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10 motivos para digitalizar tus Recursos Humanos

HR transformation

A pesar de sus beneficios cada vez más evidentes, todavía quedan muchas empresas que no han digitalizado ninguno o parte de sus procesos de RRHH.

Algunas creen que son demasiado “pequeñas” para utilizar soluciones específicas para la gestión de los RRHH, otras luchan por deshacerse de viejos hábitos demasiado arraigados y otras creen que están tan atrapadas en el día a día que no tienen tiempo para iniciar un proceso satisfactorio de transformación de los RRHH.

Puede ser que tu empresa también esté renunciando a una valiosa herramienta para fomentar el crecimiento de los Recursos Humanos y del negocio.

Veamos 10 pistas que te harán darte cuenta de que es el momento de recurrir a un buen software de RRHH.


1. Introducir datos supone una buena parte de tu jornada laboral

En los últimos años, el departamento de Recursos Humanos está consiguiendo por fin abrirse camino en los consejos de administración de las empresas, haciendo oír su importante voz en todo el negocio de la empresa.

Se trata de algo especialmente cierto cuando el personal dispone de tiempo suficiente para dedicarse a actividades estratégicas que garantizan un buen ambiente en la empresa, una perfecta distribución de las competencias, una nutrida cantera de talentos listos para incorporarse a la empresa y un sistema de bienestar y primas que deja contentos a todos.

Si dedicas la mayor parte del tiempo a actualizar los datos y la información de los candidatos y empleados, a corregir anomalías en el sistema de asistencia, a rellenar formularios de evaluación en papel y a otras actividades de escaso valor añadido, necesitas automatizar tus procesos de RRHH para aumentar la eficiencia y disponer de más tiempo para tareas de mayor valor estratégico.


2. Acabas de ponerte en contacto con el mismo candidato que tu compañero, otra vez

¿Suele suceder a menudo que te pones en contacto con un candidato para un puesto vacante y te das cuenta de que un compañero tuyo ya se ha puesto en contacto con esa persona para otra oferta de trabajo?

Este tipo de descuidos, que pueden minar la credibilidad de la empresa, ocurren más de lo que nos imaginamos si no se dispone de las herramientas adecuadas. Sobre todo ahora que el aumento del teletrabajo ha puesto más trabas a la coordinación del trabajo de los distintos responsables de reclutamiento.

Resolver esta situación es bien sencillo, basta con recurrir a un ATS que marque a los candidatos que se incluyen en los procesos de preselección para otras ofertas de empleo.

Si bien es cierto que hasta hace un tiempo únicamente las grandes empresas y las empresas de contratación digitalizaban sus procesos de búsqueda y selección, a día de hoy esta opción ya se ha desarrollado lo suficiente y también está al alcance de las pymes.

Icona Altamira Recruiting

Un icono especial advierte al reclutador cuando un candidato ya forma parte de otro proceso de selección de empresa. Un ejemplo tomado de Altamira Recruiting.



3. El tratamiento de los datos de los candidatos y los empleados no cumple con el RGPD

Tratar adecuadamente los datos de los empleados y candidatos es misión imposible utilizando herramientas genéricas como Excel o, aún peor, documentos en papel.

Comunicar y cumplir los plazos de conservación de datos, garantizar derechos como la limitación del tratamiento de datos y almacenar la información de los empleados solo durante el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones fiscales son actividades que requieren la ayuda de un moderno software de contratación y gestión del personal.

Gestionar adecuadamente el tratamiento de los datos de cientos o miles de candidatos reviste una especial dificultad. Precisamente por eso, todas las empresas que realizan más de un par de selecciones al año ya se han empezado a plantear la compra de un ATS que cuente con un módulo para el RGPD.


4. Tardas horas en encontrar la información que buscas

Buscar información sobre un empleado, un candidato, un contrato o cualquier otra cosa puede requerir mucho tiempo si los datos están dispersos en archivos Excel o Word, carpetas de red, e-mails y software no integrados o, como suele ocurrir, se encuentran únicamente en manos del asesor laboral.

Si te has dado cuenta de que pasas valiosísimas horas todos los meses buscando información —en ocasiones para descubrir que se ha sobrescrito o que no existe ningún historial al respecto—, es hora de recurrir a un archivo digital diseñado específicamente para facilitarte el trabajo.

Más en concreto, al elegir una plataforma de RRHH integrada, dispondrás de una única base de datos con capacidad de buscar y filtrar la información, crear un historial de las modificaciones aplicadas, archivar documentos, establecer notificaciones, organizar los datos en informes y estadísticas, etc.


5. Te has vuelto a pasar de plazo, una vez más

Al tener que lidiar con toda esa burocracia, el departamento de RRHH se enfrenta a todo un tornado de plazos que debe cumplir. Confiar únicamente en la memoria y en las comprobaciones periódicas de una gran cantidad de documentos diferentes no es algo ni conveniente ni eficaz.

Si actualmente te ocupas de tantas tareas que ya no puedes gestionarlas con archivos tradicionales, es hora de pasarse a un moderno software de RRHH.

Estos sistemas permiten organizar un calendario virtual vinculado a las actividades de gestión de los empleados que se realizan en la plataforma.

Recibir una notificación cuando un contrato vaya a pasarse de plazo o cuando un empleado deba someterse a un examen médico te facilitará la vida y mejorará la precisión con la que desempeñas tu trabajo.


6. El tablón de anuncios está repleto de avisos, pero no hay nadie en la oficina para leerlos

¿En tu empresa soléis colocar avisos para el personal en el tablón de anuncios a la entrada de las oficinas?

Ahora que una buena parte de los empleados trabajan desde casa, seguramente necesitáis un nuevo método para transmitirles las últimas novedades.

Un portal del empleado sirve, entre otras muchas cosas, precisamente para eso.

Al publicar documentos y avisos en el tablón de anuncios virtual, podrás comunicarles las novedades en tiempo real a todos los empleados, estén donde estén.

¡Mucho más eficaz y ecológico que una hoja impresa!


7. Corregir el registro de asistencia te supone días de trabajo

El control de la asistencia es una de las áreas de los RRHH para las que primero se empezó a recurrir al apoyo de un software. Sin embargo, muchas de las soluciones adoptadas se han ido resintiendo con el paso de los años y son cualquier cosa menos fáciles de usar y flexibles.

Por eso, muchos departamentos de RRHH se pasan días solucionando anomalías en el registro de asistencia mensual y se ven obligados a analizar qué paso en cada uno de esos momentos para reconstruir las causas.

Recurrir a un moderno software de control de la asistencia reduce en gran medida la carga de trabajo. Por un lado, las distintas posibilidades de configuración limitan el número de errores que se generan y, por otro, la sencilla interfaz autoservicio permite que tanto los responsables como los empleados resuelvan la mayoría de las anomalías de forma independiente.


8. Las evaluaciones están estancadas

Teniendo en cuenta que los empleados trabajan —y seguramente lo seguirán haciendo en los próximos meses— a menudo a distancia, ¿se han quedado estancados los procesos de evaluación de la empresa? Probablemente haya llegado el momento de cambiar tanto la lógica como las herramientas utilizadas.

Evaluar por comportamientos observables, por ejemplo, es algo mucho más complicado, por lo que la gestión por objetivos medibles de forma objetiva es la más aconsejable.

Las vetustas fichas en papel para las evaluaciones deben pasar a mejor vida y dejar espacio a herramientas digitales e interactivas como Altamira Performance, que aumentan la transparencia y la interactividad del proceso.

MBO empleado

La gestión por objetivos SMART en una plataforma de autoservicio ayuda a los empleados a gestionar el trabajo de forma independiente, ofrece una visibilidad completa de los criterios de evaluación y mantiene un alto nivel de compromiso. Un ejemplo tomado de Altamira Performance.


9. La formación no consigue la atención que merece

En los próximos años, la formación en las empresas cobrará una importancia cada vez mayor debido al gran número de nuevas competencias que es imprescindible desarrollar.

Y, sin embargo, todavía son muchas las empresas a las que les cuesta incluso gestionar la formación obligatoria en materia de seguridad.

Introducir un software para la gestión de la formación permite, por un lado, agilizar muchos procesos —por ejemplo, mediante un sistema de notificaciones automáticas que informe de la caducidad de las certificaciones del personal— y, por otro, mejorar la organización del plan de formación.

Un software para la formación también permite obtener valiosos KPI sobre la asistencia a los cursos, el presupuesto asignado, las calificaciones y las competencias adquiridas para mejorar la oferta formativa interna año tras año.


10. Organizar el plan de vacaciones te saca de tus casillas

Incluso en años menos complicados que estos últimos, organizar el plan de vacaciones sin la ayuda de un software de RRHH es una tarea poco eficiente, que consume mucho tiempo del departamento de RRHH, los responsables y la administración, y que puede provocar la insatisfacción del personal.

Los empleados se suelen quejar de la falta de transparencia de la gestión “tradicional”, ya que no saben si otros compañeros ya han solicitado vacaciones para un período que les interesa, no están seguros de si se han recibido sus solicitudes, les resulta difícil calcular cuántas vacaciones les quedan consultando la nómina, etc.

Los responsables, por su parte, desean disponer de un sistema sencillo que les permita evaluar y aprobar rápidamente las solicitudes y evitar acabar con un equipo lleno de bajas.

Disponer de un software para la gestión de las ausencias resuelve todos esos problemas y muchos otros, facilitándole el trabajo a la administración y al departamento de RRHH con la elaboración de los ficheros necesarios para confeccionar las nóminas y la creación de informes y estadísticas sobre el absentismo.




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