L’estate è un periodo particolare per molte aziende e uffici HR. Soprattutto in Italia, dove la maggior parte delle ferie sono concentrate nel mese di agosto.
Da un lato, la diminuzione degli impegni apre interessanti finestre di tempo di cui è bene approfittare, dall’altro l’atmosfera vacanziera e il caldo rischiano di nuocere alla produttività e all’umore dei colleghi.
In questo periodo, infatti, è normale avere la testa un po’ tra le nuvole e accusare la stanchezza di tanti mesi di lavoro consecutivi. Per questo bisogna cercare di trasmettere ai dipendenti l’apprezzamento per il loro impegno e gli sforzi fatti dall’inizio dell’anno e invitarli a tenere duro e a dare il massimo fino all’arrivo delle agognate vacanze.
In questo articolo abbiamo raccolto 12 suggerimenti per l’ufficio HR. Speriamo siano utili per trarre il meglio dalla calda estate italiana!
Dedicarsi alla pianificazione strategica
La mole di attività quotidiane spesso impedisce all’ufficio HR di lavorare in maniera strategica, svolgendo attività che daranno frutti sul medio e lungo termine. I mesi estivi possono rappresentare un buon momento per sviluppare piani strategici di lungo respiro.
Per esempio, analizzando i cambiamenti nel mondo delle competenze e identificando quelle skill di cui l’azienda avrà bisogno nel futuro, così da poter indirizzare l’attività di ricerca e selezione. Oppure dedicandosi all’analisi dei percorsi di carriera e di mobilità interni, per assicurarsi che tutti i dipendenti abbiano la possibilità di crescere professionalmente in azienda.
Si può approfittare di questo periodo anche per stabilire gli obiettivi strategici dell’area HR per l’anno successivo, allineandoli a quelli di business.
Potenziare il ricorso allo smart working
Se la tipologia di lavoro lo consente, ha senso valutare di estendere ulteriormente la policy aziendale sul lavoro a distanza durante i mesi di luglio e, soprattutto, agosto. La cosa sarà particolarmente gradita dai dipendenti con figli, alle prese con le difficoltà causate dalla chiusura delle scuole e dalla necessità di trovare alternative spesso costose e scomode.
Anche il resto del personale sarà contento di avere la possibilità di ridurre gli spostamenti, cosa che gli consentirà di limitare l’esposizione al caldo e i disagi causati dal depotenziamento del servizio pubblico durante questi mesi. Avrà inoltre l’opportunità di lavorare – con maggior agio – da zone più fresche come la montagna.
Altrettanto importante sarà dare via libera a chi preferirà recarsi tutti i giorni in ufficio per approfittare dei locali ben condizionati.
Affrontare il sovraccarico di richieste
Durante il periodo estivo è piuttosto normale che si verifichi un marcato aumento delle richieste di permessi e ferie con scarso preavviso. Tanti colleghi, infatti, approfittano di occasioni last minute e previsioni meteo propizie per organizzare vacanze e gite all’ultimo momento.
I dipendenti avranno bisogno di una risposta rapida, ma per i manager e l’ufficio HR gestire tutte queste richieste improvvise quando l’organico è dimezzato dalle ferie può essere complicato.
Per questo, è importante digitalizzare il processo di richiesta e approvazione delle ferie, scegliendo soluzioni intuitive e supportate da una app per smartphone, come Altamira Ferie e Permessi.
Grazie al supporto della tecnologia, tutte le richieste verranno evase in poco tempo e con giudizio, grazie alla possibilità di visionare il calendario del team durante l’approvazione. L’azienda sarà quindi in grado di organizzare un piano ferie efficiente, senza lasciare reparti scoperti.
Passare in rassegna dati e documenti
L’estate è un buon momento per l’ufficio Risorse Umane per analizzare in profondità i dati e le informazioni registrate nei primi mesi dell’anno dai software HR usati dall’azienda.
Grazie a grafici e report è infatti più semplice individuare tendenze, anomalie, problemi e opportunità.
Il periodo è propizio anche per verificare che la documentazione di tutti i dipendenti sia in regola e che tutte le scadenze vengano rispettate, impostando alert e notifiche automatiche laddove necessario.
L’analisi dei dati è importante, ma bisogna assicurarsi che sia seguita da azioni concrete che vadano a risolvere le criticità riscontrate, altrimenti resterà un’attività fine a se stessa. Se i dati segnalano un sensibile aumento del tasso di turnover, per esempio, sarà necessario mettere in pista iniziative per aumentare la retention del personale.
Aggiornare le policy aziendali
L’estate può anche essere tempo di riflessioni. Un periodo adatto, quindi, anche per procedere all’aggiornamento delle policy aziendali, facendo tesoro dei feedback ricevuti nel corso dell’anno.
Tra le policy da poter passare in rassegna ci sono quelle sullo smart working, sui rimborsi spese, sull’onboarding, sulla sicurezza ecc., avendo cura di informare i colleghi dei cambiamenti apportati.
Una policy su cui conviene lavorare in estate è quella legata alle temperature in ufficio. Se gli spazi aziendali sono dotati di aria condizionata, è probabile che sia già in corso una “guerra” tra sostenitori e detrattori, tra freddolosi e perennemente accaldati. Di solito, le conseguenze più immediate di questo scontro sono grandi sprechi di energia elettrica e tremendi sbalzi di temperatura nel passaggio da una stanza – o una zona – all’altra dell’ufficio, con malumori e raffreddori diffusi.
A mali estremi, estremi rimedi: meglio stilare e diramare una policy chiara sull’utilizzo dell’aria condizionata – temperatura, velocità, ore di accensione ecc. di ogni macchinario – che valga per tutto l’ufficio e che medi il più possibile tra le diverse esigenze (in Altamira, per esempio, cerchiamo di mantenere una temperatura costante di 26 gradi in tutti i locali).
Rivedere gli orari di lavoro
Il venerdì pomeriggio di una splendida giornata d’estate è davvero difficile restare concentrati al 100% sul proprio lavoro, senza fantasticare sull’imminente weekend al mare, in montagna o in piscina.
Per questo diverse aziende propongono ai propri dipendenti di anticipare l’uscita alle 16 o alle 14, istituendo lo short Friday. A seconda delle policy, le ore mancanti possono essere assorbite dall’azienda, dal monte permessi dei dipendenti o da un misto dei due.
Un orario ridotto permette ai collaboratori di sfruttare il venerdì pomeriggio per un weekend lungo, sfuggendo al traffico e godendo di mezza giornata di sole in più la settimana.
In un momento in cui si parla tanto di settimana lavorativa di 4 giorni e della capacità delle aziende che l’hanno provata di mantenere o addirittura incrementare la produttività, il venerdì corto può rappresentare un piccolo passo verso questa direzione, oltre che un utile strumento di attraction e retention.
Incoraggiare il personale a usufruire delle ferie maturate
Molti dipendenti non comprendono l’importanza di staccare la spina per un po’, fosse pure per rimanere a poltrire in casa per una settimana. Di conseguenza tendono ad accumulare giorni di ferie e permessi, così come stress e stanchezza.
L’ufficio HR ha quindi il compito fondamentale di incoraggiare i dipendenti a usufruire delle loro meritate vacanze, così che possano rientrare al lavoro ricchi di energie e ancora più efficienti.
Oltre a inviare dei reminder nei periodi estivi e natalizi, il dipartimento Risorse Umane può sfruttare la tecnologia HR per aumentare la consapevolezza dei colleghi su questi temi e monitorare l’andamento delle richieste.
Software e app moderni per la gestione delle ferie mostrano chiaramente ai dipendenti il loro saldo ferie e permessi e le previsioni per fine anno, senza obbligarli a cercare questi dati nel cedolino.
Inoltre, mettono a disposizione dei professionisti HR report e conteggi automatici. Altamira, per esempio, permette di ricevere con la frequenza desiderata un aggiornamento sul saldo ferie e permessi di tutti i dipendenti, così da tenere sempre la situazione sotto controllo.
Svolgere una software selection
Al contrario di quanto potrebbe sembrare, l’estate è anche un buon periodo per andare alla ricerca di un software HR.
In questo periodo, poco movimentato dal punto di vista del business, sia la propria agenda che quelle dei potenziali fornitori sono infatti piuttosto libere ed è più facile incrociarle e trovare un momento per incontrarsi e farsi mostrare le loro soluzioni.
In questo modo si riescono a visionare tanti prodotti in una finestra ristretta di tempo, senza rischiare di dilatare troppo il processo di selezione e offuscare il ricordo delle prime soluzioni visionate.
In questo periodo i fornitori di software HR hanno tipicamente più tempo per approfondire le esigenze coinvolgendo i team tecnici e di assistenza, anch’essi meno indaffarati.
Società come Altamira, infatti, dovendo offrire un supporto costante a prospect e clienti non prevedono periodi di chiusura e mantengono sempre un buon livello di operatività.
Progettare le attività di employer branding
Per il personale HR l’estate può essere anche il momento adatto per lavorare alla strategia e ai contenuti di employer branding dell’azienda.
È importante, infatti, fermarsi a riflettere su come poter migliorare la percezione che i potenziali candidati hanno dell’azienda. I contenuti e la grafica del Career Site possono essere migliorati? Le job description sono scritte in maniera corretta? Sono state impostate delle risposte automatiche per tutte le persone che inviano una candidatura o che superano un determinato step del processo di selezione?
Un esercizio utile è quello di identificare e mappare tutti i punti di contatto tra l’azienda e il candidato e assicurarsi che siano presidiati in maniera egregia. Dai social aziendali al feedback ai candidati, dai colloqui alle lettere d’impegno, ogni interazione deve essere svolta tenendo a mente i valori e la cultura aziendali.
L’intelligenza artificiale generativa (per esempio ChatGPT) può dare una grossa mano nella creazione di questi contenuti, avendo cura però di rivedere e personalizzare sulla propria realtà quanto prodotto dall’IA.
Organizzare eventi aziendali
Si può approfittare della bella stagione anche per organizzare attività all’aperto che possano stimolare l’engagement del personale e migliorarne il benessere.
Le possibilità sono tantissime, da eventi di team building per cementare i team e favorire la collaborazione tra i diversi reparti a semplici picnic al parco a cui invitare anche le famiglie per approfondire i legami tra i colleghi.
Queste iniziative sono un metodo perfetto per dimostrare ai collaboratori l’apprezzamento per il duro lavoro svolto nel corso dell’anno.
Più le attività proposte sono complesse, maggiore attenzione va posta nella cura di ogni dettaglio. Se mal organizzata e lasciata al caso, anche la migliore delle iniziative può trasformarsi in un disastro.
In questo articolo trovi moltissimi consigli per attività di team building.
Promuovere la formazione
Se l’estate coincide con una riduzione della mole di lavoro per l’azienda, è il momento ideale per affrontare le attività di formazione più corpose e procedere a un aggiornamento delle competenze.
La formazione, oggi, è sempre più intesa come permanente e on-the-job, ma in alcuni casi conviene concentrare l’attività formativa in poche settimane per ottenere i risultati migliori.
I collaboratori vanno quinti incentivati a sfruttare i mesi estivi – in cui le interruzioni si fanno meno frequenti e i compiti meno urgenti – per sviluppare o aggiornare le proprie skill.
Per ottenere i risultati migliori si dovrebbe offrire ai dipendenti:
- Il tempo necessario per seguire i corsi all’interno dell’orario di lavoro.
- Una piattaforma di learning management self-service in cui trovare agilmente il proprio percorso formativo, il calendario delle lezioni, il materiale didattico ecc.
- Un percorso di valutazione in cui la frequentazione di corsi e il conseguimento di attestati rientrino tra gli obiettivi annuali.
Inserire una figura junior
Per il dipartimento HR, i mesi estivi sono anche i migliori per inserire nell’organico una figura giovane e inesperta, tramite stage, apprendistato o altre formule.
Per il nuovo arrivato, lo “shock” dell’approdo nel mondo del lavoro è meno traumatico in un periodo in cui pressioni e confusione sono minori e i colleghi hanno più tempo per seguirlo e aiutarlo.
L’importante è stilare un piano e un calendario di onboarding ben organizzato, in modo da ridurre al minimo i tempi morti e garantire la presenza di una figura di riferimento in qualunque momento.
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