È ufficiale, la Suite di Altamira si amplia con un nuovo modulo interamente dedicato alla gestione delle note spese.
Abbiamo infatti rilasciato la prima versione di Altamira Note Spese.
A guidare questo progetto sono state le richieste dei nostri clienti e prospect, desiderosi di gestire anche questo processo – tanto burocratico quanto insidioso – con la suite Altamira HRM.
Siamo partiti da un’attenta analisi delle esigenze e delle difficoltà degli utenti e sviluppato una soluzione in grado di semplificare e automatizzare questo processo.
Il tutto cercando di offrire un’esperienza d’uso piacevole sia all’area HR che ai dipendenti, secondo i principi guida di Altamira.
Le difficoltà dei collaboratori
La gestione delle note spese riguarda in primo luogo i dipendenti. Sono loro, infatti, a dover anticipare delle spese per conto dell’azienda e doverne poi richiedere il rimborso.
La creazione di una nota spese è piuttosto impegnativa per un dipendente, che deve:
- Tenere traccia di tutte le spese
- Conservare con cura i giustificativi
- Rispettare la policy aziendale sulle trasferte
- Evitare di compiere errori che allungherebbero le tempistiche di rimborso
Le difficoltà di manager, HR e amministrazione
Anche approvare e rendicontare le spese aziendali implica una notevole mole di lavoro, soprattutto quando il processo è gestito in maniera tradizionale (carta, email e fogli Excel).
La frammentazione delle informazioni – con decine di email diverse da recuperare da caselle di posta affollate – porta infatti a un grande lavoro di raccolta e inserimento di dati. I tempi di approvazione si allungano e aumenta il rischio di commettere errori nei calcoli, anche nel caso in cui ci si avvalga di fogli Excel con formule.
Soprattutto, manca un sistema di reportistica che restituisca un quadro generale delle spese dei collaboratori.
La soluzione proposta da Altamira
Il nuovo modulo sviluppato da Altamira affronta tutte queste difficoltà, anche grazie alla presenza di una app nativa estremamente intuitiva.
Con Altamira Note Spese:
- Il dipendente può creare una nuova nota spese in tempo reale e in pochi secondi, utilizzando il suo smartphone.
- I giustificativi vengono digitalizzati e archiviati automaticamente.
- Le richieste vengono inviate e approvate con un solo click, seguendo il flusso approvativo stabilito dall’azienda.
- Notifiche automatiche favoriscono l’aggiornamento costante sullo stato del processo, oltre che la riduzione dei tempi di elaborazione.
- I calcoli sui rimborsi vengono effettuati in automatico dalla piattaforma, tenendo in considerazione la policy aziendale.
- Richieste e documenti sono perfettamente ordinati in piattaforma e facili da consultare.
- L’amministrazione e l’ufficio HR possono consultare numerosi report sulla composizione delle spese aziendali e crearne di nuovi.
- Il modulo si integra con gli altri software della suite Altamira HRM, condividendo le informazioni con altri processi come le presenze e le commesse.
- Le API consentono eventuali integrazioni con altri software gestionali.
Un software che rende la gestione delle note spese più agevole e intuitiva per tutti.
Esplora la scheda prodotto per approfondire le funzionalità disponibili.
