Año tras año, los cambios en el mundo laboral y en la sociedad en general modifican las prioridades de las empresas a la hora de elegir un software de RRHH. Las funciones que antaño se utilizaban más bien poco pueden convertirse en esenciales, mientras que otras pueden ir perdiendo su importancia.
Los confinamientos de 2020, por ejemplo, hicieron que fueran muchas las empresas que buscaran sistemas de entrevistas en vídeo para continuar con sus actividades de búsqueda y selección y que eligieran un software de videoconferencia de referencia para todo el personal.
En 2022, las decisiones de los departamentos de RRHH se ven impulsadas por la necesidad de respaldar una modalidad de trabajo híbrida y de transformar los procesos presenciales en virtuales.
Veamos cuáles son las 5 funciones más buscadas actualmente para las herramienta de gestión de RRHH.
App nativa
Un enfoque cada vez más ágil de la gestión del personal camina de la mano de la adopción de un software de RRHH que disponga de una app móvil.
Y es que el omnipresente smartphone es la mejor herramienta para interactuar con los empleados, ya que estén donde estén y sean cuales sean su puesto y sus tareas, es muy probable que tengan uno.
Además de la posibilidad de acceder a la información y a los procesos de RRHH desde cualquier lugar, una app nativa ofrece otras ventajas importantes:
- notificaciones push, que agilizan los tiempos de respuesta para tareas como la aprobación de vacaciones o la inscripción en cursos de formación
- uso en modo offline para quienes trabajan en zonas sin acceso a Internet
- posibilidad de aplicar tecnologías avanzadas, como el geofencing para el registro de la presencia
- uso de la cámara para facilitar procesos como la creación de las notas de gastos
Tablón virtual
Intensificar la cantidad y la calidad de la comunicación con los empleados es una de las estrategias más eficaces para mantener un alto grado de compromiso y cohesión, incluso en un contexto en el que los compañeros ya no trabajan codo con codo a diario.
Así pues, es necesario sustituir el antiguo tablón de corcho de la empresa con sus avisos y sus comunicaciones por una herramienta digital más interactiva y eficaz.
La opción más sencilla es utilizar un tablón virtual en el portal del empleado que permita comunicarse en tiempo real con todo el personal y compartir documentos, nuevas políticas y circulares.
Esta solución también permite hacer un seguimiento de cualquier comunicación.
Firma electrónica
Existen funciones que se van asentando poco a poco en el mercado de la HR Tech y otras que irrumpen con fuerza, convirtiéndose de la noche a la mañana en imprescindibles para muchas empresas.
Este último es el caso de la firma electrónica, una característica poco utilizada antes de 2020 y muy solicitada actualmente debido a la difusión del trabajo híbrido.
El éxito de la firma electrónica está estrechamente relacionado, entre otros, con la reciente tendencia de las empresas de digitalizar el proceso de onboarding de sus empleados. Así, la firma electrónica permite efectuar todos los trámites burocráticos antes de que el nuevo compañero pise la empresa.
Los documentos que se intercambian y que requieren una firma a lo largo del año pueden ser muy numerosos incluso una vez finalizada la fase de incorporación. Una herramienta de gestión de RRHH que disponga de firma digital permite hacerlo sin que sea necesario organizar una reunión en persona ni imprimir documentos, reduciendo de este modo el impacto medioambiental.
Ciertos proveedores modernos, como DocuSign o Yousign, integrados en las plataformas de RRHH más utilizadas ofrecen una experiencia de firma agradable y eficaz. Permiten firmar varios documentos a la vez o rubricar cada página de un documento en una sola operación.
Algunas empresas utilizan la firma electrónica no solo para suscribir documentos, sino también para indicar y «certificar» que se ha llevado a cabo una tarea o un proceso, como la aceptación de los objetivos de un empleado.
Gestión del RGPD
La cantidad de datos personales que las empresas almacenan en sus herramientas de RRHH es cada vez mayor, por lo que sus estándares de seguridad y de cumplimiento de la normativa de protección de datos adquieren una gran importancia.
Precisamente por eso, en 2022 es crucial elegir un software de RRHH que facilite a las empresas el cumplimiento del RGPD.
Se trata de algo de aún mayor importancia si cabe en el caso de los ATS, ya que incluso las pymes gestionan datos personales de cientos de solicitantes. Un tratamiento correcto, que los elimine una vez cumplido el plazo de almacenamiento de datos indicado en el aviso legal y que ofrezca al candidato la oportunidad de ejercer sus derechos, es impensable si se utiliza un archivo en papel, Excel o correo electrónico.
Las herramientas del RGPD proporcionadas por los mejores ATS incluyen plantillas de avisos legales para el tratamiento de datos de los candidatos y facilitan que las empresas recopilen el consentimiento, automatizando el proceso de retención de datos para que los candidatos puedan renovar su consentimiento antes de que se eliminen los datos.
Los modernos sistemas de gestión de RRHH también respaldan a las empresas en el proceso de retención de datos del personal, relacionado principalmente con actividades de tipo fiscal. Asimismo, dan la posibilidad de segmentar los niveles de acceso de los empleados para determinar de forma detallada a qué información tienen acceso, evitando correr el riesgo de mostrar información confidencial a compañeros que no cuenten con la autorización necesaria.
Workflow Management System
En 2022, para que sea realmente útil, una herramienta de gestión de RRHH no puede ser un simple archivo virtual de datos y documentos y debe convertirse más bien en un moderno sistema con el que digitalizar procesos complejos y fomentar la eficiencia.
Digitalizar los procesos de RRHH mediante un flujo de trabajo permite involucrar de forma automática a muchas partes implicadas, sorteando esos silos empresariales que el trabajo híbrido ha hecho aún más impermeables.
Los flujos de trabajo digitales poseen una amplia aplicación en el sector de los RRHH. Se utilizan para regular el proceso de onboarding de un nuevo empleado, las solicitudes de vacaciones y ausencias, los itinerarios de evaluación, la asignación de incentivos y EPI, el screening y la selección de candidatos, etc.
Por eso, lo mejor es asegurarse de utilizar un software de RRHH que también sea un workflow management system, con un sistema eficaz de notificaciones y automatizaciones.
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