Di smart working – o lavoro agile – si discute ormai da diversi anni, senza che il fenomeno abbia mai attecchito in profondità in Italia.
In questi giorni, per via della crisi innescata dal coronavirus, molte aziende si sono ritrovate a dover adottare – da zero e in misura massiccia – formule di lavoro a distanza, che del più complesso smart working rappresentano soltanto la parte più visibile.
La modalità di lavoro a distanza offre benefici sia alle imprese che ai dipendenti e può aiutare le aziende a fronteggiare momenti di mobilità ridotta come quello che stiamo vivendo ora. Non a caso, è considerata anche un ottimo strumento per ridurre gli spostamenti e, di conseguenza, l’inquinamento.
Per avviare correttamente un programma di smart working dovete assicurarvi che i dipendenti siano muniti della strumentazione adeguata e creare le condizioni adatte al lavoro agile.
Ecco alcuni degli strumenti utili per smart worker e aziende.
Dispositivi
I dipendenti possono utilizzare il computer, tablet e/o smartphone che hanno a casa anche per lavorare?
Dipende. È infatti necessario che il dispositivo usato supporti i software richiesti per lavorare e che non sia compromesso da virus informatici, che possono causare danni anche all’azienda.
L’ideale, quindi, è che siano equipaggiati con un dispositivo per lavorare diverso da quello che utilizzano per le loro attività private.
Gestionali
Per continuare a svolgere senza intoppi le loro mansioni, i dipendenti avranno bisogno di tutta la tecnologia di cui dispongono solitamente in ufficio. Dovranno quindi avere accesso a software gestionali, CRM, piattaforme HR e a tutti gli applicativi aziendali in cloud che consentono di condividere dati e documenti importanti.
Valutate, se non li usate già, anche il ricorso a programmi di project management come Asana e Trello. Grazie a questi software in cloud i dipendenti potranno collaborare in tempo reale ai loro progetti, rendendo i processi lavorativi a distanza fluidi quanto quelli di persona.
Strumenti di comunicazione
Per preservare la qualità del lavoro i colleghi dovranno poter comunicare agilmente tra loro nonostante la distanza. Anche in questo caso la tecnologia viene in aiuto, con un gran numero di applicazioni per gestire non solo chat e chiamate, ma anche videoconferenze, streaming e webinar.
I software da sperimentare non mancano, tra Microsoft Teams, Skype, Zoom, Slack, GoToMeeting, Wirecast e tanti altri ancora.
Sistemi di timbratura virtuale
Chi lavora in modalità smart working corre il rischio di veder svanire la separazione tra il tempo dedicato al lavoro e quello dedicato alla vita privata.
Per questo e altri motivi – per esempio il calcolo degli straordinari o l’allocazione delle commesse – uno degli strumenti ormai indispensabili per il lavoro a distanza è un software di rilevazione presenze che supporti la timbratura virtuale, via smartphone o computer.
In questo modo il tempo dedicato al lavoro continuerà a essere ben tracciato, rispettando la recente normativa europea sul controllo orario.
Sicurezza informatica
Fondamentale per ogni azienda ed ente pubblico, sia in modalità di lavoro classica sia in modalità smart, è la sicurezza informatica.
Come già accennato, l’azienda e il dipendente devono agire seguendo alcune regole di base della cybersecurity:
- Password sicure e univoche per ogni account
- Antivirus e firewall attivi su ogni dispositivo
- Procedure di Data Loss Prevention che stabiliscono responsabili e procedure per la sicurezza dei dati aziendali
- Attivazione di una virtual private network. Che cos’è una VPN? È un sistema in grado di crittografare la rete di comunicazione tra noi e il server rendendoci invisibili a terze parti.
Mettere a disposizione dei dipendenti i giusti strumenti per il lavoro a distanza è solo un piccolo – ma significativo – passo nell’adozione di un efficace programma di smart working.
Spetta alle Risorse Umane e al Management non fermarsi qui ma innescare un cambiamento copernicano in azienda che permetta di trarre tutti i vantaggi di questa nuova modalità di lavoro.
Articolo a cura di Stefania Grosso, TechWarn
Crediti fotografici: ©Pixabay
