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Usi un buon software HR? Ecco 6 attività per le quali avrai tempo!

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I migliori software HR ti permettono di fare a meno di complicati fogli di calcolo e di svolgere rapidamente operazioni un tempo difficoltose e ripetitive.

Gli addetti alle risorse umane e al recruiting ne traggono molteplici benefici, tra cui la possibilità di dedicare ore preziose ad attività importanti in precedenza trascurate per mancanza di tempo.

Ecco quelle che riteniamo più importanti.


Pianificazione strategica

Il nostro lavoro è troppo spesso governato dalle emergenze, per questo è fondamentale ricavare del tempo da dedicare alla pianificazione. I benefici di una strategia a medio e lungo termine sono infatti evidenti per tutta l’azienda.

Se ti occupi di recruiting potrai per esempio procedere alla selezione in un’ottica ampia, costruendo una pipeline di talenti che garantisca qualità ed esperienza utili non solo nell’immediato, ma anche nel giro di qualche anno a seguito del turnover aziendale.

Se hai un ruolo strategico, potrai concentrarti sull’allineamento delle attività del dipartimento HR con la strategia aziendale, sulla programmazione dettagliata del budget e su altri aspetti organizzativi.


Onboarding

Numerose ricerche hanno dimostrato che un processo di onboarding organizzato aumenta il tasso di permanenza di un dipendente in azienda. Tuttavia, spesso nei primi giorni un nuovo arrivo viene lasciato a se stesso. Chi dovrebbe occuparsi del fatidico “passaggio di consegne” è infatti troppo preso dai nuovi incarichi, è già irreperibile o non ha alcuna intenzione di essere d’aiuto. Il nuovo dipendente ben presto si sente spaesato e frustrato.

Il danno che si verifica in questa fase rischia di non essere recuperabile. Per questo, è una buona idea impiegare parte del tempo guadagnato con il ricorso a un buon software HR nella elaborazione di un piano di onboarding che vada oltre il primo giorno di lavoro.

I valori dell’azienda, le aspettative, i compiti e le mansioni devono essere chiariti al più presto al nuovo arrivato. Tutti i documenti legati all’assunzione devono essere pronti, così come una figura di riferimento che faccia da tutor nelle prime settimane. La pausa pranzo è una buona occasione per una chiacchierata distensiva e per introdurre i nuovi colleghi.


Team building

Non solo i nuovi arrivati: tutti i dipendenti hanno bisogno di sentirsi apprezzati e di lavorare in un ambiente piacevole e ricco di stimoli. Con maggiore tempo a disposizione, potrai programmare attività di team building che vadano oltre l’annuale cena di Natale o l’occasionale gara di go-kart tra colleghi.

Le attività a disposizione non mancano (in questo articolo ti proponiamo ben 62 attività di team building aziendale) e con qualche ricerca si possono scoprire tantissime alternative, alcune delle quali richiedono investimenti economici minimi, se non nulli. Ricorda che non tutti i team traggono giovamento da attività competitive come il già citato kart, ma si prestano maggiormente ad attività collaborative. Hai mai sentito parlare delle escape room?

Le attività di team building sono diventate possibili anche durante la pandemia, grazie alla nascita di diversi servizi di team building virtuale. Un esempio? Una lezione di cucina in videoconferenza, con i dipendenti che preparano gustosi manicaretti nelle loro rispettive cucine.

Un clima aziendale rilassato e collaborativo porta immediati vantaggi in termini di produttività ed efficienza.


Valutazione delle competenze e della performance

L’introduzione di un processo di valutazione delle competenze e delle performance è una delle attività più proficue che una direzione del personale possa portare avanti, soprattutto se fondata sull’utilizzo di un moderno software in cloud.

Particolarmente proficui in questo periodo sono i sistemi di gestione per obiettivi, che consentono di valutare anche dipendenti non sempre presenti in ufficio, e quelli che permettono anche l’autovalutazione del personale, utile ad aumentare coinvolgimento e motivazione.

La sfida più difficile per il dipartimento HR è quella di trovare il tempo di procedere, in fase preliminare, alla definizione del processo di valutazione e alla corretta mappatura delle competenze – umane e professionali – maggiormente collegate a una data posizione. Questo lavoro serve anche per la programmazione dei corsi di formazione aziendali.


Organizzazione dei corsi di formazione

I corsi di formazione sono una risorsa preziosa per ogni azienda, non solo in fase di onboarding di nuovi dipendenti. Tra i vantaggi più evidenti troviamo:

  • maggiore produttività e flessibilità del personale;
  • aumento della motivazione e del coinvolgimento nelle attività d’impresa;
  • aggiornamento degli strumenti di lavoro utilizzati;
  • maggiore responsabilizzazione.

Dedicare il giusto tempo alla formulazione del piano di formazione aziendale è determinante. Potrai analizzare i fabbisogni formativi dell’azienda, identificare le competenze mancanti, rintracciare i fornitori migliori, valutare soluzioni online ed effettuare il monitoraggio e la valutazione finale dell’attività svolta.


Aggiornamenti

I professionisti HR costituiscono una comunità viva e dinamica, con frequenti scambi di informazioni, strumenti di lavoro e best practice.

Del resto, le skill di cui hanno bisogno sono in continua evoluzione, con forti influenze dal mondo del marketing, dell’IT e del management.

Frequentare attivamente gruppi di discussione – su LinkedIn come su forum tematici –, partecipare a conferenze e fiere di settore, tenersi aggiornati tramite blog e riviste di settore (ecco una lista di risorse utili per i professionisti HR) sulle ultime novità nel recruiting e nelle risorse umane richiede però tempo che spesso non si ha.

Affidandoti a un buon software HR, libererai minuti preziosi da dedicare alla tua crescita professionale.


Ma soprattutto, relazioni

Questo punto ci è sembrato così scontato da non contarlo nella nostra lista. Eppure, sono tante le aziende in cui il dipartimento HR è così preso dal data entry e dalle incombenze burocratiche da non trovare il tempo per il suo compito chiave: prendersi cura delle persone.

Questo problema è diventato ancora più grave dal 2020, con l’aumento del lavoro da casa. Con un organico sparso sul territorio, diventa ancora più importante curare le relazioni in modo da dare sostegno psicologico, tenere alta la motivazione, rinsaldare lo spirito di collaborazione ecc.

Un software HR dà un lato facilita la comunicazione e l’interazione a distanza, dall’altro libera tempo prezioso da dedicare ai colleghi.




Crediti fotografici: ©jwblinn/Fotolia

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