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Aprile 7, 2022

5 feature che il tuo gestionale HR dovrebbe avere nel 2022

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Ogni anno i cambiamenti nel mondo del lavoro e nella società in generale modificano le priorità delle aziende nella scelta del gestionale HR. Feature in passato poco utilizzate possono diventare essenziali mentre altre possono perdere d’importanza.

I lockdown del 2020, per esempio, hanno spinto molte imprese a cercare sistemi di video colloqui per proseguire le attività di ricerca e selezione e a scegliere un software di videoconferenza di riferimento per tutto il personale.

Nel 2022 le scelte dei dipartimenti Risorse Umane sono guidate dalla necessità di supportare una modalità di lavoro ibrida e di trasformare processi fisici in processi virtuali.

Ecco 5 funzionalità oggi molto ricercate in un gestionale HR.



App nativa

Un approccio sempre più agile alla gestione del personale ben si sposa con l’adozione di software HR dotati di app mobile.

L’onnipresente smartphone è infatti lo strumento migliore per interfacciarsi con i dipendenti: ovunque si trovino e a prescindere dal ruolo e dalle mansioni che svolgono è altamente probabile che ne abbiano uno.

Oltre alla possibilità di accedere alle informazioni e ai processi HR ovunque ci si trovi, una app offre altri importanti vantaggi:

  • le notifiche push, che accelerano i tempi di risposta per attività quali l’approvazione delle ferie o delle iscrizioni ai corsi di formazione;
  • l’utilizzo in modalità offline per chi si trova a lavorare in aree prive di accesso a internet;
  • la possibilità di implementare tecnologie avanzate come il geofencing per la rilevazione presenze;
  • la presenza della fotocamera che agevola processi quali la creazione delle note spese.


Bacheca virtuale

Intensificare la quantità e qualità delle comunicazioni con i dipendenti è una delle strategie più efficaci per mantenere alto l’engagement e la coesione anche in un contesto che non vede più i colleghi lavorare fianco a fianco tutti i giorni.

La vecchia bacheca aziendale fisica con gli avvisi e le comunicazioni va quindi sostituita da uno strumento digitale, più interattivo ed efficiente.

La scelta più semplice è quella di ricorrere a una bacheca virtuale sul portale del dipendente, attraverso cui comunicare in tempo reale con tutto il personale e condividere documenti, nuove policy e circolari.

Questa soluzione permette anche di tracciare la presa visione di una comunicazione.



Firma elettronica

Ci sono funzionalità che si impongono lentamente sul mercato dell’HR Tech e altre che irrompono con forza, diventando presto indispensabili per tante aziende.

Quest’ultimo è il caso della firma elettronica, una feature poco utilizzata prima del 2020 e molto ricercata oggi, dopo la diffusione del lavoro ibrido.

Il successo della firma elettronica è strettamente legato anche alla tendenza recente delle aziende a digitalizzare il percorso di onboarding del dipendente. In questo caso la firma elettronica permette di espletare tutte le formalità burocratiche prima ancora che il nuovo collega metta piede in azienda.

I documenti da scambiare e firmare possono essere numerosi anche una volta conclusa la fase di inserimento in azienda. Un gestionale HR dotato di firma digitale consente di farlo senza bisogno di organizzare un incontro di persona e senza bisogno di stampare documenti, riducendo anche l’impatto sull’ambiente.

Provider moderni come DocuSign e Yousign, integrati all’interno delle piattaforme HR più rinomate, offrono un’esperienza di firma gradevole ed efficiente. Permettono, infatti, di firmare più documenti in contemporanea o di apporre la sigla in ogni pagina di un documento con una sola operazione.

Alcune aziende utilizzano la firma elettronica non solo per siglare documenti, ma anche per indicare e “certificare” la presa visione di un’attività o un processo. Per esempio, per ufficializzare l’accettazione degli obiettivi di un dipendente.



Gestione GDPR

I dati personali che le aziende archiviano sui gestionali HR sono sempre più numerosi, motivo per cui i loro standard di sicurezza e di compliance con le normative sul trattamento dei dati personali sono temi di primaria importanza.

Nel 2022 è quindi indispensabile scegliere software HR che aiutino le aziende a rispettare la normativa GDPR.

Questo discorso vale soprattutto per gli Applicant Tracking System, dato che anche le PMI si ritrovano a gestire i dati personali di centinaia di candidati. Effettuare un trattamento corretto, eliminandoli alla fine del periodo di data retention indicato dall’informativa e dando modo al candidato di esercitare i suoi diritti, è impensabile se si utilizza un archivio cartaceo, su Excel o su email.

Gli strumenti GDPR forniti dai migliori ATS comprendono modelli di informative per il trattamento dei dati dei candidati e supportano le aziende anche nella raccolta dei consensi, automatizzando il processo di data retention in modo da consentire ai candidati di rinnovare il consenso prima che i loro dati vengano eliminati.

I gestionali HR moderni supportano le aziende anche nei processi di data retention del personale, legati più che altro a tempistiche di natura fiscale. Danno inoltre la possibilità di segmentare i livelli di accesso dei dipendenti in modo da determinare nel dettaglio le informazioni a cui hanno accesso, per non correre il rischio di mostrare informazioni riservate a colleghi che non ne avrebbero l’autorizzazione.



Workflow Management System

Nel 2022, per essere davvero utile un gestionale HR non può essere un semplice archivio virtuale di dati e documenti, ma un sistema avanzato con cui poter digitalizzare processi complessi, aumentandone l’efficienza.

Digitalizzare i processi HR mediante un workflow consente infatti di coinvolgere tanti attori diversi in maniera automatica, superando quei silos aziendali che il lavoro ibrido ha reso ancora più impermeabili.

I workflow digitali hanno vasta applicazione nel settore HR. Vengono usati per regolare il processo di onboarding di un neoassunto, le richieste di ferie e permessi, i percorsi di valutazione, l’assegnazione di benefit e DPI, l’attività di screening e selezione dei candidati ecc.

Assicurati quindi di utilizzare un software HR che sia anche un workflow management system, con un efficace sistema di notifiche e automatismi.




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