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Maggio 19, 2016

Promozioni interne: come premiare il merito senza creare tensioni

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Nel mondo delle risorse umane e del recruiting, si pone fortemente l’accento sull’impatto di un’assunzione sbagliata. Tanto che numerosi articoli si spingono fino a calcolarne il costo, stimandolo in decine o centinaia di migliaia di euro a seconda della rilevanza del ruolo ricoperto.

Del resto, assumere un dipendente che si rivela ben presto inadatto alla posizione comporta nuovi costi di ricerca e selezione, di formazione dei nuovi arrivati, di tutoraggio, inserimento ecc. A cui si aggiungono altrettanti costi indiretti, come la perdita di produttività, il sovraccarico di lavoro per i colleghi e il danno reputazionale.

Poco si parla, invece, di quanto possa costare a un’azienda promuovere la persona meno adatta.

Eppure, le conseguenze possono essere persino peggiori, soprattutto a livello di clima aziendale. Questo perché le assunzioni, al contrario delle promozioni, sono per lo più legate a posizioni di ingresso in azienda, con minori responsabilità e un rischio inferiore di turbare il delicato equilibrio di relazioni e gerarchie.

Cosa si intende per promozione

Si parla di promozione interna quando, per ricoprire un ruolo scoperto, l’azienda sceglie di dare maggiori responsabilità a un proprio dipendente piuttosto che procedere all’assunzione di una nuova risorsa.

La promozione è parte del processo di mobilità interna, attraverso il quale un’impresa offre ai propri dipendenti l’opportunità di fare nuove esperienze in altri ruoli, team o sedi. La promozione implica tipicamente uno spostamento verticale, verso un ruolo con maggiori responsabilità rispetto all’attuale, ma si parla anche di promozione orizzontale (quando si cambia ruolo ma non livello, andando a sviluppare nuove competenze) o promozione funzionale (passando, per esempio, da un ruolo operativo a uno gestionale).

Le conseguenze di una promozione sbagliata

Identificare la persona giusta da promuovere, in alcune circostanze, può essere un vero rebus.

Le conseguenze, quando si sbaglia la scelta e si premia un profilo controverso, possono essere importanti, sia per l’ambiente di lavoro che per l’operatività.

Ecco alcuni effetti comuni sul team di lavoro:

Malcontento. Una promozione ritenuta ingiusta dagli altri dipendenti può causare malcontento non solo in chi si riteneva un candidato migliore per quella posizione, ma anche in chi si trova a essere guidato dalla figura promossa. Dipendenti scontenti non restano a lungo in azienda e non ne parlano bene, minandone l’employer branding.
Mancanza di fiducia. Se i dipendenti mettono in dubbio la capacità di giudizio del management, la sua autorità ne risulta indebolita e anche le decisioni prese in altri ambiti vengono accolte con maggiore scetticismo.
Calo della produttività. La perdita di entusiasmo e fiducia si riflette anche nella produttività dei dipendenti, che non fanno sforzi extra per chi, evidentemente, non è in grado di riconoscere chi merita davvero.

Gli effetti più comuni sull’azienda, invece, sono:

Danni al business. La collocazione di un profilo non meritevole in una posizione di maggiore responsabilità può avere effetti negativi sul business aziendale. Più l’azienda è piccola e il ruolo cruciale, più gli impatti saranno negativi.
Aumento del turnover. Una delle principali motivazioni che spinge un lavoratore a cambiare lavoro è il cattivo rapporto con il proprio superiore. Un’azienda che ha promosso in una posizione di leadership una persona che non è in grado di ricoprirla adeguatamente potrebbe dover fronteggiare improvvise dimissioni nel team.

Perché è importante promuovere

Anche se promuovere un dipendente interno espone l’azienda a questo tipo di rischi, non bisogna certo smettere di farlo.

Avere una politica di promozioni attiva e dinamica, al contrario, è importante, dato che l’eccessiva stagnazione porta anch’essa conseguenze negative, molto simili a quelle precedentemente discusse. Per esempio:

Scarsa retention. I dipendenti non sono particolarmente motivati a restare in un’azienda che non offre loro alcuna prospettiva di crescita.
Basso morale. Anche il personale che decide di proseguire il suo rapporto di lavoro con l’azienda non è immune a questo clima di sfiducia, con un calo del morale che potrebbe tradursi in un aumento delle assenze, una maggiore resistenza al cambiamento, un calo della produttività ecc.
Aumento dei costi. Perdere un dipendente e doverlo sostituire costa a un’azienda molto più che trattenerlo offrendogli una promozione, così come ricercare una figura all’esterno comporta maggiori costi rispetto a una promozione interna.

Non va poi dimenticato che anche assumere dall’esterno, come visto in apertura d’articolo, ha i suoi pericoli: anche un processo di selezione scrupoloso può portare alla scelta di un profilo che poi, per motivi di competenze, esperienze, soft skill, fit culturale ecc., si rivela inadeguato.

Una politica di promozioni attiva e dinamica non è necessariamente molto costosa per l’azienda. Non tutte le promozioni, infatti, devono per forza comportare uno scatto di stipendio per essere apprezzate da un dipendente.

Anche un aumento delle responsabilità, una nuova qualifica, un upgrade delle mansioni, nuovi benefit, l’accesso a corsi di formazione ecc. sono piccoli passi in avanti che aumentano la retention e l’entusiasmo di chi lavora in azienda.

Come evitare errori nelle promozioni

Facciamo un passo indietro e cerchiamo di capire come evitare errori nelle promozioni.

Iniziamo con identificare quattro strumenti che possono aiutare un’azienda non solo a identificare il lavoratore più meritevole di una promozione, ma anche a prepararlo per questo salto:

La policy sulle promozioni
I percorsi di carriera
I piani formativi
I processi di valutazione

La policy sulle promozioni

Redarre una policy aziendale sulle promozioni è il primo passo per garantire equità e trasparenza nel processo decisionale.

Questo documento deve identificare i criteri con cui vengono selezionate e valutate le candidature interne per una promozione, i requisiti necessari per accedervi in termini di esperienze e competenze e le modalità con cui vengono prese e comunicate le decisioni.

Spesso, le policy sono strettamente connesse con i risultati che i lavoratori ottengono nei loro percorsi formativi e di valutazione.

I percorsi di carriera

Costruire piani di carriera e condividerli con i dipendenti è un’ottima strategia per programmare l’evoluzione della forza lavoro nel medio e lungo termine e guidare il processo di promozione interna.

Grazie ai percorsi di carriera, che andrebbero condivisi con il personale fin dal primo giorno, manager e dipendenti sono perfettamente allineati sulle competenze ed esperienze necessarie per ricoprire determinati ruoli.

Le decisioni sulle promozioni, quindi, non sono più scelte improvvisate, ma frutto di un’attenta pianificazione e di un processo trasparente.

Grazie ai percorsi di carriera, inoltre, è possibile disegnare anche i giusti piani formativi, in modo che a essere premiati siano i dipendenti che hanno sviluppato le proprie competenze nella direzione giusta.

I piani formativi

Ogni posizione lavorativa richiede un particolare skillset. Per preparare un lavoratore alla possibilità di essere promosso a una nuova posizione occorre quindi fargli sviluppare tutte le competenze necessarie per ricoprirla.

Più si sale nell’organigramma e più si iniziano a gestire collaboratori, maggiore sarà la rilevanza che le soft skill avranno nei piani di formazione rispetto alle hard skill.

Se avremo cura di preparare l’organico per tempo alle nuove opportunità di crescita, sarà più difficile sbagliare una promozione.

I percorsi di valutazione

Lo strumento più importante per assicurarsi che le promozioni premino il merito e facciano emergere il potenziale dei dipendenti è il sistema di performance management.

Non avere un programma di valutazione del personale non solo rende opache le promozioni, ma priva i dipendenti di un valido strumento per capire cosa l’azienda voglia da loro e quale direzione intraprendere per la propria crescita professionale.

Un buon metodo per prendere le decisioni legate alle promozioni è fondarle su un misto di valutazioni qualitative e quantitative come queste:

L’opinione del manager che ha lavorato a stretto contatto con i candidati in lizza. È un’indicazione soggettiva che può essere influenzata da tanti fattori, ma dalla quale non si può prescindere.
La valutazione sul raggiungimento degli obiettivi designati, sfruttando sia il giudizio quantitativo che i commenti qualitativi del valutatore.
Il confronto tra le competenze del candidato alla promozione e quelle necessarie a ricoprire la nuova posizione e l’analisi degli eventuali gap riscontrati.
L’analisi del potenziale del dipendente e quindi della sua capacità di apprendere e sviluppare nuove competenze, del suo livello di intelligenza emotiva e dello spirito di iniziativa che sa mettere in campo.
L’opinione dei colleghi: quanto è facile collaborare con lui, quanto è proattivo, come affronta le difficoltà ecc.
Se disponibili, i dati di engagement: tasso di completamento dei corsi, partecipazione agli eventi aziendali, punteggi nelle piattaforme di gamification, allineamento alla cultura aziendale ecc.

Come comunicare le decisioni sulle promozioni

Occorre prestare attenzione anche al modo in cui una promozione viene comunicata.

Partiamo dalla persona promossa. Per prima cosa, occorre assicurarsi che sia interessata al cambio di posizione: non è affatto da escludere che un lavoratore possa preferire restare nel proprio ruolo per non dover gestire maggiori responsabilità, frequenti spostamenti, orari di lavoro più lunghi ecc.

In secondo luogo, la promozione va sempre comunicata privatamente, ringraziando il collaboratore per il lavoro svolto fino a quel momento, spiegandogli le motivazioni dietro la scelta e presentandogli tutte le opportunità che questo cambio di ruolo offre. In questa fase, o in un secondo momento, conviene anche concordare una modalità di check-up sull’andamento della nuova esperienza. Organizzare un piano di formazione e onboarding per il nuovo ruolo, strutturare un nuovo processo di valutazione e, se necessario, predisporre delle sessioni di coaching.

I colleghi e il resto dell’azienda, invece, dovrebbero venirlo a sapere da una comunicazione ufficiale, che illustri il cambio di ruolo, i motivi della scelta e i valori incarnati dal lavoratore promosso. La promozione, inoltre, deve essere presentata come un successo per tutto il team e un esempio di come, lavorando bene e investendo nella formazione, sia possibile crescere in azienda.

L’importanza delle competenze trasversali

Vale la pena aggiungere alcune riflessioni sulle competenze, utili soprattutto in settori come l’ICT.

Prendere in considerazione non solo le competenze tecniche ma anche quelle trasversali (leadership, decision making, problem solving, capacità interpersonali ecc.) è fondamentale. Si rischia, altrimenti, di promuovere al ruolo di manager (una posizione che richiede notevoli capacità interpersonali e strategiche) figure eccellenti dal punto di vista tecnico ma non adatte a gestire un team.

Resta, ovviamente, il problema di premiare e strutturare un percorso di carriera per le figure più tecniche, per non correre il rischio di vederle lasciare l’azienda, magari per il nostro concorrente più agguerrito.

Ancora una volta, si può pensare a diverse forme di promozione (maggiori benefit, allargamento del team, aumento del compenso, corsi di formazione di altissimo livello ecc.) o a un ruolo di leadership dal punto di vista squisitamente tecnico.

Lo stesso discorso è valido anche in un contesto più generale. Non è infatti detto, per esempio, che qualcuno in grado di garantire risultati eccezionali lavorando in maniera indipendente o con un piccolo team si riveli altrettanto abile nel gestire un intero reparto.

Potrebbe dare eccessiva autonomia ai dipendenti, accrescendo le loro insicurezze, o al contrario soffocarne le potenzialità sotto un controllo asfissiante.