Questo sito o gli strumenti terzi da questo utilizzati usano cookie tecnici proprietari e analitici che migliorano la navigazione e il funzionamento del sito. Il sito utilizza anche cookie di profilazione per offrirVi una navigazione personalizzata sulla base dei Vostri interessi. Se volete saperne di più consultate la Informativa Cookie nella sezione dedicata. Cliccando su Accetto, acconsentite all’uso dei cookie.

Valutazione del personale: 3 sistemi a confronto

performance management

Introdurre un sistema di valutazione del personale in azienda è uno dei progetti più utili a cui un ufficio HR possa dedicarsi, soprattutto adesso che si deve monitorare e motivare una forza lavoro sparsa sul territorio.

Non esiste, però, una soluzione che vada bene per tutte.

Un sistema di valutazione dei dipendenti, infatti, va personalizzato sulle esigenze e sulle caratteristiche della singola realtà.

Per prima cosa, bisogna individuare degli scopi precisi per il progetto. Bisogna stabilire se si vuole ottenere un aumento della produttività, motivare i dipendenti, istituire un sistema di incentivi, organizzare i percorsi di carriera, ridurre il turnover o altro.

Il sistema di valutazione va poi personalizzato tenendo conto di tantissimi altri elementi, come il settore dell’azienda, le funzioni che si vogliono valutare, l’organizzazione delle attività, la diffusione del lavoro da remoto ecc.


Da cosa è definito un sistema di valutazione?

In tanti anni di digitalizzazione di sistemi di performance management, non abbiamo ancora trovato due aziende che avessero lo stesso modello di valutazione dei dipendenti.

Questo perché gli elementi da tenere in considerazione e le scelte da fare sono molteplici:


1) Frequenza

Una delle prime decisioni da prendere nella costruzione di un sistema di valutazione del personale riguarda la frequenza della valutazione.

La scelta è vastissima e si può andare da valutazioni annuali, semestrali, mensili fino a feedback quotidiani o estemporanei, con tutte le sfumature intermedie.

Valutazioni più frequenti consentono di identificare prima problemi e cambi di rotta necessari, ma rendono il sistema più gravoso per tutti gli attori che vi partecipano e impediscono di avere un quadro complessivo della situazione.


2) Attori

Chi sono i valutatori e chi i valutati?

Tipicamente, un lavoratore può essere valutato da:

  • Il suo manager diretto
  • Se stesso
  • Un suo collega di pari grado
  • Un suo riporto diretto
  • La direzione HR
  • Un cliente

La valutazione del manager diretto è la più frequente. Il responsabile ha infatti a disposizione tutte le informazioni per valutare correttamente un riporto diretto, ma c’è sempre il rischio di favoritismi e bias causati dalla relazione personale. Una apposita formazione dei manager è fondamentale.

L’autovalutazione è un esercizio utile per la crescita personale del dipendente, che però ha evidenti limiti. Molte persone, infatti, tendono per carattere a sottovalutare i propri meriti, mentre altre a esagerarli.

valutazione e autovalutazione

In alcuni sistemi coesistono più valutazioni. In questo caso il manager valuta un dipendente, che a sua volta si autovaluta. Un esempio tratto da Altamira Performance.


La valutazione di un collega può essere più puntuale di quella di un responsabile in determinati contesti, o offrire un ulteriore punto di vista, ma il rischio di conflitto di interessi e bias è ancora più elevato, soprattutto nel caso in cui le valutazioni siano legate a promozioni o bonus.

La valutazione dei clienti funziona bene per determinati ruoli, per esempio per il dipartimento di customer care, ma riuscire a ottenere un feedback può essere complicato e costoso.

La direzione HR è in grado di effettuare una valutazione oggettiva ma può esprimersi solo su pochi elementi, dato che spesso non ha un contatto diretto e costante con il valutato.

La valutazione dei riporti diretti, infine, può consentire a un manager di maturare ma è poco affidabile. Se effettuata in maniera anonima, può spingere i dipendenti a “ritorsioni” nei confronti di un capo severo, se trasparente può spingerli a gonfiare i punteggi per ingraziarselo.

Valutati e valutatori variano quindi da sistema a sistema. Si va dalla sola autovalutazione, alla valutazione capo-collaboratore, alla peer review fino a scenari molto complessi come il 360.


3) Oggetto della valutazione

Ma su che cosa vanno valutati i dipendenti?

Gli oggetti di valutazione più comuni sono:

  • competenze
  • prestazioni
  • obiettivi
  • comportamenti
  • potenziale
  • tratti della personalità

Anche in questo caso, la scelta va fatta tenendo a mente lo scopo finale del processo di valutazione.

Se stiamo mirando a un aumento della produttività dei dipendenti, la scelta potrebbe cadere su obiettivi di natura quantitativa. Se il focus è sullo sviluppo delle risorse umane, potremmo pensare di valutare le soft skill, le hard skill o un misto di entrambe, a seconda dell’importanza che a esse si dà in azienda.


4) KPI

Per monitorare il risultato delle valutazioni, a livello individuale, di team e/o aziendale, è opportuno stabilire dei KPI coerenti con l’oggetto dell’assessment.

Se si valutano le skill del personale, sarà utile verificare il gap di competenze tra il livello richiesto e quello effettivo, mentre in un sistema MBO andrà presa in considerazione la percentuale di raggiungimento degli obiettivi.

Grazie al tracciamento dei KPI potremo creare report e statistiche per capire la resa dei dipendenti e del nostro processo di valutazione.


5) Follow-up/Azioni per lo sviluppo

Un processo di valutazione non deve rimanere fine a se stesso, ma dovrebbe sempre prevedere la crescita professionale del personale aziendale.

Al di là dell’associazione a bonus e premi, quindi, è sempre una buona idea prevedere delle azioni di sviluppo a conclusione del ciclo. Per esempio la frequentazione di un corso per colmare il gap riscontrato in una competenza o obiettivo.


Valutazione dei dipendenti: sistemi a confronto

Utilizzati in qualche forma fin dall’antichità, i sistemi di valutazione hanno iniziato a essere utilizzati in maniera strutturata nelle aziende a partire dal secolo scorso.

Da allora si sono susseguiti un gran numero di modelli diversi, ciascuno con pregi e difetti più o meno evidenti.

Negli ultimi anni, i sistemi utilizzati appartengono principalmente a 3 categorie.

Vediamole nel dettaglio.


Annual Review

Questo modello di valutazione prevede una valutazione annuale e, secondo la ricerca condotta dall’Osservatorio sul Performance Management nel 2020, è la modalità di valutazione più diffusa in Italia (69% del campione d’indagine).

Si tratta di una valutazione top/down, in cui il responsabile di un team valuta uno dei suoi membri (per questo motivo viene spesso identificata con il nome valutazione capo/collaboratore). Può prevedere anche una o più review nel corso dell’anno, così come la presenza di un’autovalutazione da parte del dipendente.

Gestita in passato con documenti cartacei, l’annual review oggi è resa più interattiva, efficiente e a prova di smart working con l’utilizzo di software in cloud come Altamira Performance.

L’oggetto della valutazione varia da modello a modello. Alcuni dei più comuni sono:

  • valutazione di obiettivi personali, di team e/o aziendali
  • valutazione di competenze hard
  • valutazione di competenze soft
  • valutazione di competenze soft tramite comportamenti osservabili
  • un misto delle precedenti

L’annual review si conclude con una valutazione finale, alla quale è semplice collegare un sistema premiante, azioni per lo sviluppo o riflessioni relative ai piani di carriera.

Esito valutazione

Un esempio di bonus associato alla valutazione finale di un sistema MBO. Tratto da Altamira Performance.


I pregi della annual review
  • Facile da associare a un sistema di Management per Objectives (MBO) e a un sistema premiante
  • Richiede un impegno contenuto agli attori del processo
  • Dà un unico risultato, chiaro e dettagliato
  • Facile da associare ad azioni per lo sviluppo
  • Adatto ad aziende di ogni dimensione

I difetti della annual review
  • Non interviene tempestivamente a risolvere criticità
  • Se non si eseguono review intermedie, la valutazione rischia di essere riferita prevalentemente all’ultimo periodo
  • Se non si eseguono review intermedie, gli obiettivi e/o le competenze da valutare potrebbero diventare meno rilevanti nel corso dell’anno.
  • Basso livello di engagement

  • Continuous Feedback

    Il continuous feedback è il sistema di valutazione del personale di cui si è più parlato negli ultimi anni.

    Come il nome fa intendere, prevede un feedback – dal semplice like a una valutazione in una scala da 1 a 10 – puntuale e frequente nei confronti del lavoratore. Nasce infatti dall’esigenza di aumentare gli scambi di opinione tra capo e collaboratore e l’engagement dei dipendenti.

    Anche questo sistema può essere declinato in un’infinità di modi al variare dei soggetti coinvolti, della frequenza del feedback, dell’oggetto della valutazione ecc.

    Il più delle volte si basa sulla valutazione di comportamenti osservabili: il valutatore osserva il comportamento di un collega (per esempio durante una riunione o nella soluzione di un problema) e fornisce rapidamente un feedback.

    Il gran numero di feedback elargiti fa sì che questo sistema di valutazione debba essere digitalizzato, con una diffusa preferenza per le APP mobile che meglio soddisfano il carattere estemporaneo delle valutazioni.

    La diffusione del continuous feedback è stata rallentata dalla crescita dello smart working, che rende difficoltosa l’osservazione diretta del comportamento dei colleghi.


    I pregi del continuous feedback
    • Valutazioni informali e puntuali che rafforzano i comportamenti positivi
    • Consente una correzione di rotta continua
    • Alto livello di engagement

    I difetti del continuous feedback
    • Alti costi tecnologici di implementazione
    • Solo per grandi aziende
    • Non dà un risultato finale, quindi non è molto adatto a supportare MBO e azioni per lo sviluppo
    • Molto invasivo per gli attori con alto rischio d’abbandono
    • Poco adatto allo smart working

    360

    Il 360 è un sistema di valutazione nel quale il lavoratore riceve feedback da ogni direzione. Da colleghi di pari grado, riporti diretti e persino clienti.

    Viene utilizzato soprattutto per la valutazione dei manager e analizza l’influenza che questi hanno sul lavoro del loro team in termini di leadership, management, teamwork ecc.

    I feedback ricevuti, che siano in formato numerico o testuale, vengono tipicamente gestiti da un sistema informatico e presentati al manager sotto forma di report.

    Più le valutazioni sono dettagliate, maggiori spunti avrà il manager per migliorare nel suo lavoro.


    I pregi del 360
    • Dà una visione completa della reputazione di un manager in azienda
    • Aumenta l’engagement e l’empowerment del personale
    • Aiuta i manager a crescere professionalmente

    I difetti del 360
    • Alti costi tecnologici e consulenziali per l’implementazione
    • Solo per grandi aziende
    • Richiede un certo impegno agli attori del processo
    • Forte rischio di bias nelle valutazioni
    • Non tutti i manager sono capaci di accettare feedback serenamente

    Valutare un sistema di valutazione

    Per valutare l’efficacia di un sistema di valutazione è necessario avere le idee chiare fin dal principio su quali scopi si vogliano raggiungere con la sua introduzione.

    Se il suo obiettivo principale è aumentare la motivazione e l’engagement del personale, potremo analizzarne i risultati con un’apposita survey tra i dipendenti.

    Nel caso di obiettivi quantitativi, per esempio diminuire il tasso di turnover o aumentare la produttività, dovremo invece monitorare e confrontare questi KPI.

    Uno degli errori più frequenti delle aziende italiane è quello di non effettuare un sondaggio sul livello di gradimento del sistema di performance management. Secondo l’indagine dell’Osservatorio su performance management, è una prassi diffusa solo nel 20% delle imprese.

    Alcuni sistemi di valutazione, infine, possono coesistere. Alcune aziende utilizzano sistemi di continuous feedback per mantenere alto l’engagement del personale e una annual review per valutare il conseguimento degli obiettivi e assegnare bonus e premi.




    Credito fotografico: ©TarikVision/Adobe Stock

Post correlati

Iscriviti al nostro Blog

Ricevi via email i nostri articoli sul mondo delle Risorse Umane, una volta al mese.

 
Leggi l’informativa sul trattamento dei dati personali