7 step da seguire per smaltire le mail al rientro dalle ferie

Costruisci buone abitudini

Se leggerai questa mail al tuo rientro, probabilmente questo consiglio ti sembrerà tardivo.

Tuttavia, non è mai troppo tardi per iniziare a creare abitudini positive. Il ritorno alla quotidianità segna sempre un nuovo inizio, quindi quale occasione migliore per cominciare?

Infatti, organizzare la propria casella di posta aiuta a mantenerla ordinata nella quotidianità e a non ritrovarla stracolma dopo le vacanze. È un’operazione che richiede un po’ di tempo e di studio, destinata però a ripagare già nel breve periodo.

Ogni client di posta offre una serie di strumenti utili per filtrare e gestire il flusso di messaggi, e sebbene le opzioni possano variare, le strategie di base rimangono simili.

Una buona tattica è creare una cartella d’archivio dove spostare tutte le mail già gestite, in modo da mantenere la posta principale ordinata.

Inoltre, puoi usare i filtri per smistare in modo automatico le mail in sottocartelle personalizzate.

La modalità in cui organizzare tali cartelle è legata alla tua professione e alla tua modalità di lavoro. Potresti suddividere l’account in base ai diversi progetti (corsi di formazione, posizioni aperte ecc.), in base alla natura dell’interlocutore (fornitori, clienti, candidati, partner ecc.) e in tanti altri modi.

Un altro strumento utile è l’uso delle etichette e dei colori per identificare rapidamente le mail in base alla categorizzazione da te stabilita.

Infine, un ultimo suggerimento: cerca di svuotare la tua casella di posta prima di partire per le ferie. In questo modo al ritorno dovrai occuparti solo dei nuovi messaggi senza dover pensare ai precedenti.

Adotta il metodo “triage”

Anche i migliori hanno momenti di difficoltà. Quindi, anche se hai mantenuto tutto l’anno la tua inbox perfettamente ordinata, puoi comunque ritrovarti con una valanga di mail dopo settimane di assenza.

È naturale sentirsi sopraffatti. Tuttavia, il primo errore che si potrebbe fare è aprire le comunicazioni in modo indiscriminato. Questo approccio rischia di aumentare lo stress e confondere le priorità.

La prima cosa da fare è prenderti del tempo per analizzare la situazione: quanti messaggi ci sono? Da chi provengono? Quali potrebbero essere le questioni più urgenti?

Per identificare le priorità puoi ricorrere al “triage”, un metodo usato in ambito medico per classificare i pazienti in base alla gravità della loro condizione e applicabile anche in altri contesti. Il concetto base è di suddividere i messaggi in tre (o poco più) categorie principali:

• Urgenti e importanti: queste mail richiedono attenzione immediata e devono essere affrontate per prime.
• Importanti ma non urgenti: possono essere lette e gestite con calma in seguito.
• Non urgenti né importanti: newsletter o mail che possono essere cancellate o archiviate.

Per facilitarti nel compito puoi usare il sistema di etichette e colori di cui parlavamo prima.

Ad esempio, puoi scegliere una codifica tradizionale ed etichettare con il rosso le mail che richiedono la tua attenzione immediata, mentre il verde può segnalare quelle già risolte o meno urgenti.

Alcune piattaforme di posta offrono anche strumenti per automatizzare questa organizzazione.

Leggi e rispondi con metodo

Una volta finito di organizzare la tua casella di posta, dovrai passare all’azione.

Inizia filtrando le mail in ordine cronologico, partendo dalle più vecchie, e concentrati solo su quelle provenienti da mittenti conosciuti. Rispondi velocemente alle mail che richiedono meno di due minuti e sposta in una cartella separata quelle che richiedono più tempo e riflessione.

Se hai paura di dimenticarti delle email più complesse, affidati a uno strumento che ti aiuta a organizzare e ricordare i tuoi impegni, come Remember the Milk, Todoist, Trello, Evernote, Notion, ai calendari di Outlook e Google o a un bel post-it!

Puoi anche creare dei filtri temporanei per separare le mail urgenti da quelle meno importanti, come newsletter o promozioni, così da focalizzarti subito sulle priorità.

Se ti trovi di fronte a mail che non richiedono una risposta immediata ma che potrebbero diventare rilevanti in futuro, puoi archiviare questi messaggi in cartelle apposite o contrassegnarli con un “promemoria”.

Alcuni client di posta consentono di rimandare determinate mail a una data successiva, facendole riemergere nella tua casella di posta solo quando sarà necessario occuparsene.

Questo ti permette di mantenere la tua casella di posta in arrivo il più pulita possibile, concentrandoti solo sulle cose davvero urgenti, ma senza perdere traccia delle questioni importanti per il futuro.

Dopo aver stabilito quali mail richiedono una risposta, cerca di essere il più conciso possibile. Una risposta breve e diretta non solo ti farà risparmiare tempo, ma sarà apprezzata anche dal destinatario, che non dovrà leggere lunghe spiegazioni.

Se una determinata questione richiede una discussione più approfondita, considera l’idea di fissare un incontro o una telefonata piuttosto che prolungare lo scambio via mail. Spesso una conversazione di 10 minuti può risolvere una questione che richiederebbe numerosi scambi di corrispondenza.

Uno dei consigli più utili quando si tratta di smaltire le mail accumulate è imparare a eliminare i messaggi non necessari senza rimorsi. Elimina subito le comunicazioni indesiderate, che non aggiungono valore o non sono più rilevanti. Se non le ritieni utile adesso, non lo saranno neanche tra qualche giorno.

Passa infine a occuparti delle mail con una minore priorità, inserendo quest’attività nei tempi morti.

In questa fase può rivelarsi utile lo smartphone. Scorri velocemente i messaggi meno importanti mentre attendi che il tuo superiore smetta di parlare al telefono e ti riceva o mentre fai la fila in mensa (te lo concediamo solo al rientro dalle ferie, negli altri giorni cerca di goderti la tua pausa!).

Fatti aiutare dalle app

Se la gestione delle mail ti sembra complessa anche dopo aver applicato filtri e regole, esistono app dedicate che possono aiutarti a ottimizzare ulteriormente il processo. Queste applicazioni offrono funzionalità avanzate per organizzare, filtrare e gestire la posta in arrivo in modo più efficiente.

Ecco alcune delle più utili:

• Spark: questa app è particolarmente utile per chi ha bisogno di collaborare sulla gestione delle mail con il proprio team. Spark consente di assegnare mail specifiche ai membri del team, scrivere commenti interni e creare promemoria. Inoltre, offre la funzionalità di “email intelligente”, che raggruppa automaticamente i messaggi per tipo (notifiche, newsletter, mail personali), aiutandoti a focalizzarti sulle comunicazioni davvero utili.
• Superhuman: progettata per velocizzare l’esperienza di gestione delle email grazie anche all’AI, Superhuman offre funzioni come la possibilità di annullare l’invio di una mail, la creazione di scorciatoie da tastiera personalizzate e la gestione delle priorità tramite etichette. È particolarmente utile per chi ha un grande volume di mail da gestire e desidera un’esperienza ottimizzata e snella.
• Mailstrom: una webapp facile da collegare al proprio account di posta, qualsiasi provider utilizzi. Permette di velocizzare notevolmente diverse operazioni come la cancellazione dalle newsletter e, soprattutto, ti fa comprendere la “natura” dei messaggi che ricevi: chi ti invia gli allegati di dimensioni maggiori, quale social network intasa regolarmente la tua inbox, l’orario in cui ricevi più messaggi. In questo modo, puoi adottare le giuste strategie per mitigare il flusso di mail ricevute.
• Triage: come detto, i tempi morti sono un ottimo momento per smaltire la mole di email accumulatasi. Se hai un iPhone puoi approfittare dei servizi di Triage. Trasforma i nuovi messaggi in un mazzo di carte e ti permette di archiviarli, aprirli e conservarli per dopo con semplici movimenti delle dita e della mano.
• Copilot: anche se non propriamente un’app, vale la pena citarlo. Integrato all’interno di Microsoft 365, Copilot utilizza l’intelligenza artificiale per semplificare la gestire le email, suggerendo risposte automatiche basate sul contesto delle conversazioni e riassumendo lunghe catene di email in modo rapido e preciso. Inoltre, Copilot può estrarre i punti salienti da grandi volumi di messaggi, permettendoti di concentrarti sugli aspetti più importanti del discorso senza dover leggere tutte le mail singolarmente.

Queste app non solo semplificano la gestione della inbox, ma permettono di risparmiare tempo e ridurre il sovraccarico. Inoltre, grazie alle loro funzionalità collaborative, possono aiutare i team a lavorare in sincronia anche a distanza.

Vai oltre l’email integrando altri tool

Molte delle mail che ricevi al lavoro sono legate a comunicazioni interne o a piccole questioni che potrebbero essere risolte in modo più efficiente con altri strumenti.

Per questo potrebbe essere una buona idea integrare tool di questo tipo per ridurre il flusso della inbox, spostando le comunicazioni più informali o legate a progetti in spazi dedicati.

Inoltre, questi strumenti promuovono una comunicazione più immediata e mirata, migliorando la produttività e l’efficienza del team.

Eccone alcuni a titolo esemplificativo:

• Slack: Slack è uno dei tool di collaborazione più popolari in ambito aziendale, e si distingue per la sua capacità di centralizzare le comunicazioni di team in canali specifici. Puoi creare diversi canali per progetti, dipartimenti o argomenti particolari. Slack offre anche integrazioni con altri strumenti come Google Drive, Trello, Asana e molti altri, consentendo una gestione più fluida dei progetti senza dover inviare costantemente aggiornamenti via email. Una funzione molto utile è la possibilità di utilizzare i “thread” per rispondere a un messaggio all’interno di una conversazione senza interrompere il flusso principale, mantenendo così le discussioni ordinate e focalizzate.
• Yammer: Microsoft Yammer è un social network aziendale che facilita la comunicazione interna, specialmente in aziende di grandi dimensioni. È particolarmente utile per comunicazioni tra diversi dipartimenti o per diffondere notizie aziendali, discussioni di gruppo e brainstorming. Anche Yammer si integra a Office 365, il che significa che puoi facilmente collegare documenti, calendari e altri strumenti di produttività Microsoft, senza dover ricorrere alla posta elettronica.
• Microsoft Teams: Uno strumento di collaborazione simile a Slack, ma profondamente integrato con la suite Microsoft Office. Teams offre chat, videochiamate, condivisione di file e la possibilità di lavorare in simultanea sui documenti Office. È ideale per chi lavora già con l’ecosistema Microsoft e desidera una soluzione completa per la comunicazione e la collaborazione in tempo reale.
• Trello: Trello è uno strumento di gestione dei progetti basato su schede che ti permette di organizzare il lavoro in base a fasi e priorità. Anche se non è specificamente un’app per la gestione delle mail, l’uso di Trello può aiutarti a ridurre le mail interne, spostando la comunicazione e la gestione delle attività su una piattaforma visiva. Grazie alle sue integrazioni, Trello può essere collegato a Slack o alle mail, permettendo di centralizzare le notifiche e gli aggiornamenti.
• Asana: Simile a Trello, Asana è un tool di project management che permette di tracciare progetti, assegnare compiti e seguire le scadenze senza ricorrere alla posta elettronica. Offre integrazioni con diverse piattaforme, incluse Slack, Google Drive e Outlook, garantendo che tutte le comunicazioni e i progressi siano ben visibili e accessibili al team.
• Monday.com: Un’altra potente piattaforma di gestione dei progetti, Monday.com permette ai team di pianificare, monitorare e collaborare su progetti attraverso un’interfaccia visiva personalizzabile. L’uso di Monday.com riduce significativamente la necessità di scambiare email per aggiornamenti o follow-up, poiché tutto il lavoro è tracciato in un’unica dashboard condivisa.
• Jive: una piattaforma di collaborazione aziendale che combina social networking, gestione delle conoscenze (anche grazie all’assistente AI Jive CoPilot) e strumenti di comunicazione per migliorare la produttività del team. Permette di centralizzare le informazioni, facilitando la condivisione di documenti, discussioni di gruppo e aggiornamenti di progetti in tempo reale. Integrandosi con diverse altre applicazioni, Jive promuove una collaborazione più fluida, abbattendo le barriere tra dipartimenti e migliorando la comunicazione interna senza ricorrere a troppi scambi di email.

Pianifica il tempo per gestire le mail e passa in rassegna la newsletter

Il rientro dalle ferie può essere molto impegnativo, non solo per la gestione delle mail, ma anche per la ripresa delle normali attività lavorative.

Per evitare di sentirti sopraffatto, pianifica delle sessioni di “pulizia” della casella di posta. Dedica un’ora o due al giorno esclusivamente per affrontare le mail arretrate, evitando di mescolare questo compito con altre attività.

Potresti anche considerare di implementare quest’abitudine nella tua quotidianità lavorativa, così da evitare continue distrazioni causate dai nuovi messaggi che arrivano. Questo approccio ti permetterà di lavorare in maniera più efficiente e di non perdere di vista altre priorità.

Gli slot che dedichi a quest’attività sono, inoltre, un ottimo momento per fare il punto sulle newsletter che hai sottoscritto nel corso dell’anno precedente. Passale in rassegna una per una e valuta quanto ti siano state utili.

Già il fatto di aver visualizzato ogni messaggio di una newsletter è un chiaro indizio di interesse, se poi ricordi anche di averne tratto dei buoni insegnamenti, allora è proprio il caso di continuare a farne uso.

In generale, dai la preferenza alle newsletter tecniche, che ti diano informazioni pratiche e consigli sull’utilizzo di un software o di un prodotto, ed evita quelle troppo pubblicitarie e ricche di spam.

Cancellati da tutte quelle che non hai nemmeno aperto (anche qui, senza pietà e alcun risentimento!) e scopri se ne esistono di nuove che vorresti provare.

Riduci la mole di mail

Ovviamente, il primo segreto per gestire la mole di mail non lette al rientro dalle ferie è quello di ridurre in anticipo il numero di messaggi di posta che si ricevono ogni giorno. Non un problema da poco, in un’epoca in cui l’informazione è potere, ma anche lo spam non scherza!

Cominciamo dall’ovvio: non utilizzare l’account di posta di lavoro per questioni personali! Non è solo questione di buon gusto, o di ferree regole aziendali, ma anche di praticità. Al tuo ritorno dalle ferie avrai già una montagna di mail di lavoro non lette da scalare, sicuro di voler aggiungere anche le ultime offerte della tua palestra?

Una delle prime cose da fare è organizzare il sistema di notifiche dei nostri social media, anche se li usiamo per il lavoro. Ha davvero senso ricevere una mail per ogni richiesta di connessione su LinkedIn o per segnalarci quante persone hanno menzionato la pagina aziendale? Abbiamo mai il tempo di aprirle e leggerle?

Molto meglio affidarsi a digest molto sporadici o essere proattivi e visitare le pagine di interesse una volta al giorno, senza bisogno di ricevere alcuna notifica.

Per fortuna oggi molte attività gestionali di un’azienda vengono svolte grazie a specifici software, dotati di una piattaforma condivisa che riduce il numero di comunicazioni esterne necessarie per lo svolgimento della propria attività. Nel mondo HR, per esempio, i Career Site di un’azienda riducono l’afflusso di email di candidatura a cui rispondere in maniera disorganizzata e si può ricorrere a specifici applicativi anche per la gestione dei corsi di formazione interni, per l’organizzazione del piano ferie aziendale ecc.

Un ultimo consiglio…

Non c’è alcuna ragione al mondo per controllare la posta prima di rientrare dalle ferie!

A meno che il tuo ruolo aziendale ti richieda di rimanere sempre a disposizione, o che non abbia lasciato in sospeso qualcosa d’importante per cui aspetti una risposta, pensare a rilassarsi deve essere la tua unica priorità in vacanza.

Può capitare di pensare che tenere sotto controllo la posta elettronica possa aiutare a ridurre la mole di lavoro. Invece, spesso il risultato finale e di rovinarsi l’umore e tornare in ufficio ancora più stressati.

A tutti è capitato di farlo almeno una volta, l’importante è cercare di controllare questo istinto.

Seguendo questi consigli potrai vivere le tue meritate ferie con un pizzico di spensieratezza in più.

Crediti fotografici: ©Nuthawut/Adobe Stock.