“Lavoriamo con voi da quasi 3 anni. Siamo molto soddisfatti perché l’amministrazione è senza dubbio diventata più efficiente. I nostri colleghi effettuano l’accesso in autonomia e non hanno bisogno di appoggiarsi a qualcun altro per conoscere le loro ferie residue. Anche le richieste di assenza si effettuano con facilità.”
Karla Palomino
Human Resources Manager
Alfasigma è un’azienda farmaceutica di lunga tradizione, nata in Italia nel 1948 e presente in Messico da 11 anni. La sede messicana, che non comprende fabbriche ma un forte dipartimento commerciale, è cresciuta rapidamente fino a superare i 100 dipendenti ed è l’unica presente in America Latina.
Karla Palomino, in azienda da 4 anni e mezzo, ci ha descritto una realtà stimolante e in crescita, che applica una politica di porte aperte e dà grande attenzione alle persone.
Karla fa parte dell’ufficio HR e si occupa di numerosi temi, come la responsabilità sociale d’impresa, i codici di condotta e la conformità alla legislazione locale.
La Sfida
Gestire correttamente una rapida crescita aziendale è una delle sfide più complesse per gli uffici HR. In Alfasigma si sono resi conto rapidamente, crescendo, che una gestione organizzativa tramite documenti cartacei e fogli Excel stava diventando obsoleta. Alcuni processi sono stati aggiornati sotto la guida della casa madre, mentre altri grazie a iniziative locali.
Quest’ultimo è il caso per la gestione delle ferie e dei permessi. All’inizio del 2019 un lavoro di analisi ha evidenziato i problemi e le inefficienze del sistema corrente, che portavano a una forte perdita di tempo per tutti gli attori: dipendenti, manager e amministrazione.
“Una attività apparentemente semplice causava tantissimo lavoro.”
Da un lato dipendenti e manager non avevano accesso al monte ferie disponibile e chiedevano continuamente questa informazione all’ufficio HR, che aggiornava manualmente un file Excel utilizzato anche per produrre le buste paga. Dall’altro i processi approvativi tramite form cartacei richiedevano numerosi passaggi e lunghi tempi morti, soprattutto nel caso di colleghi dislocati sul territorio nazionale.
Con la crescita dell’organico, inoltre, la scarsa trasparenza del sistema corrente acuiva i conflitti tra i dipendenti per l’assegnazione delle ferie nei periodi più caldi dell’anno, come l’estate e dicembre.
La Soluzione
Il modo migliore per rendere più efficiente il processo di gestione delle ferie in azienda è parso subito quello di digitalizzarlo. Dato che il sistema utilizzato dalla casa madre italiana non era in grado di soddisfare esigenze globali, Karla Palomino ha avviato una software selection che ha coinvolto nella fase finale Altamira e due provider locali.
La scelta finale è ricaduta su Altamira per diversi motivi.
Per prima cosa, è piaciuto molto che potesse offrire il servizio dall’Europa e che disponesse di una piattaforma HR completa, anche se al momento il focus era solo sulla gestione delle ferie. Decisiva per la scelta è stata anche la modalità di utilizzo self-service per i dipendenti, che accedono al loro account con email e password e trovano subito i propri residui. In un’azienda come Alfasigma, che mette al primo posto le persone, dare loro autonomia e garantire trasparenza era fondamentale.
Anche il sistema di richiesta e approvazione è parso semplice e funzionale. Il dipendente compila la richiesta e questa viene immediatamente notificata al manager, che può scegliere di approvarla, rifiutarla o ragionarci sopra. Per accedere alla richiesta, gli basta fare un click sull’email di notifica che ha ricevuto sulla sua posta elettronica. In più, tutto questo e altro viene tracciato dalla piattaforma, che mostra lo storico di ogni processo.
Karla si è dichiarata contenta anche di una personalizzazione che ha richiesto per il suo account, che fa sì che venga informata ogni volta che una richiesta viene approvata o rifiutata da un manager. In questo modo può tenere aggiornato un file personale con le ferie di tutti i dipendenti, per ulteriore sicurezza.
L’assistenza, a dispetto della distanza geografica, si è rilevata un punto forte di Altamira, anche per la presenza di account manager e consulenti tecnici con uno spagnolo madrelingua o fluente. Problemi, richieste e delucidazioni sono stati risolti sempre in poco tempo.
“Il sistema di ticket e le videochiamate sono strumenti che, da cliente straniero, non mi fanno sentire la necessità di affidarmi a un fornitore locale, perché è come se lo foste anche voi.”
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