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Continuous Feedback e Annual Review: alternativi o complementari?

continuous feedback concept

Il continuous feedback è stato sicuramente uno dei temi caldi del 2018 nel settore HR.

A confermarlo è anche un sondaggio condotto dalla Fondazione Universitaria Marco Biagi con la collaborazione di alcuni partner, che ha visto il 95% del campione d’indagine (circa 150 aziende italiane, prevalentemente del centro nord) favorevole alla sua introduzione.

E proprio durante un convegno organizzato dalla stessa Fondazione abbiamo avuto modo di conoscere i modelli utilizzati o in sperimentazione presso diverse grandi aziende italiane.

Dalla descrizione dei modelli di continuous feedback presentati alla platea dalle aziende Bricocenter Italia, Aeroporto Guglielmo Marconi di Bologna, Elior Group Italia e Bonatti S.p.A. è stato possibile trarre alcune riflessioni.


Perché introdurre un sistema di continuous feedback?

Cosa spinge le aziende a cercare modelli più dinamici e “frequenti” di performance management?

Le motivazioni più ricorrenti sono:

  • la necessità di tenere il passo di un mercato del lavoro sempre più dinamico, in cui le mansioni possono variare nel corso dell’anno così come le priorità e gli obiettivi aziendali e, quindi, individuali;
  • Il desiderio di intensificare lo scambio di opinioni tra capo e collaboratore;
  • la voglia del personale di ricevere più feedback sul proprio operato;
  • il bisogno di rispecchiare organizzazioni meno gerarchiche e maggiormente digitalizzate;
  • il desiderio di aumentare l’engagement dei dipendenti.

Un cambiamento non indolore

Per tutte le aziende che vogliano introdurre un sistema di continuous feedback, il primo scoglio è rappresentato dalla resistenza al cambiamento di manager e dipendenti.

Per avere successo è indispensabile avere il forte consenso del top management e portare avanti un grande lavoro di formazione e confronto con i dipendenti.

Il suggerimento, comunque, è sempre quello di partire con un progetto pilota che coinvolga un numero ristretto di dipendenti, in modo da poter affinare quel che spesso è un modello fortemente personalizzato e quindi mai sperimentato prima.

Il progresso del progetto va monitorato regolarmente con survey che misurino il livello di soddisfazione dei dipendenti, con la consapevolezza che l’impatto potrebbe essere considerato negativo anche a distanza di tempo. Ignorare il persistere di critiche e criticità sull’altare della propria convinzione non sarebbe saggio.


Una idea, molteplici applicazioni

Il continuous feedback è un’idea di performance management che può essere declinato in modalità profondamente diverse, come dimostrato dai quattro modelli presentati, tutti diversi.

È necessario stabilire, per esempio:

  • Cadenza del feedback: ogni quanto andrebbe dato un riscontro in un sistema di continuous feedback? Le soluzioni presentate al convegno differivano profondamente in questo aspetto, tra sistemi con valutazioni estemporanee (il feedback può essere espresso in qualsiasi momento), sistemi con valutazioni giornaliere e sistemi con cadenza mensile.
  • Natura del feedback: è meglio consentire ai dipendenti di inviare riscontri positivi e negativi, o soltanto positivi? Molte aziende, in una prima fase, preferiscono procedere con la seconda soluzione, più facile da accettare per dipendenti e sindacati. Il feedback negativo può poi essere inserito in un secondo momento.
  • Attori: alcune aziende scelgono di associare il continuous feedback al 360°, mentre altri conservano un processo di valutazione e autovalutazione tra capo e collaboratore.
  • Scala di valutazione: like, stelline o altro? Questa scelta richiede maggiori riflessioni di quanto si potrebbe credere. Le stelline sono una modalità di valutazione molto diffusa (pensiamo alle recensioni di Amazon o TripAdvisor), ma anche i like sono adottati da realtà importanti. Netflix, per esempio, ha di recente scelto questa strada.
  • Anonimato o trasparenza: il feedback dovrebbe essere trasparente o anonimo? Se tra i dipendenti si tende a mostrare chiaramente chi ha espresso un giudizio, le valutazioni rivolte dal collaboratore al manager sono spesso anonimizzate (per esempio presentando al manager solo un quadro complessivo delle opinioni del team) per eliminare possibili ritrosie e paure.
  • Visibilità: Chi deve avere visibilità di tutti i feedback ricevuti da un dipendente? Oltre al dipendente stesso e all’ufficio HR, molte aziende scelgono di darla anche al manager di riferimento.

Supporto tecnologico avanzato

Se molte aziende conducono ancora, con grande spreco di tempo e di opportunità, le annual review con schede di valutazione cartacee, un sistema di continuous feedback è impensabile senza il supporto del digitale.

Quasi tutti i progetti presentati al convegno hanno richiesto quindi lo sviluppo di applicazioni apposite o la forte personalizzazione di software e App esistenti.

Per le piccole e medie aziende italiane, che potrebbero ancora trarre enormi vantaggi dalla digitalizzazione del proprio sistema di valutazione tradizionale, proprio il forte investimento in tecnologia costituisce uno dei grandi freni all’introduzione di questo modello di performance management.


L’annual review e il continuous feedback possono coesistere?

Proprio questa era la domanda alla quale il convegno della Fondazione Marco Biagi tentava di rispondere.

La risposta è stata in larga parte positiva, dato che i sistemi presentati affiancano spesso processi annuali esistenti o continuano a prevedere al loro interno un momento di confronto più formale tra capo e collaboratore con una cadenza annuale o di diversi mesi.

Questo momento di valutazione approfondita continua infatti a essere utile alle aziende, in particolare per mettere in atto il proprio sistema premiante.

I feedback più frequenti ricevuti nel corso dell’anno servono così anche ad alimentare di contenuti questo incontro.


Conclusioni

Il continuous feedback è un sistema attualmente in fase di sperimentazione presso diverse grandi aziende italiane e che ha suscitato l’interesse del mondo HR.

In attesa di conferme sulla sua efficacia, più che altro in termini di sviluppo delle Risorse Umane, la sensazione è che la sua forma più estrema, con feedback estemporanei o giornalieri, sia riservata alle grandi aziende, soprattutto per questioni di budget.

Tutte le altre potrebbero probabilmente trarre giovamento dall’elaborazione di modelli di performance management annuali che prevedano uno (la classica mid year review) o più appuntamenti intermedi di feedback e aggiornamento. Una via di mezzo che risponde al maggior dinamismo del mondo del lavoro senza richiedere interventi di formazione, tecnologia e processi troppo invasivi.




Se ti interessa il tema del performance management, leggi i nostri consigli su come avviare con successo un sistema di valutazione dipendenti. In questa pagina, inoltre, trovi il resoconto sul workshop organizzato dall’Osservatorio sul Performance Management nel 2019.




Credito fotografico: ©adrian_ilie825/Fotolia

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