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Time to hire: come velocizzare il processo di ricerca e selezione

time to hire

In un interessante articolo pubblicato sul suo sito, lo staff di Glassdoor ha messo a confronto il time to hire di 25 paesi per cercare di capire quali fattori influenzino la velocità con la quale si assume un nuovo dipendente.

All’interno di questo confronto tra nazioni l’Italia è risultata essere tra le più “lente”, occupando il quarto posto dopo Brasile, Francia e Svizzera. Cosa non molto sorprendente, se si considera che uno dei fattori che più influenzano la velocità con la quale si porta a termine una selezione è la complessità della normativa nazionale sul lavoro.

Le nazioni con una burocrazia più leggera e in cui c’è maggiore flessibilità nelle assunzioni e nei licenziamenti, insomma, tendono ad avere un time to hire inferiore. Che l’eccesso di burocrazia sia un freno per il processo di ricerca e selezione è confermato anche dal fatto che nel Pubblico i tempi d’assunzione siano in media più lunghi che nel Privato.

Per l’Italia, Glassdoor ha calcolato una media di 36 giorni per il processo di selezione contro, per esempio, i 31,7 della Spagna, i 28,5 della Germania, il 27,5 del Regno Unito e i 23,8 degli Stati Uniti.

Ma il time to hire medio varia, ovviamente, anche in base ad altri fattori. Per esempio, il settore in cui si opera, la figura professionale che si ricerca, il grado di anzianità che interessa ecc.

Soprattutto, varia in base all’efficacia della strategia e dei processi di ricerca e selezione di un’azienda.


Come ottimizzare il vostro time to hire

Perché è importante tenere sotto controllo e ottimizzare il time to hire?

Principalmente per una questione di costi. Più dura il processo di ricerca e selezione, maggiori sono le spese che la vostra azienda sostiene e più a lungo potrebbe rimanere scoperta una posizione importante.

Anche un processo di selezione troppo veloce, però, non è consigliabile. Assumere il dipendente sbagliato per un eccesso di fretta porta in seguito a costi ingenti, soprattutto per posizioni senior e manageriali.

Per ottimizzare il time to hire della vostra azienda dovete in primo luogo essere in grado di conservare lo storico di ogni attività svolta, operazione effettuata in automatico dai software per il recruiting.

In questo modo potete analizzare periodicamente il percorso di selezione alla ricerca di possibili errori che lo stiano condizionando.

Nel marketing, una disciplina alla quale il recruiting si sta avvicinando sempre più, si parlerebbe di funnel. Un “imbuto” nel quale entra un gran numero di curricula e dal quale deve emergere soltanto il nuovo dipendente.

Analizziamolo fase per fase.


Sourcing

Quanti curricula ricevete, in media, per una nuova posizione? Quanti di questi sono effettivamente rispondenti alle nostre necessità? Quanto tempo trascorre solitamente dall’apertura di una nuova posizione alla ricezione del curriculum “vincente”?

Se le risposte a queste e altre domande simili sono insoddisfacenti, dovete migliorare la nostra capacità di attrarre candidati di valore, curando l’employer branding e sfruttando tutti i canali a disposizione (career site, job board gratuite e a pagamento, career day, social network, job board di settore, referral interni ecc.).

I migliori software per il recruiting consentono di risparmiare moltissimo tempo in questa fase, permettendovi di pubblicare gli annunci contemporaneamente sui migliori siti di ricerca del lavoro e fornendovi un Career Site graficamente accattivante.


Screening

Quanto tempo impiegate per la prima lettura dei CV e per identificare i profili da portare a colloquio? Questa fase è probabilmente la più impegnativa, soprattutto se non vi avvalete dell’aiuto di un recruiting software per la prima scrematura e se coinvolgete anche i manager di linea nella valutazione dei CV.

Se procede troppo a rilento, potrebbe essere necessario rivedere i vostri processi e allocare maggiori risorse, sia umane che tecnologiche.


Interviste

Quanto tempo trascorre dal primo all’ultimo colloquio? Quante interviste deve affrontare un candidato prima di arrivare alla fase di offerta? Ci sono abbastanza sale a disposizione per i colloqui? Avete uno strumento che vi consente di pianificarli?

Se mal organizzata, anche questa fase del processo di selezione può andare avanti per diverse settimane.

Per ottimizzare i tempi e ridurre il time to hire, molte aziende ricorrono a una prima intervista telefonica o in videochiamata, soprattutto con i candidati che dovrebbero altrimenti fronteggiare lunghe trasferte.

Nelle fasi finali, un grosso freno può essere rappresentato da un hiring manager molto occupato, che concede pochi slot per le interviste. Assicuratevi che comprenda l’importanza di questo processo, anche dal punto di vista economico.


Offerta

Tanti processi di selezione estenuanti si arenano a un passo dalla meta, nella fase di offerta. Questo è dovuto, la maggior parte delle volte, a un errore di comunicazione o una scarsa trasparenza su mansioni, tipo di contratto e retribuzione offerti durante le fasi precedenti del colloquio.

Fondamentale, quindi, avere le idee chiare fin dall’inizio su tutti questi punti.


Non solo time to hire

Il time to hire è una metrica fondamentale per qualsiasi recruiter, ma non è la sola che andrebbe curata. Altre metriche molto utili sono il numero di visite al Career Site, il numero di CV ricevuti per assunzione e la loro provenienza, il numero di colloqui per assunzione ecc.

Monitorando costantemente questi e altri KPI disporrete delle informazioni necessarie per migliorare in maniera scientifica la vostra attività di recruiting, abbattendo tempi e costi e aumentando la qualità delle assunzioni.

Puoi approfondire il discorso leggendo il nostro articolo su 5 metriche che i recruiter considerano molto utili nello svolgimento del loro lavoro o il nostro pezzo dedicato alla metrica quality of hire.




Crediti fotografici: ©ilkercelik/Fotolia.