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7 pasos clave en la digitalización de los recursos humanos

Digital HR Transformation concept

El número de empresas que deciden emprender un camino de transformación digital de los recursos humanos no deja de crecer en los últimos años.

Identificar la plataforma de RRHH que queremos aplicar es un paso fundamental en este complejo y delicado proceso, que debe estar precedido, acompañado y seguido por una cuidadosa planificación, formación y análisis.

Para tener éxito, un proceso de digitalización de RRHH debe incluir los siguientes pasos.


Identificar los objetivos y las prioridades

Un proceso de transformación de RRHH tiene éxito cuando su objetivo consiste no solo en resolver los problemas del departamento de recursos humanos, sino también y sobre todo los de los empleados.

Ellos son, de hecho, los verdaderos destinatarios de esta transformación.

Los objetivos del proyecto pueden ser simples o complejos, dependiendo del nivel de detalle que se desee alcanzar y de la situación inicial.

Un objetivo simple podría ser permitir que los empleados se inscriban de forma independiente a los cursos de la empresa, mientras que uno avanzado permitiría a cada reclutador saber si un candidato que está evaluando ya está incluido en otros procesos de selección.

Para las empresas que se enfrentan a una primera experiencia en la digitalización de RRHH, es aconsejable comenzar con objetivos sencillos, procediendo por áreas (reclutamiento, organigrama, formación, evaluación, asistencia, etc.).

Los objetivos deben clasificarse por importancia (repercusión en los procesos) y por dificultad (en términos de tiempo y dinero). A la hora de elegir e implantar un sistema tecnológico, se debe dar prioridad a las operaciones de gran repercusión y menor esfuerzo. Comprar una plataforma digital que satisfaga el 90 % de las necesidades es relativamente barato, lo que requiere personalizaciones profundas para satisfacer el 10 % restante no será tan rentable.


Identificar a las figuras clave

Al igual que el employer branding requiere la colaboración entre los departamentos de RRHH y Marketing, un proyecto de transformación de RRHH no puede prescindir de la cooperación entre los departamentos de recursos humanos e IT.

Y es que, además de participar en la fase de diseño, el departamento de IT también debe contribuir a la hora de elegir al proveedor, interviniendo en el proceso para analizar los aspectos más técnicos.

Las personas elegidas para seguir el proyecto de digitalización de RRHH deben contar con tiempo y recursos suficientes.

De hecho, para ser aún más eficiente, la plataforma de gestión de RRHH debe estar siempre adaptada a las necesidades y procesos de cada empresa. Así pues, no se trata de un proceso unidireccional, sino de un intercambio de datos e información que requiere el compromiso tanto del proveedor como de la empresa cliente.


Definir las características del proyecto

Una vez definidos los objetivos y las prioridades, es importante elaborar las características técnicas del proyecto, es decir, una lista detallada de las funciones que deben estar presentes en la herramienta para alcanzar los objetivos fijados.

Es un aspecto que, aunque sea crucial, suelen subestimar los gestores de recursos humanos, que no están familiarizados con la elección de una solución de software ni con la planificación de un proyecto de digitalización. Se corre el riesgo de que la decisión que se tome sea superficial y esté basada, por ejemplo, en elementos estéticos o en la capacidad comercial del vendedor que presenta la solución.

El respaldo del departamento de IT en esta fase es fundamental, ya que tiene la experiencia y el conocimiento técnico y sabe cuál es la realidad tecnológica de la empresa. Esto no significa que el departamento de RRHH no tenga que mantener el control garantizando que el proyecto técnico concuerde con los objetivos.


Elegir el proveedor adecuado

Una vez elaborados los objetivos y “reclutados” los recursos internos, llega el momento de elegir el proveedor adecuado en un sector con muchos competidores excelentes.

En primer lugar, es necesario tomar algunas decisiones básicas.


¿En la nube u on-premise?

Si hasta hace unos años la mayoría de las empresas todavía se hacían esta pregunta, hoy en día es muy raro que no elijan la nube.

Las ventajas económicas y tecnológicas son claras: no hay costes de licencia, instalación, mantenimiento y back-up, tiene actualizaciones continuas y gratuitas, se puede usar desde cualquier lugar, etc.

Además, la creciente atención a las cuestiones de seguridad y cumplimiento de la normativa, y más en concreto del RGPD, obliga a las empresas a elegir proveedores que, gracias a su tecnología, procedimientos demostrados, personal cualificado y soporte para las plataformas IAAS de última generación, cuenten con los más altos estándares en estas cuestiones.


¿Centralizado o autoservicio?

Algunas empresas prefieren mantener una gestión centralizada de los recursos humanos, con plataformas que no permiten a los empleados acceder, ver y editar la información y los procesos que les afectan.

Este enfoque se considera obsoleto.

El autoservicio, de hecho, tiene una serie de ventajas para todas las partes involucradas.

  • El departamento de RRHH realiza menos entradas de datos y puede hacer un seguimiento de los resultados del trabajo de cada empleado.
  • De este modo, los gerentes tienen un mejor control sobre su equipo.
  • Los empleados están más involucrados y llevan a cabo operaciones de forma autónoma para las que antes tenían que esperar la intervención del departamento de RRHH.
  • Los datos son más transparentes, claros, precisos y actualizados.
  • Por otra parte, cabe destacar que la archivación y distribución de documentos en formato digital y autoservicio (nóminas, fichas de evaluación de los empleados, fichas de entrevistas de los candidatos, plan de vacaciones…) reduce el consumo de papel, con el consiguiente ahorro para la empresa y beneficio para el medio ambiente.


    Integrado o especializado

    Un software de gestión de recursos humanos se puede clasificar de varias maneras. Una de ellas incluye 3 categorías principales:

    • Software de nóminas
    • Software para control de asistencia y ausencia
    • Software de gestión del talento humano (reclutamiento, formación, evaluación, etc.)

    Algunas soluciones en el mercado incluyen las tres funciones en una sola suite de productos; otras, como Altamira HRM, incluyen la gestión soft y hard en una sola plataforma, mientras que otras están dedicadas a cada área por separado.

    Elegir un tipo de software en vez de otro tiene ventajas y desventajas.

    Por un lado, elegir una única plataforma integrada para múltiples funciones de RRHH acelera el aprendizaje de la herramienta, requiere menos entrada de datos, refuerza las sinergias entre las distintas áreas mediante la actualización de los datos en tiempo real y ofrece la posibilidad de crear informes completos.

    Por otra parte, los softwares especializados se pueden seleccionar y sustituir de forma independiente, están más especializados en las respectivas áreas y se actualizan con mayor frecuencia.

    La elección depende a menudo del tamaño de la empresa y, por lo tanto, del presupuesto disponible. Una suite integrada no requiere esfuerzos de integración y, por lo tanto, es accesible para todo el mundo. Donde hay más medios disponibles, siempre se puede elegir lo mejor de lo mejor e integrar las distintas partes entre sí.


    Otras preguntas

    Una vez que se han resuelto estos problemas y se han identificado los productos que parecen responder a las necesidades y objetivos de la empresa, siempre es buena idea informarse sobre:

    • Los plazos y la forma de asistencia y SLA de la plataforma.
    • La experiencia con proyectos o empresas similares.
    • El nivel de cumplimiento de la normativa (RGPD, seguridad de datos, etc.).

    Proyecto piloto (opcional)

    Una vez elegido el proveedor, en el caso de proyectos complejos, es aconsejable comenzar con un proyecto piloto, restringido a una muestra lo más representativa posible del personal de la empresa. Así pues, es preferible elegir un solo equipo o un departamento de la empresa que restringir la prueba a los gerentes únicamente.

    Una vez finalizado con éxito el proyecto piloto, el uso de la tecnología de RRHH puede ampliarse a toda la empresa.


    Formación de los empleados

    Es necesario presentar todas las novedades a los empleados de manera oportuna y positiva.

    Además, habrá que formar a los usuarios más activos de la plataforma: los empleados de RRHH y los gerentes de línea.

    Normalmente, el proveedor de la solución proporciona la formación, junto con materiales de referencia para el uso de la plataforma.


    Aspaen - Altamira

    Un ejemplo de cómo Aspaen Colombia preparó a sus empleados para la introducción del software de Altamira


    Revisión del proyecto

    Después de un tiempo, se debe realizar una encuesta entre las diferentes partes involucradas para comprobar el nivel de satisfacción con la solución aplicada y recabar un feedback sobre posibles cambios y mejoras.



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