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La console GDPR

La console GDPR

Una delle innovazioni principali apportate alla suite Altamira HRM nel corso del 2018 è stata la console GDPR.

Era fondamentale, infatti, fornire ai nostri clienti uno strumento efficace per gestire diversi capisaldi della nuova normativa come l’informativa ai candidati, la gestione e il tracciamento del consenso e le policy di data retention.

Lo strumento, configurato in automatico sui nuovi clienti, nei prossimi mesi sarà implementato universalmente con tutte le funzionalità su tutti gli account.

Ne anticipiamo qui di seguito il funzionamento.


Per accedere alla console GDPR occorre fare click su Impostazioni -> Account -> GDPR


console GDPR

In questa sezione è possibile aggiungere una nuova informativa o una nuova policy facendo click sul pulsante Nuovo e selezionando l’opzione desiderata.


console GDPR

È anche possibile visualizzare l’elenco delle informative e policy attualmente in uso, sia per i dipendenti che per i candidati, e preservare lo storico di quelle superate.


Le informative

Vediamo il dettaglio di una informativa per i candidati, in questo caso il modello standard fornito da Altamira ai suoi clienti e frutto della collaborazione con un importante studio Privacy.


informativa privacy

L’informativa può essere destinata ai dipendenti o ai candidati e la si può inserire in 3 diverse modalità: come testo (come nell’esempio qui sopra), come file o come link a un testo presente su una pagina web.

Questa è l’informativa che verrà mostrata agli utenti in fase di candidatura sul career site aziendale.


Le policy

Passando alle policy sulla privacy, ecco una schermata di esempio di una policy per i candidati.


policy

In questa sezione è possibile svolgere una serie di attività, tra le quali:

  • Personalizzare la propria informativa con i dati aziendali
  • Scegliere a quale career site e a quale lingua associare la policy
  • Visualizzare un’anteprima dell’informativa (molto utile dato che una volta attiva una policy non è più modificabile, ma solo disattivabile)
  • Richiedere ulteriori consensi oltre a quello per il trattamento dei dati ai fini della selezione.

La data di inizio e di fine validità vengono impostate in automatico quando si attiva e quando si disattiva la policy.

Importantissima anche la durata del trattamento, che serve a stabilire quali CV andranno a confluire nel workflow di cancellazione dei dati.

Cliccando sul nome dato a una durata del trattamento, si possono visualizzare i CV selezionati automaticamente in base ai dati impostati (data di riferimento e il numero di mesi, vedi sotto).

Per inserire una nuova durata del trattamento, occorre fare click sul pulsante Nuova durata del trattamento.


data retention

Nella schermata che si apre, è possibile associare la nuova durata a un workflow (ne parleremo più avanti) e, soprattutto, specificare da quale momento abbia inizio il conteggio dei mesi: dalla data di ultima modifica del candidato, dalla data di ultima modifica operata sul backoffice o dall’ultima modifica in generale.

Altro campo importante da riempire è quello che specifica i mesi di permanenza nel cestino.


Il workflow di cancellazione dei CV

Questo strumento avanzato gestisce il processo automatico di cancellazione di quei profili per i quali il consenso al trattamento dei dati è scaduto.

Per accedervi, è necessario fare click su Impostazioni -> Applicazioni -> Workflow e cercare il Workflow di cancellazione dei CV.


workflow

Di default, il workflow funziona in questo modo:

  • Prima email di notifica al candidato a 30 giorni dalla scadenza del consenso;
  • Seconda email di notifica al candidato a 15 giorni dalla scadenza del consenso;
  • Cancellazione del profilo e invio di una email di notifica al candidato.

Per interrompere il processo di cancellazione, il candidato non deve far altro che accedere alla piattaforma tramite un pulsante presente nell’email e aggiornare il suo consenso.

Il workflow (così come accade per tutti i flussi di lavoro della piattaforma, da quello di selezione a quello di approvazione delle assenze) può essere personalizzato inserendo più avvisi, alterando gli intervalli di tempo tra una email e l’altra, cambiando il contenuto del messaggio ecc. Si tratta, ovviamente, di una modifica che richiede una conoscenza avanzata degli strumenti di configurazione.



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