Una vez que se supera el tamaño de una microempresa, muchas organizaciones sienten la necesidad de disponer de una plataforma de RRHH para organizar y gestionar la información y los procesos relacionados con el personal. Una necesidad más apremiante si cabe desde 2020 con el objetivo de aplicar modalidades de trabajo híbrido.
Teniendo en cuenta que el personal ya no está siempre presente entre las cuatro paredes de una oficina, tener un entorno digital compartido cobra una mayor importancia. Dicho entorno permite acceder a la información y los documentos necesarios en cualquier momento, así como aplicar procesos interactivos entre la administración, los recursos humanos, la dirección y los empleados.
Cuando brilla por su ausencia, muchos procesos son ineficaces y los empleados acusan la falta de transparencia y engagement.
Si buscas una plataforma de RRHH para tu empresa, te interesará conocer algunos parámetros útiles para evaluar las opciones que encontrarás en el mercado.
Exhaustividad
Existe una gran cantidad de plataformas de RRHH en el mercado con diferentes características, que pueden suponer una ayuda en más o menos áreas de la gestión del personal.
La exhaustividad de una plataforma de RRHH es, sin duda, un importante criterio de selección. Cuantos menos sistemas diferentes haya en la empresa, mayor será el índice de adopción y uso. Además, la presencia de numerosos datos e información en una única base de datos permite crear estadísticas e informes avanzados que te ayudarán a tomar las decisiones correctas.
He aquí algunas de las características más importantes que puede ofrecerte una plataforma de RRHH:
- Base de datos de los empleados. La plataforma de RRHH almacena los datos y la información de los empleados y les permite actualizarlos de forma independiente.
- Tablón de anuncios de la empresa. Gracias a esta función, la empresa puede enviar cómodamente sus comunicados a todos los empleados.
- Archivo de documentos. La digitalización de los procesos de RRHH no puede prescindir de un archivo virtual de documentos que permita establecer vencimientos y realizar búsquedas específicas.
- Onboarding. El sistema respalda al departamento de Recursos Humanos a la hora de incorporar al nuevo personal recopilando la documentación y llevando a cabo diferentes tareas.
- Gestión del tiempo. A través de la plataforma de RRHH, un empleado puede gestionar su tiempo en la empresa: fichar, solicitar vacaciones y ausencias, acumular horas extras, etc.
- Parte de horas. El parte de horas permite que los empleados hagan un seguimiento del tiempo que dedican a cada actividad. Se trata de una función muy útil para evaluar la rentabilidad de los pedidos y proyectos.
- Formación. Por otra parte, poder organizar la formación de los empleados en el mismo entorno aporta un valor añadido al software de RRHH. El personal debe poder inscribirse en los cursos y utilizar el material formativo o, por qué no, seguir las clases por streaming, todo ello desde la plataforma de RRHH.
- Gestión del rendimiento. Algunas plataformas permiten digitalizar los procesos de evaluación, todo un must en la era del trabajo híbrido.
- Reclutamiento. Las plataformas de RRHH más completas también incluyen la digitalización de los procesos de búsqueda y selección. Gracias a esta función, los candidatos contratados se transforman en empleados, sin necesidad de volver a aportar una gran cantidad de información.
Comprueba qué funciones están presentes en las plataformas que estás barajando y qué otros procesos pueden soportar.
Un ejemplo de una base de datos de empleados tomado de Altamira Employees.
Capacidad de personalización
Las diferencias entre empresas son tan grandes que es imposible pensar que una herramienta estática o poco personalizable pueda satisfacer plenamente las necesidades de todas.
Por este motivo, la capacidad de personalizar los campos, las etiquetas, las listas, los procesos y los flujos de trabajo es fundamental a la hora de elegir una plataforma de RRHH.
Si optas por una herramienta que disponga de esta característica, podrás efectuar los cambios deseados durante la configuración inicial con la ayuda de los asesores técnicos del proveedor. Más adelante, si las herramientas de personalización son lo suficientemente fáciles de usar, podrás hacer otros cambios para adaptar el sistema a las nuevas necesidades.
Esto no significa que haya que modificar todos los aspectos del sistema que elijas, entre otras cosas porque las personalizaciones suelen ser de pago y retrasan los plazos de aplicación.
Muchas plataformas de RRHH parten de configuraciones estándar que se adaptan bastante bien a las necesidades de muchas pymes.
Intenta conocer el nivel de personalización posible en cada sistema que evalúes, así como sus costes.
Facilidad de uso
A la hora de elegir una plataforma para la gestión de procesos de RRHH, puede ser tentador poner demasiado énfasis en su apariencia. Evidentemente hay que fijarse en el atractivo gráfico de un sistema, ya que hace que sea más agradable su uso, pero es necesario darle una mayor importancia a la facilidad de uso.
Hay que prestar especial atención a que la navegación sea intuitiva incluso sin una formación ad hoc. Los empleados lo utilizarán muy de vez en cuando y deberán ser capaces de orientarse sin tener que recurrir cada vez a los manuales.
Prueba la facilidad de uso de las diferentes plataformas de RRHH navegando de forma independiente en una demo.
Uso móvil
Para una plataforma de RRHH, la posibilidad de uso desde un dispositivo móvil siempre ha sido importante. Es innegable la comodidad de fichar durante los desplazamientos de trabajo desde el smartphone o de solicitar un permiso mientras vas en el tren. Con la difusión del teletrabajo, esta característica ha cobrado aún más importancia.
Lo mejor será, por lo tanto, que te asegures de que la solución que quieres adoptar se pueda utilizar con estos dispositivos y de qué manera.
Algunos proveedores ofrecen apps nativas para Android e iOS, otros proporcionan una app web a la que se accede a través de un navegador, y otros ofrecen ambas soluciones. Teniendo en cuenta que el uso de apps nativas y web tiene sus ventajas y desventajas, la última opción es la más conveniente.
Solicita una demostración del resultado en una plataforma móvil.
Nivel de disponibilidad garantizado
Cuanta más importancia se le dé a la plataforma de RRHH en la gestión de los procesos empresariales, mayores serán los problemas derivados de sus errores de funcionamiento o de los periodos en los que no esté disponible.
Por eso es mejor protegerse comprobando cuáles son los niveles de servicio garantizados por contrato y cuáles son los niveles de servicio que ha ofrecido la plataforma en el último año.
Pregunta a cada proveedor cuál es el SLA de la solución de RRHH.
SSO
¿Existe una solución mejor que ofrecerles a los empleados una herramienta para gestionar todos los procesos de RRHH con un único nombre de usuario y contraseña que recordar?
Utilizar una solución que disponga de Single Sign-On para que los empleados puedan utilizar los mismos datos de acceso que para otros servicios que ya utilizan, como Microsoft 365.
Esta función no solo es cómoda para los departamentos de RRHH y los empleados. El departamento de informática de la empresa también se alegrará de tener menos datos de acceso que activar y desactivar al contratar o dar de baja a un empleado.
Comprueba que el sistema que estás evaluando tiene SSO.
Capacidad de integración
Incluso la plataforma de RRHH más completa puede sacar provecho de una integración con otros sistemas de gestión de la empresa. Una de las integraciones típicas es la del software de nóminas, de quien recibirás las nóminas y al que enviarás los datos de asistencia de los empleados.
También podría vincularse al CRM de la empresa para asociar los pedidos de los clientes con los proyectos de selección o los informes de actividad de los empleados.
Otra integración frecuente es con el ERP de la empresa.
Así pues, una buena plataforma de RRHH debe disponer de API que permitan una integración rápida y profunda con otros sistemas digitales.
Asegúrate de elegir una plataforma «abierta».
Gestión del flujo de trabajo
Hay procesos de RRHH para los que es importante hacer un seguimiento de cada paso, enviar recordatorios, facilitar las aprobaciones e implicar a múltiples partes.
Precisamente por eso las mejores plataformas de RRHH han desarrollado herramientas de gestión del flujo de trabajo que abarcan estas y otras necesidades y automatizan procesos de RRHH complejos o delicados.
Un flujo de trabajo puede gestionar, por ejemplo, el proceso de asignación de equipos de protección individual, para saber si se han entregado y cuándo, así como para comprobar si siguen en manos del empleado.
Otros flujos de trabajo pueden dedicarse a las visitas médicas, la digitalización del proceso de selección o los procesos de evaluación para garantizar que todos los directivos los completan a tiempo.
Pregunta al proveedor de HR Tech si el sistema dispone de flujos de trabajo personalizables.
Cumplimiento de la normativa
Dada la cantidad de datos personales y sensibles presentes en una plataforma de RRHH, es imprescindible que ofrezca herramientas para gestionarlos de acuerdo con la normativa de tratamiento de datos, como el RGPD.
Los flujos de trabajo automatizados que garantizan el respeto de los periodos de almacenamiento de los datos son muy útiles, sobre todo a la hora de gestionar los perfiles de los candidatos.
Asegúrate de que disponga de herramientas de gestión del RGPD.
Beneficios para todos los usuarios
Una plataforma de RRHH debe aportar un beneficio a todas las categorías de usuarios. De lo contrario, se corre el riesgo de que el proceso de adopción de esta tecnología en la empresa se frene bruscamente.
Beneficios para el departamento de RRHH
Por un lado, la plataforma de RRHH debe centralizar la información y los procesos y brindarle al departamento de RRHH la capacidad de gestionar todos los aspectos de la vida laboral de los empleados. Por otra parte, debe ofrecer suficiente autonomía al personal para que pueda llevar a cabo una gran cantidad de acciones con modalidad autoservicio, reduciendo la carga de trabajo del departamento de RRHH.
Beneficios para el personal
Una buena plataforma de RRHH debe contar con funciones y opciones para el departamento de RRHH —que tiene muchos procesos que gestionar— sin dejar de ser sencilla e intuitiva para el personal, que necesitará llevar a cabo menos acciones y acceder con menos frecuencia. Para el personal cobra especial importancia la calidad de la experiencia móvil.
Beneficios para los directivos
Los directivos necesitan que una plataforma de RRHH les ofrezca la posibilidad de organizar el trabajo de su equipo de la mejor manera posible: estructurando un calendario de vacaciones compartido para garantizar que las actividades importantes no queden inconclusas, haciendo un seguimiento del tiempo dedicado a los distintos proyectos, sugiriendo cursos de formación y evaluando el rendimiento de los subordinados directos.
Beneficios para la administración
Las tareas administrativas —sobre todo en lo relativo al control de la asistencia— suelen ser complejas y repetitivas. Por eso, una buena plataforma de RRHH debe ser lo suficientemente profunda como para soportar procesos muy complejos y, a la vez, lo suficientemente ágil como para optimizar y acelerar el trabajo.
Copyright: ©tomertu/Adobe Stock