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Todas las ventajas del autoservicio en la gestión de RRHH

El autoservicio se suele mencionar como una de las novedades más importantes en el mundo de los recursos humanos en los últimos años, pero en la actualidad ya es una realidad consolidada para un número cada vez mayor de empresas.

Al fin y al cabo, la posibilidad de delegar algunas de las acciones que más le cuestan al departamento de RRHH a la vida diaria de los empleados es solo la primera de las muchas ventajas que ofrece.

El auge del autoservicio o self service ha sido posible gracias a la difusión de los softwares de RRHH, normalmente en la nube, que permiten a todos los empleados acceder al sistema con su propia cuenta personal.

Muchas empresas que utilizan estos sistemas permiten a sus empleados modificar su información personal, ver documentos de la empresa y poco más, pero cada vez son más las que deciden emprender una transformación más profunda.

Gracias a los softwares de RRHH con autoservicio es posible conseguir que los jefes y los empleados sean autónomos en muchas otras actividades. Por ejemplo, pueden:

  • actualizar sus datos en tiempo real;
  • subir y descargar documentos;
  • ver su nómina;
  • fichar a distancia;
  • resolver anomalías;
  • solicitar horas extra;
  • enviar y aprobar solicitudes de ausencia;
  • inscribirse en los cursos de formación de la empresa;
  • comprobar la asistencia a los cursos y las notas;
  • realizar la evaluación de un empleado o una autoevaluación y muchas otras cosas…

Todo ello accediendo a su cuenta desde cualquier dispositivo conectado a Internet, estén donde estén.


Las ventajas del autoservicio en la gestión de los recursos humanos

Como ya hemos mencionado anteriormente, el departamento de Recursos Humanos no es el único que se beneficia de la adopción de un sistema de autoservicio de RRHH. Los encargados y los empleados también tienen mucho que ganar.

Veamos los principales beneficios para cada categoría de usuarios.


Las principales ventajas del autoservicio para los departamentos de RRHH y la empresa

Al aligerar la pesada carga del trabajo administrativo y de cumplimiento de la normativa, el departamento de RRHH tiene más recursos para dedicarlos a actividades estratégicas y de planificación a largo plazo.

Por otra parte, con un sistema de autoservicio, cada miembro del equipo tiene la oportunidad de realizar un seguimiento y analizar los resultados de su trabajo, independientemente de los del grupo.

Además, enviar las nóminas en modo digital y autoservicio (y también otros documentos como las fichas de evaluación de empleados, las fichas de entrevista a los candidatos o el plan de vacaciones) reduce el consumo de papel, con un ahorro para la empresa y un beneficio para el medio ambiente.


Las principales ventajas del autoservicio para los jefes

Para los directivos, el uso de un software de RRHH autoservicio es sinónimo, en primer lugar, de un mejor control de su equipo de trabajo.

Gracias a los informes y las notificaciones es mucho más fácil y rápido diseñar el plan de vacaciones, realizar un seguimiento de los índices de absentismo y de los gastos por horas extras, supervisar el grado de participación en el plan de formación, evaluar las competencias y el rendimiento, etc.

Algunos sistemas también permiten a los dirigentes desempeñar un papel importante en los procesos de búsqueda y selección.


Las principales ventajas del autoservicio para los empleados

También hay una serie de ventajas para los empleados al cambiar a un sistema con autoservicio:

  • Mayor inmediatez. Una serie de operaciones para las que antes había que esperar a la intervención del departamento de Recursos Humanos pueden realizarse inmediatamente.
  • Mayor compromiso. El empleado es el protagonista y puede actuar de forma autónoma.
  • Mayor precisión. Tiene mucho sentido que el propio empleado actualice la información y los documentos que le conciernen, ya que los conoce mejor que nadie y le interesa que no haya errores.
  • Más transparencia. El plan de vacaciones, el plan de formación, el proceso de evaluación, etc. están siempre a disposición del empleado.
  • Más claridad. La información de gran valor como el sueldo o los días restantes de vacaciones puede extraerse del software y presentarse claramente al usuario, sin tener que buscarla en una intrincada nómina.

  • El autoservicio se aplica con éxito desde hace años en numerosos lugares que utilizamos a diario, como las gasolineras o los cajeros automáticos, y se ha convertido en una solución esencial para la gestión de los recursos humanos.

    La transición a un sistema de autoservicio, por supuesto, plantea numerosos retos. Requiere un período de formación inicial para todos los empleados (por eso es importante elegir un sistema simple e integrado) y una cierta confianza en ellos.

    Sin embargo, los beneficios en términos de eficacia y compromiso son tales que eclipsan cualquier dificultad inicial.



    Crediti fotografici: ©Andrey Popov/Fotolia.

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