La trasformazione digitale dei processi HR è una delle sfide principali per l’ufficio Risorse Umane.
Si tratta di rivoluzionare il modo in cui il team HR lavora ogni giorno, riducendo i task ripetitivi, digitalizzando i documenti, rendendo più efficienti i processi e spostando risorse e attenzione sulle attività strategiche e relazionali.
Ma non solo.
La trasformazione digitale riguarda tutta l’azienda. I progetti di HR digital trasformation devono essere incentrati sui dipendenti, proponendo modi più efficienti, trasparenti e interattivi di lavorare, superando i silos aziendali e favorendo il coinvolgimento e la collaborazione di tutti i membri dell’organizzazione.
Come ogni cambiamento profondo, la trasformazione digitale delle Risorse Umane comporta dei rischi.
Ecco alcuni errori che possono gravemente compromettere la riuscita del progetto sono.
1. Pensare che sia una scelta
Oggi, la digitalizzazione HR non è più una scelta, ma una necessità per le aziende che vogliono crescere, avere successo e competere sul mercato.
Anche le piccole e medie aziende dovranno attrezzarsi per questo cambiamento, necessario per continuare a competere con le imprese più grandi. Le aziende che non abbracceranno la digitalizzazione non saranno più in grado di raggiungere un adeguato livello di efficienza ed engagement e di attrarre e mantenere i migliori talenti.
Per fortuna esistono sul mercato tante piattaforme HRM capaci di accompagnare le PMI nella digitalizzazione dei loro processi con costi e tempi per loro sostenibili.
2. Complicare invece di semplificare
La digitalizzazione deve portare a una semplificazione del lavoro e a un aumento dell’efficienza, secondo i dettami della filosofia agile.
Bisogna quindi rifuggire la tentazione di digitalizzare contemporaneamente ogni aspetto della gestione dei dipendenti e procedere per gradi, occupandosi di un’area di interesse alla volta: recruiting, portale del dipendente, formazione, valutazione delle performance ecc.
Il rischio, altrimenti, è quello di impantanarsi in progetti faraonici che non vedono mai la luce.
3. Esagerare con il numero di tool
Durante la pandemia, diverse aziende hanno rapidamente espanso il numero di applicativi impiegati per rispondere a nuove sfide ed esigenze.
La frammentazione dei processi su numerose piattaforme porta però da un lato a grandi costi di integrazione tecnologica e dall’altro a una scarsa efficienza. I dipendenti “sprecano” infatti tanto tempo nel passaggio da uno strumento all’altro e fanno fatica a padroneggiarli tutti, soprattutto se li utilizzano soltanto occasionalmente.
Dove possibile, conviene quindi utilizzare gli strumenti di suite HRM complete e integrare software verticali soltanto per le aree più innovative o specializzate.
4. Tarare il progetto sulle competenze digitali dell’ufficio HR
I progetti di HR digital transformation moderni sono incentrati sull’esperienza dei dipendenti e sulla loro interazione autonoma con i processi che li riguardano.
Per questo bisogna guardare a processi e tecnologie introdotti con l’occhio dei dipendenti con le minori competenze digitali e non con il proprio.
Più le soluzioni digitali adottate dall’azienda saranno semplici da usare, minori saranno le skill digitali necessarie per utilizzarle. In questo senso, scegliere un provider che disponga di una app per smartphone è un grande vantaggio, dato che tutti i dipendenti hanno familiarità con questo strumento.
Software e app messi a disposizione dei dipendenti devono avere un’interfaccia semplice e intuitiva.
5. Non investire in formazione
I dipendenti sono i destinatari del progetto di HR digital transformation ed è compito del dipartimento Risorse Umane metterli nelle condizioni di sfruttarlo appieno.
Per questo occorre stimolare la creazione di una cultura digitale in azienda, che porti i dipendenti a sviluppare competenze digitali da applicare alle pratiche di lavoro e alla cultura aziendale. Lo strumento più adatto per ottenere questi risultati è la formazione.
6. Non controllare le performance
Per valutare l’esito di un progetto di HR digital transformation è importantissimo effettuare un confronto tra le performance che si ottenevano prima del progetto e quelle raggiunte alla sua conclusione.
Il monitoraggio delle performance dovrà continuare regolarmente nel tempo accompagnando i tentativi di affinare strumenti e processi.
Per fortuna, la maggior parte delle piattaforme HRM comprende strumenti di HR analytics con cui produrre report e statistiche utili.
7. Scegliere il partner tecnologico sbagliato
Nella scelta del provider a volte non si dà sufficiente peso alla semplicità d’uso e alla flessibilità, con il risultato che i sistemi introdotti non si adattano ai cambiamenti aziendali e risultano difficili da utilizzare per i dipendenti.
Altri elementi da valutare attentamente in fase di software selection sono la qualità del servizio di assistenza, espressa da alcuni KPI di riferimento come lo SLA (Service Level Agreement), e la presenza di guide e manuali online per l’utilizzo self-service dello strumento.
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