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Aprile 27, 2023

5 esempi di workflow per aumentare l’efficienza dei processi HR

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Il termine workflow risuona sempre più di frequente nei progetti di digitalizzazione delle Risorse Umane.

Tramite questo strumento è infatti possibile digitalizzare numerosi processi aumentandone l’efficienza e riducendo il carico di lavoro sia sul dipartimento HR che sui dipendenti.

Per chi non ha avuto occasione di utilizzare i workflow non è però semplice comprendere le potenzialità e l’impatto che possono avere.

In questo articolo vediamo alcune delle possibilità offerte dall’utilizzo di workflow automatizzati nei processi di recruiting, onboarding, gestione delle assenze, valutazione di competenze e obiettivi e formazione.


I workflow per il recruiting

Il processo di recruiting è uno dei primi a essere stato digitalizzato e per la sua natura sequenziale si presta bene all’utilizzo di un workflow.

ATS come Altamira Recruiting impiegano quindi questa tecnologia da tanti anni e nel tempo l’hanno ulteriormente potenziata grazie ai motori di scripting e di automazione.

Per i processi di ricerca e selezione, un workflow digitale permette di:

  • Gestire il processo di autorizzazione alla pubblicazione degli annunci (per esempio richiedendo l’approvazione del budget o del management)
  • Condurre il processo di selezione in maniera organizzata, muovendo i diversi candidati negli status desiderati (per esempio non idoneo, da convocare a colloquio, assunto ecc.)
  • Condividere i profili dei candidati con hiring manager e altri recruiter e raccogliere il loro feedback
  • Inviare calendar per la pianificazione di colloqui
  • Inviare link per le piattaforme di video colloqui
  • Inviare ai candidati email, SMS ecc.
  • Creare automaticamente le lettere di offerta
  • Consentire la firma elettronica dei documenti
  • Inviare i dati di un candidato a un altro software, come quelli di somministrazione (per esempio Intiway), il gestionale HRM aziendale o il programma per le buste paga


I workflow per l’onboarding

Con la diffusione del lavoro ibrido, la digitalizzazione del processo di onboarding è diventata una priorità per tantissime aziende.

Un processo di inserimento automatizzato permette alle aziende di sbrigare le pratiche burocratiche in anticipo e far sì che al suo primo giorno di lavoro un nuovo dipendente disponga di tutti i dispositivi e gli account di cui ha bisogno per svolgere le proprie mansioni.

Ecco alcune operazioni che possono essere automatizzate con un workflow HR:

  • Raccolta di dati e documenti
  • Firma di contratti, NDA ecc.
  • Tracciamento e gestione dell’assegnazione delle dotazioni, come cellulari, account aziendali, portatili ecc.
  • Invio o presentazione di materiale informativo sull’azienda
  • Invio di comunicazioni via email, SMS ecc.
  • Pianificazione della prima visita medica

workflow firma elettronica

Sulla parte destra dell’immagine, un esempio di workflow che incorpora i processi di recruiting e onboarding. Tratto dall’ATS Altamira Recruiting.



I workflow per la richiesta di ferie e permessi

Molti dipartimenti HR tendono a sottovalutare il carico di lavoro che sta dietro l’amministrazione delle ferie e dei permessi in azienda.

Gestire questa attività tramite email, fogli Excel e chiacchiere nel corridoio provoca infatti grandi perdite di tempo per tutti (dipendenti, manager, ufficio HR e amministrazione), errori frequenti e rischi per la continuità operativa di molti business. Soprattutto oggi che molti dipendenti lavorano in maniera ibrida o da remoto.

Molto meglio affidarsi a un software di gestione delle assenze e utilizzare un workflow digitale per:

  • Gestire il ciclo di vita di una richiesta d’assenza in maniera organizzata (creazione, invio, approvazione, rifiuto, cancellazione ecc.)
  • Determinare i diversi step d’approvazione (solo manager, manager + HR, solo HR ecc.)
  • Inviare notifiche tramite email o app mobile per l’arrivo di una nuova richiesta, l’approvazione di una domanda di ferie ecc.
  • Applicare automaticamente le policy aziendali, come il rispetto del preavviso minimo per una richiesta di ferie


I workflow per la valutazione delle performance

Uno dei problemi dei sistemi di valutazione è il basso tasso d’adozione. È difficile, infatti, mantenere un alto livello di coinvolgimento dei dipendenti e dei manager e assicurarsi che compiano le attività nei tempi giusti. Nei sistemi di performance management non digitalizzati, poi, è anche difficile avere una visione d’insieme di tutte le valutazioni in azienda e archiviare i risultati in maniera organizzata e accessibile ai dipendenti.

Gestendo questo processo tramite un software in cloud e i workflow potrai risolvere questi problemi. Usufruirai, infatti, dei seguenti vantaggi e automatismi:

  • Organizzazione del processo in step consecutivi e chiaramente delineati, che aiutano a comprendere l’andamento generale del progetto
  • Attribuzione automatica delle competenze e degli obiettivi ai dipendenti, per esempio in base al ruolo aziendale
  • Generazione automatica della lettera di assegnazione degli obiettivi per l’MBO e invio in firma elettronica
  • Invio di notifiche automatiche che informano manager e dipendenti (nel caso di autovalutazione) sull’avanzamento del processo e sulle attività da compiere
  • Esecuzione di calcoli automatici per l’assegnazione dei bonus MBO
  • Aggiornamento automatico dei livelli delle competenze in base ai risultati delle valutazioni


I workflow per la formazione

La formazione è uno degli ambiti delle risorse umane meno digitalizzati dalle aziende, che spesso si “accontentano” di utilizzare fogli elettronici.

Eppure, anche in questo caso sono tante le operazioni che potrebbero essere svolte in automatico da un workflow digitale, dando maggiore efficienza al processo:

  • Gestione del ciclo di vita di un corso
  • Invio dei calendar delle lezioni a tutti i partecipanti
  • Invio dei quiz per gli esami
  • Gestione del flusso approvativo delle iscrizioni ai corsi
  • Attribuzione delle competenze maturate nelle schede di ogni dipendente
  • Invio dei questionari di valutazione
  • Generazione degli attestati di partecipazione ai corsi

Questi sono solo alcuni esempi di applicazione dei workflow nei processi di gestione HR. In una piattaforma come Altamira HRM, infatti, questi vengono usati anche per la gestione delle note spese, per l’organizzazione delle visite mediche, per la rilevazione delle presenze e in tanti altri ambiti.




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