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Formazione e Reskilling: 15 consigli per un piano efficiente

Reskilling

Una delle chiavi principali per una forte ripresa economica dopo la crisi innescata dalla pandemia sarà la formazione.

Il reskilling e l’upskilling, ovvero l’aggiornamento e lo sviluppo delle competenze del personale per far fronte ai continui cambiamenti del mondo del lavoro, saranno fondamentali per consentire alle aziende di intercettare una ripartenza fondata su innovazione e green economy.

Si tratta di una difficile prova di maturità per le imprese italiane, storicamente poco propense a investire in quest’ambito.

Per superarla, ci sarà bisogno della giusta mentalità, di un grande lavoro di progettazione e del supporto della tecnologia.

Ecco 15 iniziative che ti aiuteranno a costruire un piano di formazione efficiente e inclusivo.


1. Identificare scopi e obiettivi del piano di formazione

Per progettare correttamente un piano di formazione aziendale bisogna aver chiari i suoi scopi.

Tra i fini più comuni figurano:

  • sviluppare le competenze interne per avere lavoratori più abili e al passo con i cambiamenti (nella tecnologia, nei processi, nelle best practice ecc.)
  • migliorare l’employer branding aziendale e attirare i migliori talenti
  • stimolare l’engagement e ridurre il tasso di turnover volontario
  • garantire il rispetto delle normative sulla sicurezza sui luoghi di lavoro e ridurre il rischio di incidenti

Identificati gli scopi principali e il loro grado di priorità, è consigliabile associarli a obiettivi concreti e misurabili seconda la metodologia SMART.

Per esempio, il piano di formazione dovrà:

  • contribuire a ridurre il turnover al 10% in due anni
  • aumentare il numero di candidature del 5%
  • mettere in regola con i corsi sulla sicurezza il 95% dei dipendenti

Non va dimenticato che gli obiettivi strategici d’impresa dovrebbero accompagnare e non soffocare gli obiettivi di crescita professionale dei singoli dipendenti.


2. Analizzare i bisogni formativi

Questa fase è strettamente interconnessa con la precedente.

Per progettare un piano di formazione, infatti, oltre a stabilirne le priorità occorre conoscere bene la situazione di partenza e quella a cui si desidera arrivare.

Bisogna quindi procedere a una analisi (mappatura) delle competenze interne e una identificazione dei gap in essere, ovvero di lacune nelle skill dei dipendenti che non permettono loro di svolgere le mansioni in maniera adeguata e/o di proseguire il percorso di carriera interno.

Questa analisi dovrebbe identificare priorità e urgenze e guidare la creazione di un piano formativo per il breve, medio e lungo termine.

In questo modo si potranno sfruttare al meglio tutti gli strumenti a disposizione dell’azienda, come la formazione finanziata, per ottenere il miglior ritorno sull’investimento.


3. Non sottovalutare la formazione obbligatoria

In quanto obbligo di legge, la formazione obbligatoria è un’adempienza che ogni azienda deve affrontare.

Il consiglio è quello di non cedere alla tentazione di fare il meno possibile.

Se gestita in maniera efficiente, la formazione obbligatoria può infatti portare del valore aggiunto, a iniziare dal fondamentale apporto alla sicurezza del personale, tema ancora attuale visto il gran numero di morti bianche che si verificano ogni anno.

Bisogna scegliere corsi validi, che siano di persona, blended o online, e approfittare del supporto di un software che gestisca le scadenze e le certificazioni.

Anche i dipendenti seguiranno i corsi con maggiore attenzione se percepiranno che l’azienda dà loro il giusto valore.


4. Farsi supportare dalla tecnologia

La formazione è uno di qui processi HR per cui molte aziende tendono ancora ad accontentarsi del supporto di fogli di lavoro e a non investire in software dedicati.

Il risultato è un piano di formazione poco trasparente e interattivo, che richiede una enorme mole di data entry, rende molto difficile la gestione dei KPI e anno dopo anno va ricreato quasi per intero.

Molto meglio affidarsi a un Learning Management System che dia accesso in self service ai dipendenti, in modo da coinvolgerli attivamente nel processo formativo.

Tra gli altri vantaggi di questi sistemi:

  • tracciamento dello storico dei corsi fatti, dei voti ricevuti, delle certificazioni conseguite
  • rilevazione delle presenze ai corsi
  • assegnazione delle competenze guadagnate
  • erogazione del materiale didattico
  • invio di notifiche e reminder
  • possibilità di erogare corsi online

5. Sfruttare micro learning e mobile learning

Nel mondo del lavoro moderno è sempre più complicato per manager e dipendenti ritagliarsi diverse ore consecutive da dedicare alla formazione, senza rischi di essere interrotti da urgenze e attività importanti.

Per questo le aziende devono utilizzare innovazioni recenti come il micro learning e il mobile learning, offrendo contenuti spezzettati in pillole formative “consumabili” in sessioni molto brevi, anche tramite smartphone.

Questo non vuol dire offrire corsi più superficiali, ma suddividere gli stessi contenuti in più sessioni consecutive, organizzate come fossero playlist.


6. Saper scegliere quando esternalizzare

Produrre internamente i contenuti della formazione e farla erogare dai propri dipendenti non è una scelta sbagliata, ma va adottata solo nelle giuste circostanze.

Per esempio, è una buona idea quando vanno trasmesse competenze e conoscenze tecniche specifiche sui processi interni, difficili da trovare al di fuori dell’azienda.

O, ancora, quando si tratta di trasmettere valori che hanno a che fare con la mission e il clima aziendale.

Quando è il momento di formare i dipendenti su competenze trasversali o meno specialistiche, invece, è più efficiente rivolgersi a formatori esterni, che possiedono materiali didattici rodati e personale specializzato nell’ambito.

In questo modo si evita anche di sottrarre tempo prezioso ai propri colleghi, che oltretutto non sono formatori per mestiere e potrebbero non essere abili nell’insegnamento.


7. Non concentrarsi solo su manager e team leader

Alcune aziende scelgono di investire solo nella formazione delle risorse apicali, pensando così di ottenere il miglior ritorno sull’investimento.

Anche se è fondamentale sviluppare le soft skill di chi ha ruoli manageriale e di gestione di un team, questa scelta raramente paga.

Il resto del personale ha infatti un ruolo altrettanto vitale per il successo dell’azienda. Privandolo di opportunità di formazione sarà impossibile far emergere il potenziale di ognuno, così come sviluppare le risorse interne e far loro intraprendere percorsi di carriera.

L’azienda sarà così costretta a cercare e assumere nuove figure all’esterno, una via più costosa rispetto allo sviluppo delle risorse interne.


8. Tracciare i KPI

I progetti che riescono a dimostrare con i numeri la loro efficacia sono quelli destinati a mettere radici in azienda e a ottenere il supporto necessario per proseguire nel tempo.

Riuscire a calcolare un ROI completo per la formazione aziendale è il sogno di ogni dipartimento HR, ma l’enorme numero di variabili in gioco lo rende molto difficile.

La maggior parte delle aziende, in particolare le PMI, possono dirsi soddisfatte di tracciare metriche quali:

  • Costo di formazione per dipendente. L’investimento medio dell’azienda per la formazione di un dipendente è un buon indicatore da cui partire per valutare l’efficacia del piano formativo.
  • Tasso di frequenza dei corsi. Traccia quanto è attiva la partecipazione dei dipendenti ai corsi di formazione aziendali.
  • Efficacia della formazione. Monitorata tramite survey ai dipendenti, fa comprendere se e quanto i corsi sostenuti siano stati utili per migliorare la loro produttività.

9. Non pensare solo alle hard skill

Storicamente, molti piani di formazione aziendale si sono concentrati sullo sviluppo delle competenze più tecniche.

Questo da un lato faceva sì che la parte meno tecnica e specializzata dell’organico fosse esclusa dalla formazione, dall’altro impediva la crescita delle soft skill, oggi ritenute fondamentali per il successo di una impresa.

In un periodo di profonda trasformazione, infatti, i dipendenti devono sviluppare competenze che consentano loro di governare il cambiamento senza esserne travolti. Pianifica, quindi, corsi di formazione per acquisire e coltivare soft skill quali flessibilità, problem solving, leadership e decision making.


10. Utilizzare l’onboarding anche per la formazione

Complice lo smart working e il futuro ibrido del lavoro, l’inserimento in azienda di nuovo personale è un processo sempre più delicato. Per supportarlo e governarlo, molte aziende stanno implementando percorsi di onboarding nelle loro piattaforme di gestione HR, sfruttando strumenti interattivi come il workflow.

Prevedere della formazione durante l’onboarding ha tanti vantaggi. Serve a far sentire subito coinvolto il dipendente e a trasmettergli la vicinanza dell’azienda, fa in modo che l’inserimento sia meno traumatico e più rapido, consente al nuovo assunto di conoscere i colleghi che tengono le lezioni ecc.


11. Integrare la formazione in ogni cambiamento

Per far sì che i dipendenti percepiscano l’utilità della formazione bisognerebbe renderla parte integrante di ogni cambiamento in azienda, sia che si tratti della riorganizzazione di un processo che dell’introduzione di nuovi strumenti.

Quando si sceglie di utilizzare un nuovo CRM, per esempio, andranno quindi previste delle ore di formazione per tutti coloro i quali ne faranno uso.

In questo modo i dipendenti metteranno immediatamente in pratica quanto imparato e il cambiamento avrà maggiori possibilità di successo.


12. Approfittare dei Fondi interprofessionali

Tutte le imprese possono usufruire della formazione finanziata destinandole la quota dello 0,30% dei contributi versati all’INPS e aderendo a un Fondo Interprofessionale.

Dato che non si tratta di una spesa aggiuntiva è un’occasione da non perdere per qualunque azienda e in particolare per le PMI, sempre alle prese con problemi di budget per la formazione.

Tra i vantaggi del ricorrere ai fondi interprofessionali troviamo:

  • Risparmio economico, in media attorno al 50%
  • L’accesso a un’offerta ampia, qualificata e diversificata
  • La creazione di partnership interessanti con realtà qualificate

Questa modalità non soddisfa comunque tutte le esigenze formative di un’azienda per una serie di limiti:

  • Comporta tempi lunghi di approvazione e validazione, anche per via di possibili accordi sindacali. Non è quindi adatta a esigenze di breve termine.
  • I progetti formativi devono spesso essere redatti più sulla base degli avvisi che sulle reali esigenze aziendali
  • Non comprende le modalità formative più moderne e flessibili e la qualità non sempre è elevata.

13. Valutare il Fondo nuove competenze

Istituito dal decreto Rilancio, il Fondo nuove competenze ha ricevuto ulteriori finanziamenti e dovrebbe proseguire la sua opera grazie ai fondi europei del Recovery Plan.

Grazie a questo programma, le aziende possono realizzare intese di rimodulazione dell’orario di lavoro in base alle quali una parte di questo viene dedicata a percorsi formativi finanziati.

Questi accordi devono identificare i fabbisogni del datore di lavoro per nuove competenze legate all’introduzione di innovazioni di vario genere in azienda o prevedere uno sviluppo delle competenze del lavoratore per aumentarne l’occupabilità.

È necessario inoltre allegare alla richiesta una valutazione delle competenze del lavoratore, dei suoi bisogni formativi e l’attestazione degli obiettivi conseguiti.

È l’ANPAL a stabilire l’importo del finanziamento da riconoscere all’azienda.


14. Costruire un piano flessibile

Visto il continuo mutare delle esigenze e della forza lavoro il piano di formazione deve essere dinamico, in grado di assecondare nuove esigenze come la necessità di formare più dipendenti del previsto o di sviluppare competenze diventate all’improvviso indispensabili.

Occorrerà grande attenzione nella pianificazione del budget e un supporto tecnologico che consenta di modificare rapidamente il piano formativo. Non si potrà, invece, fare affidamento soltanto sulla formazione finanziata, che richiede lunghi tempi di preparazione.


15. Reclamizzare il proprio piano di formazione

Uno dei fattori che spingono i candidati ad accettare l’offerta di un’azienda piuttosto che un’altra è la presenza di opportunità di formazione e crescita.

Ecco perché un piano di formazione non solo va realizzato, ma anche adeguatamente pubblicizzato.

È infatti un ottimo strumento non solo per la retention del personale, ma anche per attrarre i migliori talenti. Assicurati che la pagina Carriere della tua azienda dia il giusto risalto ai percorsi di formazione interni.




Credito fotografico: ©Denys Rudyi/Adobe Stock

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