“Dal punto di vista tecnico mi sembra una piattaforma facile da usare. La utilizziamo da circa tre mesi e abbiamo già notato dei miglioramenti. Sono aumentate le candidature ricevute e soprattutto, cosa molto importante per noi, sono tutte raccolte in un unico archivio.”

Mamen Moya Prats CIRCE
Mamen Moya Prats

Talento e Sviluppo HRBP

Fundación CIRCE è un centro tecnologico che realizza studi e ricerche sui temi dell’efficienza energetica, l’energia rinnovabile e la sostenibilità allo scopo di trasferire queste conoscenze alle imprese e aiutarle a essere più efficienti in questi ambiti. Ha sede a Saragozza e due delegazioni, una a Madrid e l’altra a Bruxelles.

La fondazione ha più di 250 dipendenti, per lo più di profilo tecnico. Ha un’età media molto giovane – intorno ai 35 anni – e un ambiente dinamico e multiculturale, con personale proveniente da ogni angolo della Spagna e del mondo.

Mamen Moya Prats è entrata in CIRCE nell’ottobre 2019, nel dipartimento Risorse Umane poi ribattezzato Persone e Talenti. È stata assunta per occuparsi di selezione, gestione del talento, formazione e sviluppo, ma vista la forte crescita della fondazione all’inizio si è dedicata soprattutto ai primi due temi.

La Sfida

La rapida espansione è una grande sfida per il dipartimento Persone e Talenti di Fundación CIRCE, che continua a crescere e a strutturarsi per far fronte a un carico di lavoro sempre maggiore.

A complicare ulteriormente il lavoro contribuiva anche la bassa digitalizzazione dei processi di recruiting e soprattutto l’assenza di un database unico. I CV venivano ricevuti prevalentemente sugli indirizzi e-mail aziendali e poi ricopiati su file Excel per essere filtrati.

“Visto che il volume di candidature continuava ad aumentare notevolmente avevamo bisogno di un controllo e di una gestione molto più automatizzati e soprattutto di una base di dati unica.”


La Soluzione

Per risolvere questi problemi di efficienza la fondazione ha deciso di dotarsi di un software per il recruiting. A seguito di una software selection tra diversi fornitori la scelta è ricaduta su Altamira.

“Abbiamo scelto Altamira perché si adattava molto bene alle nostre necessità. Avevamo bisogno che il sistema fosse erogato in cloud, che fosse semplice da usare, che fosse fornito in spagnolo e in inglese e che coprisse tutte le nostre esigenze.”

Il dipartimento Persone e Talento aveva bisogno in particolare di uno strumento unico con cui gestire la pubblicazione degli annunci e il loro ritiro e che facilitasse la ricezione di candidature spontanee.

Il back office doveva consentire di “giocare” liberamente con i dati dei candidati, procedere facilmente alla selezione e creare report e statistiche utili. Altamira rispondeva meglio degli altri software analizzati a questi requisiti, aveva un buon rapporto qualità prezzo e tempi di implementazione in linea con le esigenze.

Anche l’assistenza si è dimostrata all’altezza delle aspettative. Durante la fase di implementazione Mamen e i colleghi hanno dovuto rispettare scadenze precise e compilare diversi documenti, un compito facilitato dalle spiegazioni e dalla vicinanza dello staff di Altamira. Grazie a queste operazioni hanno potuto importare il database candidati esistente e personalizzare i campi della piattaforma, sia sul career site che nel back office.

Una modifica in particolare si è rilevata molto utile. Grazie a un campo apposito nel form di candidatura, gli utenti possono ora specificare in quale area di CIRCE sono interessati a lavorare e questo aiuta il team di Persone e Talento a filtrare rapidamente i CV nella prima fase di screening. Completata la configurazione iniziale, il servizio d’assistenza si è rivelato veloce e organizzato anche nel soddisfare le piccole richieste di cambiamenti e ottimizzazioni sorte con l’utilizzo della piattaforma.

L’introduzione di Altamira Recruiting ha già portato a un aumento delle candidature e a un risparmio di tempo nella gestione dei processi di selezione.


I numeri dopo 3 mesi di utilizzo

Numero di annunci pubblicati 34
Numero di progetti di ricerca creati 33
Numero di CV archiviati 1459
Numero di candidature spontanee archiviate 98
Numero di assunti 33
Età media dei candidati 32,28

A breve saranno coinvolti nell’utilizzo della piattaforma anche i manager di linea, in modo che anche le loro valutazioni e note confluiscano nella scheda del candidato. In questo modo riprendendo un profilo a distanza di tempo il team di Persone e Talento avrà già un quadro completo di quel candidato.

Con un dipartimento di ricerca e selezione ancora più efficiente, Fundación CIRCE potrà continuare ad attirare i migliori talenti da tutto il mondo e a costruire un organico giovane e altamente specializzato.

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