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ISO 9001 e software HR: binomio vincente per la crescita aziendale

HR ISO 9001

L’implementazione di Sistemi di Gestione per la Qualità secondo la norma UNI EN ISO 9001:2015 costituisce lo strumento di base per le aziende che decidono di avvalersi di questa certificazione per un rapido e fruttuoso percorso di crescita.

Le direttive della norma, però, non sono una semplice serie di adempimenti che si aggiungono a tutti gli altri, né un lasciapassare per partecipare a determinati bandi o un mero strumento di branding.

Il Sistema di Gestione per la Qualità può essere, se bene interpretato, uno straordinario strumento per allineare, semplificare, razionalizzare e rendere più efficaci tutti i processi aziendali, per gestire le diverse parti della struttura aziendale con coerenza, in ottica di miglioramento continuo e con un forte orientamento agli stakeholder, favorendo una forte accelerazione nello sviluppo organizzativo.

In questo percorso, uno degli elementi che sovente contribuisce a fare la differenza è l’investimento in tecnologia e, in particolare, nei software dedicati alle Risorse Umane. Senza il supporto di strumenti adeguati, infatti, oggi è difficile mettere il proprio capitale umano nelle condizioni di operare al meglio e di raggiungere gli obiettivi di crescita.


ISO 9001 e Risorse Umane

Una sezione fondamentale dei requisiti ISO 9001 riguarda le Risorse Umane e le infrastrutture – anche tecnologiche – a loro disposizione.

Per ottenere una buona crescita e un buon livello di soddisfazione di tutti gli stakeholder interni ed esterni, infatti, un’organizzazione deve disporre delle figure necessarie per il funzionamento e il controllo dei processi.

In particolare, sono due i concetti messi in evidenza: la competenza e la consapevolezza.


La competenza

Secondo i requisiti UNI EN ISO 9001 del settembre 2015 un’organizzazione deve:

  • determinare le competenze necessarie per posizioni e ruoli aziendali;
  • assicurarsi che le persone che li ricoprono siano competenti sulla base di istruzione, formazione o esperienza appropriate;
  • se necessario, intraprendere azioni per lo sviluppo;
  • conservare evidenza di questo percorso di crescita.

Per rispettare questi requisiti, un’azienda deve quindi partire dalla mappatura delle competenze per definire un processo di performance management del personale.

Diventano quindi fondamentali da un lato il supporto di una società di consulenza specializzata in compliance e sviluppo organizzativo, dall’altra disporre di strumenti tecnologici adeguati.

In un’ottica di efficienza, infatti, strumenti quali le schede di valutazione o semplici fogli di lavoro sono ormai superati. Occorre impiegare software di valutazione delle competenze moderni, che mettono a disposizione una serie di funzionalità indispensabili come:

  • Creazione della mappa delle competenze associata dinamicamente all’organigramma aziendale.
  • Calcolo automatico del gap di competenze tra il livello desiderato e quello effettivo.
  • Tracciamento dei cambi di ruolo in azienda.
  • Definizione condivisa delle azioni finalizzate allo sviluppo delle competenze o al miglioramento della performance.
  • Pianificazione di corsi di formazione per colmare le lacune.
  • Reportistica avanzata che funge da strumento di business intelligence.

Sistemi di questo tipo consentono di identificare rapidamente eventuali lacune nel proprio organico e di porvi celermente rimedio tramite percorsi di formazione, cambi di mansioni, assunzioni ecc. Consentono inoltre di monitorare efficacemente la gestione prevenendo possibili criticità.


La consapevolezza

Il tema della consapevolezza è spesso sottovalutato dalle aziende che si approcciano alla certificazione ISO 9001.

I requisiti della norma, infatti specificano che l’organizzazione deve assicurare la consapevolezza di tutti gli stakeholder interni (collaboratori e dipendenti) in relazione a:

  • politica per la qualità;
  • obiettivi per la qualità;
  • contributo di ciascuno all’efficacia dei processi aziendali;
  • implicazioni derivanti dal non essere conformi ai requisiti del Sistema di Gestione per la Qualità.

L’utilizzo di file Excel destinati unicamente all’ufficio HR non garantisce la consapevolezza né genera proattività.

Per consentire a tutti i dipendenti di diventare attori consapevoli occorre impiegare la migliore tecnologia HR, che offre:

  • l’accesso self service e facile a tutte le informazioni che li riguardano;
  • la visibilità in tempo reale dei propri obiettivi e delle valutazioni che hanno ricevuto;
  • la possibilità di collegarsi a questi sistemi da qualsiasi dispositivo, smartphone compreso;
  • l’opportunità di interagire nei processi, non solo nel proprio percorso di valutazione ma anche nel piano di formazione, nella definizione del piano ferie ecc.

Gli altri vantaggi

L’utilizzo di software HR come Altamira presenta ulteriori vantaggi per le aziende che intraprendono un percorso di crescita attraverso lo sviluppo organizzativo.

Questi software supportano l’ufficio HR e il sistema azienda nel garantire in modo efficace ed efficiente la conformità alle diverse normative vigenti e nel mantenere elevati standard di sicurezza per la gestione dei dati, tra cui possono essere presenti dati sensibili.

In particolare, i migliori software HR offrono:

  • compliance con il GDPR, la nuova normativa europea per il trattamento dei dati;
  • sicurezza dei dati, che sono protetti dalle sofisticate tecnologie delle piattaforme SaaS e IaaS;
  • backup automatico delle informazioni, con più siti di disaster recovery;
  • elevata disponibilità di servizio;
  • supporto nella conformità ad altre leggi, regolamenti, normative e policy, tra cui la sicurezza sul lavoro, le visite mediche aziendali, la formazione obbligatoria ecc.

Pertanto, l’utilizzo di strumenti idonei favorisce una maggior soddisfazione di tutti gli attori di una organizzazione.




Credito fotografico: ©photon_photo/Fotolia

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