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5 herramientas útiles para iniciar un programa de smart working

strumenti per smart working

Hace ya varios años que se empezó a hablar de smart working —o trabajo Agile— y, sin embargo, el fenómeno no ha conseguido asentarse en España.

Estos días, debido a la crisis provocada por el coronavirus, muchas empresas se han visto obligadas a adoptar, desde cero y a la fuerza, fórmulas de teletrabajo, que únicamente representan la parte más visible del mucho más complejo smart working.

El teletrabajo ofrece beneficios tanto a las empresas como a los empleados y puede ayudar a las empresas a afrontar momentos de movilidad reducida como el que estamos atravesando actualmente. Es evidente que también se considera una excelente herramienta para reducir los traslados y, por consiguiente, la contaminación.

Para poner en marcha un programa de smart working de forma adecuada es necesario asegurarse de que los empleados estén equipados con las herramientas adecuadas y crear las condiciones adecuadas para un trabajo Agile.

Te presentamos algunas herramientas útiles para trabajadores y empresas smart.


Dispositivos

¿Pueden los empleados utilizar el ordenador, la tablet y/o el smartphone que tienen en casa para trabajar?

Depende. Es necesario que el dispositivo utilizado sea compatible con el software necesario para trabajar y que no sufra el ataque de virus informáticos, que también pueden causar daños a la empresa.

Por lo tanto, lo ideal es que estén equipados con un dispositivo para trabajar diferente del que utilizan para sus actividades privadas.


Gestión

Para que los empleados puedan seguir realizando sus tareas sin problemas, necesitarán disponer de toda la tecnología con la que normalmente cuentan en la oficina. Además, deberán tener acceso al software de gestión, CRM, plataforma de RRHH y todas las aplicaciones empresariales en la nube que les permitan compartir datos y documentos importantes.

Así pues, convendría valorar, si no lo haces ya, el uso de programas de gestión de proyectos como Asana y Trello. Gracias a estos softwares en la nube, los empleados pueden colaborar en sus proyectos en tiempo real, haciendo que los procesos de trabajo a distancia sean tan fluidos como en persona.


Herramientas de comunicación

Para mantener la calidad del trabajo, los compañeros deberán poder comunicarse fácilmente entre sí a pesar de la distancia. En este caso, la tecnología puede ser de gran ayuda gracias a un gran número de aplicaciones para gestionar no solo chats y llamadas, sino también videoconferencias, streaming y webinars.

No faltan los softwares que puedes probar, incluidos Microsoft Teams, Skype, Zoom, Slack, GoToMeeting, Wirecast, entre otros.


Sistemas de fichaje virtual

Las personas que trabajan en modalidad smart working corren el riesgo de que desaparezca la delgada línea entre el tiempo dedicado al trabajo y el dedicado a la vida privada.

Por esta y otras razones —por ejemplo, el cálculo de las horas extraordinarias o la asignación de pedidos— una de las herramientas que ya es indispensable para el trabajo a distancia es el software de control horario que permite fichar de manera virtual, tanto a través de un smartphone como del ordenador.

De esta manera, el tiempo dedicado al trabajo seguirá estando bien controlado, respetando la reciente legislación europea y española sobre el control de la jornada laboral.


Seguridad informática

La seguridad informática es crucial para cualquier empresa y organismo público, tanto en la modalidad de trabajo clásico como en el smart working.

Como ya se ha mencionado anteriormente, la empresa y el empleado deben actuar de acuerdo con ciertas reglas básicas de ciberseguridad:

  • Contraseñas seguras y únicas para cada cuenta
  • Antivirus y firewall activos en todos los dispositivos
  • Procedimientos de prevención de pérdida de datos que establecen la responsabilidad y los procedimientos para la seguridad de los datos empresariales
  • Activación de una red privada virtual o VPN. ¿Qué es una VPN? Es un sistema capaz de encriptar la red de comunicación entre nosotros y el servidor, haciéndonos invisibles para terceros.

Proporcionar a los empleados las herramientas adecuadas para el teletrabajo es solo un pequeño paso, aunque significativo, en la adopción de un programa de smart working eficaz.

Serán el departamento de Recursos Humanos y la Administración los que tendrán que conseguir que no se quede todo ahí, y apostar por un cambio copernicano en la empresa que permita aprovechar al máximo esta nueva forma de trabajo.



Artículo de Stefania Gross, TechWarn




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