Pubblicato da

Ottobre 28, 2021

Piattaforma HR: come scegliere la più adatta per la tua azienda

Categories
Gestione del personale Presenze e Assenze Ricerca e Selezione Tutti gli articoli

Superate le dimensioni di una microazienda, molte organizzazioni sentono la necessità di dotarsi di una piattaforma HR con cui organizzare e gestire informazioni e processi legati al personale. Una necessità diventata urgenza a partire dal 2020 per mettere in atto politiche di lavoro ibrido.

Con il personale non più sempre presente tra le quattro mura di una sede disporre di un ambiente digitale condiviso è infatti ancora più importante. Permette di accedere in qualsiasi momento alle informazioni e ai documenti di cui si ha bisogno e di portare avanti processi interattivi tra amministrazione, risorse umane, manager e dipendenti.

In sua assenza, tanti processi diventano inefficienti e i dipendenti risentono della mancanza di trasparenza ed engagement.

Se sei in cerca di una piattaforma HR per la tua azienda, ecco alcuni parametri su cui valutare le opzioni che troverai sul mercato.



Completezza

Sul mercato esistono tante piattaforme HR con caratteristiche diverse, che possono supportarti in più o meno ambiti della gestione del personale.

Proprio la completezza di una piattaforma per le risorse umane è un criterio di scelta importante. Meno sistemi diversi introdurrai in azienda, infatti, più alto sarà il tasso di adozione e di utilizzo. Inoltre, la presenza di tanti dati e informazioni su un unico database permette di creare statistiche e report avanzati che ti aiutano a prendere le decisioni giuste.

Ecco alcune delle feature più importanti che una piattaforma HR può offrirti:

  • Database dei dipendenti. La piattaforma HR archivia dati e informazioni dei dipendenti e consente loro di aggiornarli in autonomia.
  • Bacheca aziendale. Grazie a questa funzionalità l’azienda può comodamente trasmettere comunicazioni a tutti i dipendenti.
  • Archivio documentale. La digitalizzazione dei processi HR non può fare a meno di un archivio virtuale dei documenti, che consenta di impostare scadenze ed eseguire ricerche mirate.
  • Onboarding. Il sistema supporta il dipartimento risorse umane nell’inserimento di nuovo personale, prevedendo la raccolta di documentazione e lo svolgimento di task.
  • Gestione del tempo. Tramite la piattaforma HR, un dipendente può gestire il suo tempo in azienda: effettuare le timbrature, richiedere ferie e permessi, maturare gli straordinari ecc.
  • Timesheet. Il timesheet permette ai dipendenti di tracciare il tempo dedicato a ciascuna attività. Una feature molto utile per valutare la redditività di commesse e progetti.
  • Formazione. Poter organizzare anche la formazione dei dipendenti nello stesso ambiente aggiunge ulteriore valore a un software HR. Il personale deve essere in grado di iscriversi ai corsi e fruire dei materiali didattici, o addirittura seguire corsi in streaming, tutto dalla piattaforma HR.
  • Performance management. Alcune piattaforme consentono di digitalizzare i processi di valutazione: un must nell’era del lavoro ibrido.
  • Recruiting. Le piattaforme HR più complete comprendono anche la digitalizzazione dei processi di ricerca e selezione. Così i candidati assunti vengono trasformati in dipendenti, senza bisogno di raccogliere nuovamente un buon numero di informazioni.

Verifica quante di queste funzionalità sono presenti nelle piattaforme che stai valutando e su quali altri processi possono supportarti.



database dei dipendenti

Un esempio di database dei dipendenti tratto da Altamira Employees.



Capacità di Personalizzazione

Le differenze tra un’azienda e un’altra sono talmente vaste che è impossibile pensare che uno strumento statico o poco personalizzabile possa soddisfare in pieno le esigenze di ognuna di queste.

Così la capacità di personalizzare campi, etichette, liste, processi e workflow diventa di primaria importanza nella scelta di una piattaforma HR.

Se opti per uno strumento dotato di questa caratteristica, in fase di configurazione iniziale avrai la possibilità di apportare le modifiche desiderate con l’aiuto dei consulenti tecnici del fornitore. In seguito, se gli strumenti di personalizzazione sono abbastanza user friendly, potrai effettuare ulteriori cambiamenti per adeguare il sistema a nuove esigenze.

Questo non vuol dire che si debba mettere mano su ogni aspetto del sistema scelto, anche perché le personalizzazioni sono spesso a pagamento e allungano i tempi di implementazione.

Molte piattaforme HR partono da configurazioni standard che si adattano bene alle esigenze di tante PMI.

Cerca di comprendere il livello di personalizzazione possibile in ogni sistema che valuti e il relativo costo.



Facilità d’uso

Nella scelta di una piattaforma per la gestione dei processi HR si può cadere nella tentazione di dare troppo risalto al suo aspetto estetico. Ma se la gradevolezza grafica di un sistema è sì gradita, dato che rende più piacevole il suo utilizzo, maggior peso va dato alla facilità d’uso.

Va valutato in particolare quanto la navigazione risulti intuitiva anche senza formazione. I dipendenti la utilizzeranno infatti in maniera sporadica e dovranno essere in grado di orientarsi al suo interno senza dover ricorrere ogni volta alla manualistica.

Fai un test dell’usabilità delle diverse piattaforme HR navigando in autonomia in un ambiente di demo.



Attenzione per il mobile

Per una piattaforma HR, la possibilità di essere utilizzata da dispositivi mobile è sempre stata importante. Pensiamo alla comodità di timbrare in trasferta dal proprio smartphone o richiedere ferie mentre si viaggia in treno.

Con la diffusione dello smart working questa feature è ancora più importante. Assicurati, quindi, che la soluzione che vuoi adottare sia utilizzabile da questi dispositivi e in che modo.

Alcuni fornitori propongono app native per Android e iOS, altri forniscono una web app a cui si accede tramite browser e altri ancora forniscono entrambe le soluzioni.

Dato che l’utilizzo di app native e web app comporta vantaggi e svantaggi, l’ultima opzione è quella da preferire.

Fatti mostrare la resa della piattaforma su mobile.



presentazione app

Su mobile, una piattaforma HR deve essere ancora più intuitiva. Un esempio tratto dalla app Altamira HRM.



Livello di disponibilità garantito

Maggiore rilevanza si dà alla piattaforma HR nella gestione dei processi aziendali, più grandi saranno i problemi causati da suoi malfunzionamenti o periodi di indisponibilità.

Meglio tutelarsi, quindi, verificando quali siano i livelli di servizio garantiti per contratto e quali siano quelli effettivamente mantenuti dalla piattaforma nell’ultimo anno.

Chiedi quale sia lo SLA della soluzione HR a ogni fornitore.



SSO

Cosa c’è di meglio di consegnare ai dipendenti uno strumento per gestire tutti i processi HR con un solo nome utente e una sola password da ricordare?

Utilizzare una soluzione dotata di Single Sign-on, in modo che i dipendenti possano usare le stesse credenziali di altri servizi già adottati, come Microsoft 365!

Non si tratta di una comodità solo per ufficio HR e dipendenti. Anche l’IT aziendale sarà contento di avere meno credenziali da attivare e disattivare quando un dipendente è assunto o dimesso.

Verifica che il sistema che stai valutando sia dotato di SSO.



Integrabilità

Anche la piattaforma HR più completa può trarre giovamento dall’integrazione con altri gestionali aziendali. Una tipica integrazione è quella con il software paghe del consulente del lavoro, dal quale riceverà i cedolini e al quale invierà i dati sulle presenze dei dipendenti.

Oppure potrebbe comunicare con il CRM aziendale per collegare le commesse dei clienti ai progetti di selezione o alla rendicontazione delle attività dei dipendenti. Un’altra integrazione frequente è poi quella con l’ERP aziendale.

La piattaforma HR da prediligere deve quindi mettere a disposizione API per integrazioni rapide e profonde con altri sistemi digitali.

Assicurati di scegliere una piattaforma “aperta”.



Workflow management

Ci sono processi HR per i quali è importante tracciare ogni step, inviare reminder, prevedere approvazioni e coinvolgere più attori.

Le piattaforme HR migliori hanno quindi sviluppato strumenti di workflow management che coprono queste e altre esigenze e automatizzano processi HR complessi o delicati.

Un workflow può gestire, per esempio, il processo di assegnazione dei dispositivi di protezione individuale, per appurare che siano stati consegnati e in che data e verificare se siano ancora nelle mani del dipendente.

Altri workflow possono essere dedicati alle visite mediche, alla digitalizzazione del processo di selezione o ai processi di valutazione, in modo da accertarsi che vengano portati a termine da tutti i manager nei tempi previsti.

Chiedi al fornitore di HR Tech se il sistema è dotato di workflow personalizzabili.



Compliance

Data la mole di dati personali e sensibili che una piattaforma HR ospita, è indispensabile che fornisca strumenti per gestirli in accordo con le normative sul trattamento dei dati, come il GDPR.

Molto utili sono i workflow automatici che garantiscono il rispetto dei periodi di data retention, soprattutto nella gestione dei profili dei candidati.

Assicurati che siano presenti strumenti per la gestione del GDPR.



Vantaggi per tutti gli utenti

Una piattaforma HR deve portare vantaggi a tutte le categorie di utenti che la utilizzano. Il rischio, altrimenti, è che il processo di inserimento di questa tecnologia in azienda subisca una brusca frenata.


Vantaggi per l’ufficio HR

Da un lato, la piattaforma HR deve centralizzare le informazioni e i processi e dare all’ufficio Risorse Umane la possibilità di gestire ogni aspetto della vita lavorativa dei dipendenti. Dall’altro deve dare abbastanza autonomia al personale in modo che possa svolgere molte operazioni in self-service, riducendo il carico di lavoro sul dipartimento HR.


Vantaggi per il dipendente

Una buona piattaforma HR deve essere ricca di feature e opzioni per l’ufficio HR – che ha tanti processi da gestire – ma rimanere snella e intuitiva per il dipendente, che deve compiere meno azioni e accede con minor frequenza. Per il dipendente è particolarmente importante la qualità dell’esperienza su mobile.


Vantaggi per i manager

Ai manager, una piattaforma HR deve dare la possibilità di organizzare al meglio il lavoro del proprio team. Strutturando un calendario ferie condiviso per assicurarsi che le attività importanti non rimangano scoperte, tracciando il tempo dedicato ai vari progetti, suggerendo percorsi di formazione e valutando le performance dei riporti diretti.


Vantaggi per l’amministrazione

Le attività amministrative – in primis la rilevazione delle presenze – sono spesso complesse e ripetitive. Una buona piattaforma HR deve quindi essere abbastanza profonda da supportare processi molto complessi e al tempo stesso abbastanza agile per snellire e velocizzare il lavoro.




Credito fotografico: ©tomertu/Adobe Stock