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Febbraio 24, 2022

Soluzioni HR per le PMI: i software indispensabili

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Più un’azienda cresce, più ha bisogno di strutturare e rendere efficienti le sue attività di gestione delle risorse umane.

Per restare competitiva deve infatti trovare candidati di valore e trasformarli in dipendenti soddisfatti e motivati, continuando a sviluppare le loro competenze nel tempo. Aumenta la quantità di dati e documenti da gestire e la complessità dei processi, mentre diminuisce il tempo che il management e le risorse umane possono dedicare a ciascun collega.

Ben presto, una gestione con strumenti generici come i fogli Excel diventa quindi inefficace e c’è bisogno di introdurre soluzioni HR specifiche.

Ecco i primi applicativi di gestione HR che dovrebbe adottare.



Software paghe

Le tante regole in materia di retribuzione e la necessità di elaborare ogni mese i dati delle presenze fanno sì che la creazione delle buste paga sia un’operazione complessa. Essa richiede da una parte il supporto di una soluzione HR dedicata e dall’altra il know how necessario a non commettere errori su un processo così delicato per il dipendente.

Questo spiega perché la maggior parte delle PMI non utilizzino un software interno ma preferiscano affidare la gestione delle retribuzioni in outsourcing, tipicamente a un consulente del lavoro.

L’azienda trasmette quindi i dati sulle presenze dei dipendenti al consulente, che si occupa della produzione dei cedolini.

L’utilizzo di un software interno non è comunque una scelta da scartare a priori per una piccola azienda, l’importante è avere qualcuno con le giuste competenze per essere certi di non commettere errori.



Software di rilevazione presenze

Senza il supporto di un software dedicato tracciare le presenze dei dipendenti diventa impossibile già con un numero ridotto di dipendenti, soprattutto se si hanno numerosi orari e turni di lavoro.

Le complesse regole aziendali di abbuono e flessibilità, di maturazione dei buoni pasto, di tracciamento degli straordinari ecc. possono infatti essere replicate nella soluzione HR per la rilevazione presenze prescelta, riducendo di molto il carico di lavoro sull’amministrazione.

Questi sistemi, un tempo on premise e utilizzati soltanto dall’addetto alle presenze, sono oggi erogati in Cloud, una tecnologia fondamentale per gestire una forza lavoro ibrida.

Le soluzioni moderne hanno adottato interfacce più semplici e danno accesso self-service ai dipendenti, in modo da delegare loro non solo la timbratura, ma anche la gestione delle assenze, la richiesta degli straordinari e la risoluzione degli errori.

Una funzionalità importante di questi programmi è la capacità di creare tracciati leggibili dal software paghe aziendale o da quello del consulente del lavoro. La soluzione ideale è implementare un automatismo completo che ogni mese esporti i dati dalla soluzione per le presenze e li importi nel software paghe per l’elaborazione dei cedolini, ma quando il numero dei dipendenti non è troppo elevato alcuni di questi passaggi possono essere svolti manualmente.

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I software moderni per la rilevazione delle presenze hanno anche un’interfaccia gradevole e funzionale. Un esempio tratto da Altamira Presenze.



Software di gestione dei dipendenti

Se i software HR moderni fossero ancora semplici collettori di anagrafiche, tante piccole aziende farebbero bene ad accontentarsi dei propri fogli Excel.

La realtà, però, è che questi strumenti – pur mantenendo un costo abbordabile proporzionato alle dimensioni di una azienda – sono ormai ricchi di feature a cui non si dovrebbe rinunciare.

Ecco alcuni esempi di ciò che una buona soluzione HR per la gestione dei dipendenti consente di fare:

  • Fornire un portale in cui i dipendenti possono inserire e aggiornare i propri dati e ricevere comunicazioni dall’azienda
  • Dematerializzare l’archivio cartaceo aziendale, con accesso in contemporanea a tutti i documenti da qualunque dispositivo, a seconda dei permessi del profilo utente
  • Distribuire i cedolini e le informazioni retributive in modo chiaro ed efficace
  • Firmare i documenti elettronicamente
  • Creare e aggiornare l’organigramma aziendale
  • Automatizzare i processi HR per renderli più efficienti: per esempio la fase di onboarding di un nuovo dipendente, l’assegnazione dei benefit e dei dispositivi di protezione individuale (DPI), la pianificazione delle visite mediche ecc.
  • Tracciare e rendicontare le attività svolte
  • Visualizzare report e statistiche sulla forza lavoro


  • Applicant Tracking System (Software per il recruiting)

    In passato le soluzioni HR per il recruiting erano appannaggio delle grandi aziende, in quanto il costo non indifferente era giustificato solo da un alto numero di ricerche di lavoro l’anno.

    Oggi molti produttori hanno una versione light dell’ATS (Applicant Tracking System) pensata per chi ha esigenze semplici e budget ridotto. Basta dover effettuare un paio di selezioni l’anno per trarre vantaggio dalle funzionalità principali di questo strumento.

    Anche piccole aziende possono infatti:

    • Aumentare la visibilità degli annunci grazie al multiposting, un sistema che li diffonde all’istante su un gran numero di portali del lavoro e social network
    • Coltivare un database di candidati proprietario a cui attingere nel momento del bisogno
    • Ridurre i tempi di screening e il ricorso a società di selezione e di somministrazione, abbattendo i costi
    • Migliorare l’esperienza dei candidati con career site gradevoli, form di candidatura snelli e feedback continui durante il processo di selezione

    Trovare e assumere le persone giuste è di cruciale importanza per una PMI, dato che ogni dipendente può fare davvero la differenza. Per questo tutte le startup e le piccole e medie imprese che desiderano crescere e affermarsi sui mercati internazionali dovrebbero dotarsi di una soluzione per il recruiting.

    multiposting Altamira Recruiting

    Una delle feature più rilevanti per le PMI è il sistema di multiposting, che aumenta le chance di ricevere candidature ai propri annunci. Ecco quello di Altamira Recruiting.



    Soluzione HR per la formazione

    La formazione è uno degli ambiti HR meno digitalizzati nelle aziende. Questo contesto riflette da un lato gli scarsi investimenti che molte aziende fanno in questo campo e dall’altro la convinzione che basti qualche foglio Excel per tenere insieme un piano di formazione.

    Upskilling e reskilling sono però diventate priorità talmente evidenti da star spingendo anche le PMI a un deciso cambio di rotta.

    Il primo passo per una gestione più efficace del piano di formazione è quella di adottare un LMS o Learning Management System. Questa soluzione per la formazione porta subito diversi vantaggi:

    • Riduzione del data entry e maggiore precisione delle informazioni
    • Gestione automatica delle scadenze delle certificazioni
    • Pianificazione di percorsi formativi che rafforzano le competenze necessarie per ogni ruolo
    • Maggiore trasparenza e coinvolgimento dei dipendenti
    • Possibilità di tracciare KPI sulla formazione, identificando i corsi più frequentati e ricevendo feedback sulla qualità dei docenti
    • Delega di parte dell’organizzazione (appello, distribuzione del materiale didattico, esami ecc.) ai docenti

    Tutte le aziende che investono sulla formazione dovrebbero dotarsi di una soluzione tecnologica dedicata, a prescindere dalle loro dimensioni.



    Software per la valutazione del personale

    La valutazione del personale non è un’attività destinata solo alle grandi aziende. Un sistema digitale per l’MBO, in particolare, dovrebbe essere adottato da qualunque realtà che voglia lavorare per obiettivi, responsabilizzando i dipendenti e premiando il merito.

    L’utilizzo di questi strumenti è aumentato a partire dal 2020, vista la necessità di collaborare con persone a distanza. Le dimensioni non sono un ostacolo: anche aziende con meno di 10 dipendenti ma con una struttura agile (nessuna sede fisica e collaborazione a distanza) scelgono di introdurre sistemi di questo tipo al posto di un tradizionale tracciamento del tempo lavorato.

    Anche la valutazione delle competenze è un’attività vitale per le PMI, che devono sfruttare al massimo le potenzialità dei propri dipendenti per essere competitive.

    Le soluzioni digitali per il performance management hanno il merito di rendere interattivi e coinvolgenti i processi di valutazione, aumentando il tasso d’adozione e l’engagement dei dipendenti. Restituiscono inoltre un quadro preciso delle performance e delle competenze presenti in azienda.



    Software di gestione ferie e permessi

    All’apparenza, la gestione ferie potrebbe sembrare un’attività che non necessita di un software dedicato. Se si indaga sui propri processi, però, ci si renderà conto della mole di tempo che richiede a tutti gli attori e del grado di insoddisfazione che può generare quando non è gestita in maniera efficiente.

    Una soluzione HR per la gestione delle assenze mette a disposizione delle aziende:

    • Un processo approvativo digitale corredato di notifiche che riduce i tempi di approvazione e le dimenticanze
    • Contatori automatici dei residui che aiutano i dipendenti a spendere correttamente il proprio monte ferie e permessi
    • Un calendario condiviso che facilita l’organizzazione all’interno del team
    • Report e statistiche sull’assenteismo

    Il tempo risparmiato da tutti e la maggiore efficienza del processo ripagano ampiamente l’investimento in un software.

    Alcune piccole aziende con orari di lavoro molto semplici scelgono di non utilizzare un software per la rilevazione presenze ma soltanto una soluzione dedicata alla gestione delle ferie e dei permessi.

    I report creati da questi strumenti permettono infatti al consulente del lavoro di ricreare per difetto le presenze del personale.



    Software per la gestione delle note spese

    Anche se da un paio di anni il numero di trasferte si è ridotto nella maggior parte delle aziende, una soluzione per la gestione delle note spese resta uno dei moduli amministrativi più richiesti sul mercato.

    Se il volume di trasferte è alto, anche una piccola azienda può trarre vantaggio da un sistema più efficiente di una semplice email.

    Esistono software molto sofisticati dedicati alle note spese o si possono scegliere moduli integrati in altre soluzioni HR, tipicamente software per la gestione delle ferie o per la gestione dei dipendenti, meno evoluti ma con il vantaggio di far parte di un sistema più ampio.




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