La diffusione del cloud ha reso più semplice per tutti i dipartimenti aziendali (per esempio l’ufficio Risorse Umane, marketing, commerciale, di assistenza clienti) procedere in autonomia alla digitalizzazione del proprio reparto.
L’utilizzo dei software via browser ha infatti eliminato una serie di complessità legate all’on premise che richiedevano necessariamente un forte coinvolgimento del dipartimento IT:
- La necessità di installare i sistemi localmente sui server dell’azienda, un’attività che richiede risorse e conoscenze tecniche superiori.
- L’onere di allestire e manutenere l’infrastruttura IT su cui poggiano i software e provvedere ai sistemi di archiviazione e setup.
- L’obbligo di installare localmente ogni aggiornamento, con il rischio di dare origine a problemi di compatibilità.
Questo non vuol dire che il contributo del dipartimento IT nella scelta del software HR in cloud non sia importante, anzi. Soprattutto nel caso di progetti ambiziosi, in cui i software HR devono interagire con tanti altri applicativi aziendali e l’attenzione alla sicurezza deve essere assoluta, il contributo dato dai professionisti dell’informatica è preziosissimo.
Tanto che alcune aziende preferiscono affidare le redini della HR software selection proprio al reparto IT, in stretta collaborazione con i colleghi che andranno a utilizzare quotidianamente lo strumento per il loro lavoro.
I vantaggi di affidare la scelta del software HR ai professionisti IT
Esistono ottimi argomenti per pensare di affidare all’ufficio IT aziendale – e tipicamente all’IT manager nel caso delle PMI – lo scouting di soluzioni informatiche per la digitalizzazione delle risorse umane.
A volte è una questione di risorse e opportunità: il dipartimento HR aziendale può essere troppo oberato di lavoro per poter seguire questo progetto strategico o, nel caso delle piccole aziende, troppo poco strutturato o addirittura inesistente. In questi casi il sostituto naturale è il dipartimento IT o, meno di frequente, l’ufficio acquisti.
Altre volte, invece, può trattarsi di una scelta strategica volta a sfruttare le competenze e conoscenze del dipartimento tecnico aziendale.
Ci sono infatti una serie di vantaggi che possono spingere un’azienda ad affidare la software selection del nuovo software HR all’ufficio IT.
Vediamone alcuni.
1. Competenze tecniche
Per semplice, intuitivo e self-service che sia, un software è comunque un prodotto altamente complesso i cui aspetti più tecnici possono essere compresi e valutati a fondo soltanto da chi di software se ne intende.
Un professionista IT potrà giudicare il grado di modernità tecnologica delle soluzioni analizzate e il loro potenziale per il futuro, nonché la loro capacità di interagire con i sistemi attualmente utilizzati.
Sarà in grado di valutare le performance e la scalabilità dell’applicativo e prendere in esame funzionalità quali il Single Sign-On, spesso poco conosciute o considerate dai colleghi HR ma che fanno la differenza nell’uso quotidiano di tutti i dipendenti e nel semplificare la gestione degli account a livello aziendale.
2. Risorse e conoscenze
In molte aziende il dipartimento IT dispone di maggiori risorse e budget rispetto all’ufficio HR. Fare rientrare il progetto di digitalizzazione delle risorse umane sotto il suo ombrello potrebbe quindi essere un vantaggio, che permetterà di scegliere fornitori di qualità e coprire più processi.
Inoltre, questo ufficio ha maggiore dimestichezza con i processi di software selection. Sa dove trovare rapidamente i fornitori (per esempio compiendo ricerche con la giusta combinazione di parole chiave o esplorando i siti di aggregatori specializzati in gestionali aziendali come Capterra), riesce a navigare in autonomia ambienti di demo anche complessi ed è abituato a interagire con i referenti commerciali dei fornitori.
3. Visione d’insieme e capacità d’integrazione
Il dipartimento IT è coinvolto in tutti i processi di digitalizzazione interni e gode quindi di una visione d’insieme sullo stato dell’infrastruttura tecnologica aziendale e sui flussi di lavoro in essere.
Avrà quindi l’accortezza di identificare la soluzione più adatta a integrarsi con i sistemi interni in maniera agile ed efficiente. Lo farà addentrandosi nell’analisi di aspetti tecnici dell’offerta dei fornitori, come API e Webhooks, poco comprensibili per un addetto HR.
4. Sicurezza informatica e conformità
Da esperti di sicurezza informatica, i professionisti IT sono più abili nel valutare il grado di affidabilità sia dei provider di software HR che delle piattaforme di cloud computing (IaaS) su cui ospitano i loro servizi, come Microsoft Azure e Amazon Web Services. Si informeranno con maggiore contezza sulle strategie di backup e disaster recovery adottate e sulle tecnologie impiegate per criptare e proteggere i dati.
Il team IT dovrebbe avere una certa dimestichezza anche con i temi della privacy e della compliance con il GDPR, molto importanti in ambito HR. Su questo tema sarà comunque necessario un passaggio dell’ufficio legale prima della firma del contratto.
5. SLA e stime
Da esperto di gestionali aziendali, un professionista IT è in grado di comprendere se le richieste economiche dei fornitori sono coerenti o eccessive, soprattutto per quanto riguarda tempi e costi delle attività di configurazione.
Avrà inoltre maggiori elementi per giudicare le SLA (Service Level Agreement) di servizio e di prodotto indicate dal provider, come i tempi garantiti di risposta a un ticket aperto presso l’assistenza e quelli di risoluzione di un bug o la disponibilità di servizio media, ovvero la percentuale di tempo durante la quale il software è utilizzabile, solitamente superiore al 99%.
I limiti di questa scelta
Affidare la ricerca del software HR aziendale al dipartimento IT ha anche dei limiti piuttosto importanti, che spiegano perché questo compito venga più spesso svolto dall’ufficio Risorse Umane.
I professionisti IT hanno infatti una conoscenza limitata del settore e dei processi HR che impedisce loro di poter dare un giudizio approfondito su una piattaforma e identificare quella che meglio calzerebbe l’organizzazione del lavoro adottata dal dipartimento HR.
Temi come la valutazione delle prestazioni, la pianificazione dei turni, le regole interne su straordinari e timbrature, l’employer branding sono altamente specialistici e di difficile comprensione per i non addetti ai lavori.
Per gli stessi motivi, i professionisti IT non saranno in grado di stabilire se un software risponde adeguatamente alle normative del lavoro e a tutte le implicazioni che il GDPR – ma anche le leggi fiscali – hanno sui processi di gestione dei candidati, dei dipendenti e degli ex dipendenti.
Inoltre, la loro grande dimestichezza con gli strumenti informatici potrebbe anche trarli in inganno. Uno strumento che a loro giudizio è semplice e intuitivo potrebbe rivelarsi ostico per i colleghi del reparto HR e per i dipendenti che lo utilizzeranno quotidianamente.
I risultati migliori si ottengono con la collaborazione
Alcuni dei limiti identificati nel paragrafo precedente sono molto difficili da superare. Pretendere che i colleghi dell’IT diventino esperti di risorse umane soltanto per assicurarci che siano più efficienti nella ricerca del software HR giusto richiederebbe infatti uno sforzo spropositato rispetto allo scopo finale.
Ma basta impostare il progetto nell’ambito di una collaborazione tra ufficio HR e IT per assicurarsi degli ottimi risultati.
Redazione di un brief
L’amministrazione e l’ufficio risorse umane – con il supporto dell’ufficio IT – dovrebbero procedere a un’analisi dei processi e alla stesura di un brief sul progetto di HR digital transformation, che specifichi le aree d’interesse e le priorità, le funzionalità indispensabili e quelle desiderabili.
Questo documento dovrebbe fornire anche informazioni necessarie per poter chiedere preventivi ai fornitori, come il numero di CV che si prevede di voler archiviare nel caso si voglia acquisire un ATS, il numero di dipendenti da gestire con un software HRM, la quantità di orari e turni di lavoro da codificare in un software di rilevazione presenze ecc.
Il rischio in questo caso è quello di produrre un documento troppo corposo e complesso: bisogna trovare il giusto equilibrio tra dettaglio e sintesi, in modo da non richiedere uno sforzo eccessivo all’ufficio IT e avere comunque abbastanza elementi su cui basare la ricerca.
Per facilitare il lavoro di software selection all’ufficio IT, si può pensare di produrre un file Excel con la lista delle funzionalità desiderate e altre domande da fare compilare ai fornitori. In questo modo basterà confrontare le liste per avere una base di partenza e scartare le soluzioni che non soddisfano le esigenze più importanti.
Potete scaricare gratuitamente il nostro template per la software selection di piattaforme HR da questo link.
Individuazione delle caratteristiche più utili
L’ufficio HR dovrebbe chiarire anche quali sono le caratteristiche dei software a cui dovrà essere data priorità in fase di scouting.
Se il prodotto è pensato per un utilizzo da parte dei dipendenti, per esempio, va posta particolare attenzione al grado di semplicità e intuitività dell’interfaccia e della user experience. Anche utenti che utilizzano i programmi solo saltuariamente dovranno essere in grado di svolgere le loro attività senza frizioni. In questi casi, la presenza di una app nativa per utilizzo da smartphone rappresenterebbe un importante valore aggiunto.
Se bisogna digitalizzare processi complessi come la rilevazione presenze o le valutazioni MBO, i colleghi dell’IT dovranno focalizzarsi su soluzioni molto flessibili e personalizzabili, in grado di replicare le complicate regole aziendali alla perfezione, eliminando il rischio che parte del processo debba essere ancora eseguito in maniera manuale.
Se le aree HR da digitalizzare sono numerose e lo scopo è gestirle in maniera sinergica, la priorità sarà cercare piattaforme HRM complete, così da poter avere continuità totale tra i processi e una curva di apprendimento molto più rapida.
Segnalazione di piattaforme HRM conosciute
È possibile che i colleghi che lavorano nel dipartimento HR o nell’amministrazione – ma anche dipendenti di altre aree – abbiano avuto modo di utilizzare software per la gestione delle risorse umane durante esperienze di lavoro precedenti. Se queste esperienze sono state particolarmente positive – per l’efficienza dell’assistenza, la facilità di utilizzo, la velocità di aggiornamento o altri motivi – avrà senso includere nel brief e nella successiva software selection questi fornitori.
Una lista di piattaforme note da poter usare come benchmark faciliterà molto il lavoro dell’ufficio IT.
Budget e integrazioni
Tra le indicazioni da fornire al dipartimento IT c’è sicuramente il budget a disposizione. In questo caso, si tratta per lo più di una decisione del management, che potrebbe anche decidere di attingere i fondi necessari dal budget IT e non da quello HR.
Importante è anche sottolineare con quali applicativi ci si aspetta che il nuovo sistema interagisca, per esempio il software paghe del consulente del lavoro, i terminali di rilevazione presenze già presenti in azienda o l’ERP. Le integrazioni richiedono tipicamente un esborso extra: per ricevere un preventivo accurato dai fornitori è quindi meglio avere ben chiare dall’inizio le necessità aziendali.
Conclusioni
La scelta di affidare la ricerca di un software HR al dipartimento IT ha pregi e difetti e non può prescindere da una collaborazione con l’amministrazione e la direzione del personale.
I migliori risultati, a prescindere da quale dipartimento si occupi della prima ricerca e della decisione finale, si riscontrano infatti quando questo lavoro viene svolto a più mani, attingendo alle conoscenze tecnologiche del dipartimento IT e a quelle di settore dell’ufficio HR.
In futuro, questo lavoro sarà probabilmente appannaggio di una figura che inizia a essere presente nelle aziende di medie e grandi dimensioni: il digital HR.
Questo professionista unisce conoscenze nella gestione del personale a spiccate competenze informatiche ed è quindi in grado di guidare il processo di HR digital transformation da ogni punto di vista.
A oggi, si tratta ancora di una figura rara negli organici aziendali, ma grazie ai tanti corsi e master che stanno nascendo in quest’ambito è destinata ad assumere maggiore rilevanza nei prossimi anni.
Crediti fotografici: ©yellow_man/Adobe Stock
