Cuanto más crece una empresa, más estructuradas y eficientes deben ser sus labores de gestión de recursos humanos.
Para seguir siendo competitiva, debe encontrar candidatos valiosos y convertirlos en empleados satisfechos y motivados, a la vez que sigue desarrollando sus habilidades de cara al futuro. La cantidad de datos y documentos que se deben gestionar y la complejidad de los procesos no deja de aumentar, mientras que el tiempo que la dirección y los recursos humanos pueden dedicar a cada compañero va disminuyendo.
La gestión con herramientas genéricas como las hojas de Excel se convierte en seguida en un proceso ineficaz y es necesario introducir soluciones específicas para el campo de los RRHH.
Veamos algunas de las primeras aplicaciones que debería adoptar un departamento de RRHH.
Software de nóminas
Las numerosas normas relativas a la remuneración y la necesidad de procesar los datos de asistencia mes a mes hacen que la elaboración de las nóminas se convierta en una operación compleja. Requiere, por una parte, el respaldo de una solución de RRHH específica y, por otro, los conocimientos necesarios para no cometer errores en un proceso tan sensible para el empleado.
Eso explica por qué la mayoría de las pymes no utilizan un software interno, sino que prefieren subcontratar la elaboración de las nóminas, normalmente a una gestoría.
La empresa se encarga de enviar los datos de asistencia de los empleados a la gestoría, que a continuación elabora las nóminas.
El uso de un software interno no debe descartarse a priori para una pequeña empresa, pero es importante contar con alguien con los conocimientos adecuados para garantizar que no se cometen errores.
Software de control de asistencia
Sin el respaldo de un software específico, el seguimiento de la asistencia de los empleados es imposible incluso con un pequeño número de empleados, sobre todo cuando las jornadas y los turnos varían.
Las complejas normativas de empresa en cuanto a las bonificaciones y la flexibilidad, la acumulación de tickets restaurante, el seguimiento de las horas extras, etc., pueden reflejarse en la solución de RRHH para controlar la asistencia, reduciendo en gran medida la carga de trabajo de la administración.
No debemos olvidar además que, desde 2019, la legislación española obliga a que todas las empresas, incluidas las pymes, hagan un seguimiento puntual de la jornada laboral de cada uno de sus empleados.
Estos sistemas, que antes eran on premise y únicamente estaban gestionados por el responsable de asistencia, actualmente se manejan en la nube, una tecnología clave para gestionar una plantilla híbrida.
Las soluciones modernas han adoptado interfaces más sencillas y ofrecen un acceso autoservicio a los empleados, pudiendo delegar así no solo los fichajes, sino también la gestión de las ausencias, las solicitudes de horas extras y la resolución de errores.
Una característica importante de estos programas es la posibilidad de crear registros compatibles con el software de nóminas de la empresa o de la gestoría. La solución ideal consiste en aplicar un sistema de automatización completo que exporte los datos del software de asistencia mes a mes y los importe en el software de elaboración de nóminas, aunque si el número de empleados no es demasiado elevado, algunos de estos pasos se pueden realizar manualmente.
Los software modernos para controlar la asistencia tienen una interfaz atractiva y funcional. Un ejemplo de Altamira Asistencias.
Software de gestión de empleados
Si los software de RRHH modernos siguieran consistiendo en un simple registro de datos personales, muchas pequeñas empresas podrían conformarse perfectamente con sus propias hojas de Excel.
Sin embargo, la realidad es que estas herramientas —con un coste asequible acorde al tamaño de la empresa— disponen actualmente de una gran cantidad de funciones a las que no deberíamos renunciar.
Veamos algunos ejemplos de lo que puede hacer una buena solución de RRHH para la gestión de los empleados:
- Proporcionar un portal en el que los empleados puedan introducir y actualizar sus datos y recibir la comunicación de la empresa
- Desmaterializar el archivo en papel de la empresa, teniendo acceso instantáneo a todos los documentos desde cualquier dispositivo, dependiendo de los permisos del perfil del usuario
- Repartir las nóminas y la información salarial de forma clara y eficaz
- Firmar documentos electrónicamente
- Crear y actualizar el organigrama de la empresa
- Automatizar los procesos de RRHH para que sean más eficientes, incluyendo, por ejemplo, la fase de onboarding de un nuevo empleado, la asignación de incentivos y equipos de protección individual (EPI), la programación de los reconocimientos médicos, etc.
- Hacer un seguimiento, con los respectivos informes, de todas las labores
- Visualizar los informes y las estadísticas sobre la plantilla
Applicant Tracking System (software para el reclutamiento)
Antiguamente, las soluciones de RRHH para el reclutamiento estaban reservadas a las grandes empresas, ya que su elevado coste únicamente se justificaba en caso de un gran número de búsquedas de empleo al año.
Actualmente, muchos fabricantes disponen de una versión simplificada del ATS (Applicant Tracking System) diseñada para empresas con necesidades sencillas y presupuestos bajos. Basta con tener un par de procesos de selección al año para disfrutar de las principales características de esta herramienta.
Incluso las pequeñas empresas pueden:
- Aumentar la visibilidad de los anuncios gracias al multiposting, un sistema que los publica instantáneamente en un gran número de portales de empleo y redes sociales
- Crear una base de datos propia de candidatos a la que recurrir cuando sea necesario
- Reducir los plazos de selección y el uso de empresas de selección y contratación, reduciendo así los costes
- Mejorar la experiencia de los candidatos gracias a páginas de empleo atractivas, formularios de solicitud simplificados y feedback continuo durante el proceso de selección
Encontrar y contratar a las personas correctas es crucial para una pyme, ya que cada empleado puede marcar una diferencia real. Precisamente por eso, todas las start ups y las pequeñas y medianas empresas que deseen crecer y hacerse un hueco en los mercados internacionales deben disponer de una solución para la contratación.
Una de las características más relevantes para las pymes es el sistema de multiposting, que aumenta las posibilidades de recibir solicitudes en respuesta a los anuncios. Este es el de Altamira Recruiting.
Solución de RRHH para la formación
La formación es una de las áreas de los RRHH menos digitalizadas en las empresas. Esta situación refleja, por un lado, la escasa inversión que muchas empresas destinan a este ámbito y, por otro, la creencia de que unas cuantas hojas de Excel son suficientes para mantener un plan de formación.
Sin embargo, el upskilling y el reskilling se han convertido en prioridades tan claras que están incitando incluso a las pymes a cambiar de rumbo.
El primer paso para una gestión más eficaz del plan de formación es adoptar un LMS o Learning Management System. Se trata de una solución de formación que aporta inmediatamente numerosas ventajas:
- Reducción de la introducción de datos e información más precisa
- Gestión automática de los plazos de los certificados
- Planificación de itinerarios de formación que refuercen las competencias necesarias para cada puesto
- Mayor transparencia e involucración de los empleados
- Posibilidad de hacer un seguimiento de los KPI de la formación, identificando los cursos con mayor participación y recibiendo feedback sobre la calidad de los formadores
- Delegación de parte de la organización (pasar lista, repartir el material didáctico, exámenes, etc.) en los profesores
Todas las empresas que invierten en formación deberían contar con una solución tecnológica específica, independientemente de su tamaño.
Software para la evaluación del personal
La evaluación del personal no es una actividad exclusiva de las grandes empresas. Cualquier organización que desee trabajar por objetivos, potenciando a los empleados y recompensando el mérito debería dotarse de un sistema digital de MBO.
El uso de estas herramientas ha ido aumentado desde 2020 dada la necesidad de colaborar con personas a distancia. El tamaño no es un obstáculo, ya que incluso las empresas con menos de 10 empleados, pero con una estructura ágil (sin sede física y con empleados en remoto) optan por introducir este tipo de sistemas en lugar del seguimiento del tiempo tradicional.
La evaluación de competencias también es crucial para las pymes, que necesitan aprovechar al máximo el potencial de sus empleados para ser competitivas.
Las soluciones digitales para la gestión del rendimiento son capaces de conseguir que los procesos de evaluación sean interactivos y atractivos, aumentando los índices de adopción y el compromiso de los empleados. Aportan además una imagen concreta del rendimiento y las competencias de las que dispone la empresa.
Software de gestión de vacaciones y ausencias
A primera vista, la gestión de las vacaciones podría parecer una actividad que no requiere de un software específico. Sin embargo, si investigamos un poco los procesos, nos daremos cuenta de la cantidad de tiempo que requiere de todas las partes y el grado de insatisfacción que puede suponer si no se gestiona de forma eficiente.
Una solución de RRHH para la gestión de las ausencias pone a disposición de las empresas:
- Un proceso de aprobación digital con notificaciones que reduce los plazos de aprobación y los descuidos
- Contadores automáticos de las horas y días restantes que ayudan a los empleados a gastar correctamente sus vacaciones y permisos
- Un calendario compartido que facilita la organización de los equipos
- Informes y estadísticas de absentismo
El tiempo que ahorran todas las partes y la mayor eficacia del proceso compensan con creces la inversión en el software.
Algunas pequeñas empresas con horarios de trabajo muy sencillos optan por no utilizar un software de control de la asistencia y decantarse únicamente por una solución para la gestión de las vacaciones y las ausencias.
Los informes creados por estas herramientas permiten que en la gestoría sepan cuál ha sido la asistencia del personal por defecto.
Software de gestión de los informes de gastos
Aunque el número de viajes se haya reducido en la mayoría de las empresas en los últimos dos años, una solución para la gestión de los informes de gastos sigue siendo uno de los módulos administrativos más solicitados en el mercado.
Si el volumen de viajes de trabajo es considerable, incluso una pequeña empresa puede beneficiarse de un sistema más eficaz que un simple correo electrónico.
Existen software muy sofisticados dedicados a los informes de gastos, pero también se pueden elegir módulos integrados en otras soluciones de RRHH, normalmente en los software de gestión de vacaciones o de gestión de empleados, algo menos avanzados pero con la ventaja de estar incluidos en un sistema más amplio.
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