Referenze. Ogni settore ha esigenze specifiche anche nel recruiting. Chiedi al fornitore se abbia già realizzato progetti con società simili alla tua.
• Servizi aggiuntivi. Alcuni fornitori di software per la selezione del personale forniscono anche servizi aggiuntivi, come la vendita di sponsorizzazioni sui portali del lavoro o consulenze di employer branding.

Tipologia: Piattaforma HRM o Best of breed

Una scelta da compiere dietro adeguata riflessione è quella tra software di selezione del personale che fanno parte di piattaforme complete per la gestione HR e soluzioni verticali che si occupano soltanto di recruiting.

I primi hanno il vantaggio di dare alle aziende un ambiente in cui seguire il ciclo di vita completo di un dipendente. Da una sola interfaccia è possibile gestire molteplici processi, come la formazione, la valutazione e la rilevazione delle presenze, potendo mettere a fattor comune tutti i dati tracciati.

I secondi tendono a evolversi più rapidamente ma vanno integrati agli altri sistemi aziendali, comportando costi superiori.

Nato come software best of breed, Altamira Recruiting è ora parte della piattaforma completa Altamira HRM e presenta le migliori caratteristiche di entrambe le categorie.

Modello di costo e versioni di prodotto

Se un tempo i software per la selezione del personale erano appannaggio delle grandi imprese, oggi sono invece alla portata di tutte, per lo meno nelle versioni più semplici.

Quando si confrontano diversi fornitori dal punto di vista dei prezzi, la prima cosa da valutare è il modello di costo proposto. Le due formule più usate calcolano il canone da pagare in base a:

• numero di CV archiviati
• numero di annunci di lavoro aperti

Entrambe le formule hanno pregi e difetti, anche se tendiamo a considerare il criterio di CV archiviati più flessibile per le aziende. Una impresa può infatti decidere di ripulire il proprio archivio dai profili meno attraenti, mantenendo invariati i costi, mentre ha meno controllo sul numero di annunci che avrà bisogno di pubblicare nel corso dell’anno.

Molti produttori, inoltre, presentano versioni di prodotto con funzionalità e prezzi diversi per accontentare le esigenze di piccole, medie e grandi imprese.

Pur ridotte nelle funzionalità, le versioni base dei software per la selezione del personale garantiscono comunque un enorme risparmio di tempo e denaro alle PMI.

I vantaggi dei software per la selezione del personale

Le aziende che implementano un software per la selezione del personale ottengono in primo luogo questi vantaggi:

• Organizzazione del lavoro. Il vantaggio principale che i software per la selezione del personale danno ai professionisti del settore è quello di organizzare meglio il loro lavoro. Il fatto che i curricula siano archiviati in un unico database facilmente ricercabile, il tracciamento automatico dello storico, l’organizzazione dei colloqui dalla piattaforma, la creazione di report, le videointerviste ecc. fanno sì che la gran parte delle attività possano essere svolte con un unico strumento, utilizzabile da qualunque dispositivo.
• Efficienza. La diffusione capillare degli annunci, l’ottimizzazione del form di candidatura, l’abbattimento dei tempi di screening dei candidati, il feedback costante durante il processo di selezione e tanti altri elementi concorrono a un miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dei processi di ricerca e selezione.
• Collaborazione. Grazie a un software per la selezione anche team numerosi di recruiter e hiring manager possono portare avanti le attività di recruiting in perfetta armonia, condividendo informazioni e processi senza rischiare di rivolgersi agli stessi candidati e di agire sulla base di dati superati. Un vantaggio ancora più marcato oggi che molti recruiter lavorano da remoto o in modalità ibrida.
• Riserva di candidati. Un software per la selezione del personale consente anche di creare un ricco archivio di talenti a cui poter attingere ogni volta che si apre una posizione in azienda. Per ottenere i risultati migliori il database di candidati andrà coltivato con costanza, per esempio tramite una newsletter.
• Employer branding. Un software per la selezione del personale supporta anche la strategia di employer branding. Non solo grazie al career site, di cui abbiamo già parlato, ma anche con modelli da utilizzare per gli annunci e gli scambi di messaggi con i candidati così da uniformare la comunicazione del brand, mantenendo costante il tone of voice nei loro confronti.
• Miglioramento continuo. Grazie ai dati raccolti dai sistemi di ricerca e selezione del personale e ai report disponibili è possibile analizzare i risultati raggiunti e apportare i cambiamenti necessari per migliorarli.

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