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Tutti i vantaggi del self service nella gestione HR

accesso self service software HR

Puntualmente citato tra i trend più importanti del mondo HR negli ultimi anni, il self service è oramai una realtà per sempre più aziende.

Del resto, la possibilità di trasferire sulla quotidianità dei dipendenti tutta una serie di attività molto gravose per l’ufficio HR è solo il primo dei tanti vantaggi che offre.

Il boom del self service è stato reso possibile dalla diffusione di software per l’HR – tipicamente in Cloud – che consentono a ciascun dipendente di accedere al sistema con un proprio account personale.

Molte aziende che utilizzano questi sistemi permettono ai propri collaboratori di modificare le proprie informazioni personali, visualizzare documenti aziendali e poco altro, ma sono sempre più quelle che stanno avviando una trasformazione più profonda.

Attraverso i software HR self service è infatti possibile rendere autonomi manager e dipendenti in tantissime altre attività. Possono, per esempio:

  • aggiornare i propri dati in tempo reale;
  • caricare e scaricare documenti;
  • visualizzare il proprio cedolino;
  • effettuare la timbratura in remoto;
  • risolvere anomalie;
  • richiedere straordinari;
  • inviare e approvare richieste di assenza;
  • iscriversi ai corsi di formazione dell’azienda;
  • visualizzare presenze e voti dei corsi;
  • effettuare la valutazione di un dipendente o la propria autovalutazione e tanto altro ancora…

Il tutto accedendo al proprio account con qualunque dispositivo connesso a Internet, ovunque si trovino.


I benefici del self service nella gestione delle Risorse Umane

Come già detto, l’ufficio Risorse Umane non è l’unico a trarre giovamento dall’adozione di un sistema HR self service. Anche dirigenti e collaboratori hanno molto da guadagnare.

Vediamo i principali benefici per ciascuna categoria di utenti.


I principali vantaggi del self service per ufficio HR e azienda

Alleggerendo il pesante fardello di lavoro amministrativo e di compliance, l’ufficio HR ha maggiori risorse da dedicare ad attività strategiche e di pianificazione a lungo termine.

Non solo: con un sistema self service ogni membro del team ha la possibilità di tracciare e analizzare i risultati del proprio lavoro, svincolati da quelli di gruppo.

Inoltre distribuire i cedolini in modalità digitale e self service (ma non solo, pensiamo ad altri documenti come le schede di valutazione dei dipendenti, le schede d’intervista ai candidati o il piano ferie) riduce il consumo di carta, con un risparmio per l’azienda e un beneficio per l’ambiente.


I principali vantaggi del self service per i manager

Per i dirigenti l’utilizzo di un software HR in self service comporta in primo luogo un migliore controllo sul proprio team di lavoro.

Grazie a report e notifiche diviene molto più facile e veloce progettare il piano ferie, tenere sotto controllo i tassi di assenteismo e le spese legate agli straordinari, monitorare il grado di partecipazione al piano di formazione, valutare competenze e prestazioni ecc.

Alcuni sistemi consentono di dare un ruolo di primo piano ai manager anche nei processi di ricerca e selezione.


I principali vantaggi del self service per i dipendenti

Anche per i dipendenti il passaggio a un sistema self service dà diversi vantaggi:

  • Maggiore immediatezza. Diverse operazioni per le quali era necessario attendere l’intervento dell’ufficio Risorse Umane possono ora essere svolte subito.
  • Maggiore engagement. Il dipendente è protagonista e può agire in autonomia.
  • Maggiore accuratezza. Che sia lo stesso collaboratore ad aggiornare le informazioni e i documenti che lo riguardano è estremamente sensato: li conosce meglio di chiunque altro ed è nel suo interesse che non ci siano errori.
  • Più trasparenza. Il piano ferie, il piano di formazione, il percorso di valutazione ecc. sono sempre a disposizione del collaboratore.
  • Più chiarezza. Informazioni preziose come l’entità dello stipendio o i residui di ferie possono essere estrapolati dal software e presentati in maniera chiara all’utente, senza obbligarlo a ricercarli in un complicato cedolino.

Applicato con successo da anni a tantissimi servizi di uso quotidiano, dalla stazione di rifornimento al bancomat, il self service è oggi una soluzione irrinunciabile anche per la gestione delle risorse umane.

Il passaggio a un sistema self service non è, ovviamente, privo di sfide. Richiede un periodo di formazione iniziale per tutti i dipendenti (è quindi importante scegliere un sistema semplice e integrato) e una certa fiducia in loro.

I ritorni in termini di efficacia ed engagement sono però tali da eclissare qualunque difficoltà iniziale.




Crediti fotografici: ©Andrey Popov/Fotolia.