5 regole per una digitalizzazione HR di successo

Le aziende italiane che investono nella digitalizzazione dei processi HR sono sempre più numerose, anche tra le PMI.

Passare da una moltitudine di fogli Excel a una piattaforma dedicata alla gestione delle risorse umane è sicuramente un vantaggio per ciascuna di queste realtà, ma non sempre il processo di HR digital transformation si conclude in maniera del tutto soddisfacente.

Perché la trasformazione digitale abbia davvero successo, infatti, dovrebbe portare questi tre risultati:

1. L’ufficio risorse umane dovrebbe liberarsi di molte attività ripetitive e a scarso valore aggiunto, disponendo così di più tempo da dedicare ad attività strategiche e relazionali, ovvero per prendersi cura dei dipendenti e dei candidati.
2. L’azienda dovrebbe ricavare una maggiore quantità di informazioni e statistiche su candidati e dipendenti, con un’alta qualità del dato.
3. Si dovrebbe riscontrare un aumento dell’engagement e della soddisfazione di candidati e dipendenti, grazie alla maggiore fluidità ed efficienza dei processi in cui sono coinvolti. Per esempio, il processo di candidatura e di selezione, le richieste di ferie, l’invio delle note spese, l’aggiornamento delle proprie informazioni, la lettura delle buste paga, la fruizione dei corsi di formazione, la trasparenza nei percorsi di performance management ecc.

Ottenere questi risultati, a nostro avviso, è più semplice se si seguono queste indicazioni.

1. Non configurare da solo la tua piattaforma HR

A meno che non lavori in una microimpresa, nella quale i processi potrebbero essere estremamente semplificati e la mole di dati da gestire davvero limitata, dovresti scegliere un fornitore di tecnologia HR con un servizio di configurazione professionale.

Per due motivi principali.

Il primo è che, come anticipato, uno degli scopi della digitalizzazione HR è quello di dare ai professionisti del settore il tempo per dedicarsi al loro core business: le persone. Scopo che non viene raggiunto se, invece di occuparti del personale e dei candidati, sei impegnato a configurare una piattaforma. Per quanto un professionista HR possa essere formato sugli strumenti di configurazione e per quanto il software possa essere intuitivo, infatti, questa attività rischia di assorbire tanto tempo. Soprattutto in ambiti come la gestione delle presenze o il performance management le regole aziendali possono essere complesse, costringendo l’ufficio HR a un lungo lavoro di configurazione.

Il secondo motivo, forse il più importante, è che configurare una piattaforma HR non è il tuo mestiere. Così come in azienda è l’ufficio IT a occuparsi dei sistemi aziendali e a casa ci rivolgiamo a elettricisti e idraulici per svolgere lavori per i quali non abbiamo né le competenze né il tempo, così la configurazione di una piattaforma HR andrebbe affidata ai consulenti applicativi del fornitore, che conoscono lo strumento alla perfezione e sono in grado di portare a termine la configurazione in molto meno tempo e con maggiore precisione.

Un professionista HR, attento alla mappatura delle competenze del personale e ai piani di reskilling e upskilling, dovrebbe comprendere meglio di chiunque altro l’importanza di affidare un compito a chi ha le giuste competenze per svolgerlo.

Ciò non toglie che si possa imparare a personalizzare la propria piattaforma – la maggior parte dei provider prevede una formazione per il team HR proprio a questo scopo – così da poter apportare successivi ritocchi in autonomia, ma gran parte del lavoro iniziale dovrebbe essere affidato a un professionista.

Investire una cifra iniziale per una configurazione professionale della piattaforma ha insomma moltissimi vantaggi. Garantisce all’azienda una personalizzazione dei processi perfetta per le proprie esigenze senza occupare le agende dell’ufficio HR e consente di risparmiare ogni giorno molto tempo in tantissime attività, aumentando il ritorno sull’investimento in maniera esponenziale.

2. Elimina gli interventi manuali quando possibile

Quando si digitalizza un processo HR è sempre consigliabile andare fino in fondo e automatizzarne ogni passaggio. In una configurazione mista, in cui alcuni passaggi vengono svolti automaticamente dal sistema e altri richiedono un intervento manuale, i rischi di inefficienze e dimenticanze sono sempre dietro l’angolo.

Queste situazioni insorgono quando si sceglie di utilizzare piattaforme “standard” poco personalizzabili, che non riescono ad adattarsi alle regole, alle policy e alle necessità dell’azienda cliente sia per limiti tecnologici che di servizio.

Ancora una volta, per una microazienda può aver senso non digitalizzare del tutto i processi. Per esempio, una realtà con meno di 10 dipendenti potrebbe decidere di non effettuare una costosa integrazione tra il proprio sistema di rilevazione presenze e il software paghe del consulente del lavoro ma di scaricare manualmente a fine mese il tracciato presenze e inviarlo via email al consulente. In casi come questo, quando l’impegno richiesto è di pochi minuti al mese, questa scelta può avere i suoi vantaggi.

Ma se il sistema di rilevazione presenze della tua azienda genera ogni giorno decine di anomalie perché non è in grado di assecondare le tue regole (per esempio sulla flessibilità oraria, sul calcolo delle maggiorazioni, sull’assegnazione dei ticket ecc.), allora il rischio di compiere errori che influiscono sulle spese aziendali e sulla busta paga dei dipendenti è dietro l’angolo.

Senza contare tutto il tempo che dovrai continuare a dedicare ad attività ripetitive che pensavi di aver eliminato grazie alla digitalizzazione.

Investire in una piattaforma ampiamente personalizzabile e collaborare con un fornitore disponibile ad apportare cambiamenti al software per rispondere a un’esigenza particolare dà maggiori certezze per la riuscita del progetto di digitalizzazione HR e per la sua longevità.

3. Scegli un fornitore con un’assistenza all’altezza

I processi di cui si occupa l’ufficio HR sono di primaria importanza ed eventuali malfunzionamenti e dubbi legati ai sistemi informatici che li supportano dovrebbero trovare sempre una risposta e una soluzione rapida.

Problemi che si riflettono sulla generazione delle buste paga, sull’erogazione dei bonus o sul processo di assunzione non possono infatti essere risolti in tempi lunghi e incerti, ma richiedono una risposta veloce e decisa.

Alcune domande sul servizio d’assistenza che andrebbero sempre poste prima di scegliere il proprio fornitore di HR tech sono:

• Attraverso quali canali possiamo contattare l’assistenza?
• Quali sono i tempi garantiti di risposta e di risoluzione dei problemi?
• Dove è localizzata l’assistenza e quali lingue parla?
• Per quale tipo di richiesta ci si può rivolgere al supporto clienti?
• Se abbiamo bisogno di effettuare cambiamenti di configurazione che non vogliamo svolgere in autonomia, c’è un servizio a cui potersi rivolgere?
• Esistono dei KPI dell’assistenza che potete condividere?

4. Prediligi soluzioni complete

Come anticipato nella prima parte dell’articolo, uno dei principali vantaggi che la digitalizzazione HR porta a un’azienda è una maggiore disponibilità di dati e gli strumenti per analizzarli.

Sfruttare gli HR analytics diventa però più complesso se le informazioni e i documenti sono sparsi su più piattaforme, con interfacce, tecnologie e logiche di funzionamento differenti.

Soprattutto per le PMI, scegliere software verticali e poi integrarli è una scelta sempre meno percorribile, che fa lievitare i costi e i tempi della digitalizzazione e complica il lavoro di analisi. Ma anche le grandi aziende sono sempre meno inclini a frazionare il proprio parco tecnologico, preferendo suite HRM complete come Altamira.

Oltre alla quantità dei dati, anche la loro qualità è importante. Anche in questo caso, utilizzare un’unica piattaforma offre dei vantaggi, evitando che si generino incongruenze tra valori diversi per lo stesso dato.

In questo senso, anche una soluzione self-service ha i suoi pregi. Dipendenti e candidati sono i primi, infatti, a poter verificare l’accuratezza dei dati e ad aggiornare rapidamente le proprie informazioni quando necessario.

5. Scegli soluzioni corredate da app mobile (personalizzabili)

Per migliorare davvero l’esperienza dei dipendenti con i processi HR aziendali – e in particolare con quelli amministrativi come timbrature, richieste d’assenza e approvazione delle note spese – oggi le aziende dovrebbero puntare su soluzioni che comprendano una app nativa per Android e iOS.

Lo smartphone, infatti, è oggi lo strumento di interazione preferito dalla maggior parte delle persone, nonché il più diffuso. Non tutti i dipendenti, infatti, hanno accesso a un computer a lavoro e alcuni ne sono privi anche a casa. Lo smartphone, invece, è sempre più comune.

Permettere ai dipendenti di usufruire dei sistemi HR anche da cellulare vuol dire permettere loro di timbrare facilmente anche in trasferta, di richiedere assenze e permessi in pochi secondi, di creare una nota spesa nel momento stesso in cui sostengono l’esborso, di consultare il proprio cedolino ovunque si trovino ecc.

Tutto questo migliora l’esperienza del dipendente, velocizzando i processi e rafforzando la capacità di retention aziendale.

Anche per le app vale lo stesso discorso fatto per i software: se sono personalizzabili sui processi aziendali, l’esperienza di manager e dipendenti è ancora più gradevole. Rispetto alle web app, è molto meno frequente che una app HR per smartphone sia configurabile: è questo il caso della applicazione sviluppata da Altamira.

Crediti fotografici: ©Nuthawut/Adobe Stock