L’HR digital transformation rappresenta un cambiamento significativo che influenza tutti gli aspetti della gestione delle risorse umane dell’azienda. La digitalizzazione, infatti, è in grado di coprire sia i processi hard che soft, passando dalla selezione fino alla fase di performance e sviluppo del personale.
La trasformazione digitale sta acquisendo sempre più spazio e valore dal periodo della pandemia, rivoluzionando il mondo del lavoro.
Un mutamento sempre più forte che ha ormai investito anche le PMI italiane. Secondo i più recenti dati DESI il 70% ha, infatti, un livello di digitalizzazione basilare, in linea con la media europea (69%).
Tuttavia, la stessa ricerca evidenzia anche alcune criticità, in particolare riguardo alla capacità delle nostre PMI di integrare il digitale all’interno di una strategia aziendale strutturata, piuttosto che come risposta a necessità immediate. Questo si riflette nella scarsa adozione di tecnologie avanzate e nella necessità di migliorare le competenze e la formazione in ambito digitale.
Eppure, la volontà da parte delle organizzazioni è evidente. Secondo la ricerca dell’AGCOM con l’Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI lo scorso anno il 33% delle piccole e medie imprese italiane ha aumentato gli investimenti per la trasformazione digitale a fronte di un 4% che li ha ridotti.
Un dato incoraggiante anche paragonato a quelli dell’anno precedente, in cui il 26% delle PMI aveva incrementato gli investimenti, rispetto all’8% che li aveva diminuiti.
La digitalizzazione dell’area HR è il cuore pulsante del processo di trasformazione digitale di qualsiasi azienda. Per questo motivo non può essere considerata un mero aggiornamento tecnologico, quanto piuttosto un cambiamento culturale e organizzativo che richiede tempo, risorse e una visione strategica.
La portata del raggio d’azione è molto ampia. Questo implica non solo confrontarsi con le possibilità di investimento (il budget è il primo tassello da considerare), ma anche con difficoltà e resistenze meno prevedibili e calcolabili.
Vediamo quelle che secondo noi sono le più importanti da conoscere in anticipo per evitare che il progetto non raggiunga i risultati sperati.
Paura del Cambiamento: “Quali implicazioni ha sul mio lavoro?”
Uno dei principali ostacoli alla digitalizzazione è la paura del cambiamento, un sentimento che può colpire tutta l’azienda, dipartimento HR compreso.
La trasformazione digitale richiede una revisione delle pratiche tradizionali e l’adozione di nuove tecnologie e processi, il che può generare ansia e incertezza tra i dipendenti. Questa paura è spesso legata alla preoccupazione di perdere il posto di lavoro, di dover acquisire nuove competenze o di non essere in grado di adattarsi ai nuovi strumenti.
È evidente che, primi fra tutti, gli addetti HR devono vivere bene questo cambiamento. In questo modo potranno far tesoro dell’esperienza e mostrare al resto dell’azienda come affrontare al meglio situazioni simili, in cui un esito positivo è certamente possibile.
Quindi, per ottenere un buon risultato è fondamentale comunicare chiaramente i benefici della digitalizzazione e offrire supporto durante la transizione. Coinvolgere i dipendenti in tutte le fasi del processo e ascoltare il loro feedback può ridurre la resistenza.
Inoltre, renderli partecipi del percorso fin dall’inizio può fornire utili spunti per adeguare gli strumenti digitali alle specifiche necessità dell’area di riferimento. Formazione continua e programmi di aggiornamento professionale completano il quadro, aiutando i dipendenti a sentirsi più sicuri e preparati ad affrontare le nuove sfide.
Resistenza Culturale: “Fino a ora ha funzionato”
La difficoltà di accettare i cambiamenti non nasce solo dal basso ma anche nelle posizioni apicali.
La cultura aziendale può giocare un ruolo significativo nella resistenza alla digitalizzazione. In molte organizzazioni, soprattutto quelle con una lunga storia, le pratiche tradizionali sono profondamente radicate e possono essere percepite come parte integrante dell’identità aziendale.
Questo porta spesso a strutture organizzative più rigide e gerarchiche. La mancanza di flessibilità organizzativa può rallentare il processo decisionale e l’implementazione di nuove soluzioni.
Questo è ancora più vero per le Risorse Umane, in cui nelle fasi iniziali o senza un adeguato ampiamento dell’organico nel tempo non si avverte la necessità di software dedicati. Ci si abitua quindi all’uso di fogli Excel o alla presenza di alcune figure centrali, all’interno dell’Amministrazione, dedite allo svolgimento dei compiti più ripetitivi e al monitoraggio dei risultati.
È evidente che in questi casi cambiare modello culturale richiede tempo e impegno.
Per superare la resistenza culturale il primo passo è promuovere una cultura dell’innovazione e del cambiamento continuo.
È certo che il CEO di ogni azienda deve essere il primo sostenitore della crescita digitale, così da influenzare direttamente i manager e quindi, a cascata, tutti i collaborati. Coinvolgere i leader aziendali e i dipendenti chiave nel processo di digitalizzazione è essenziale, mostrando loro esempi concreti di successo e dati a favore del processo.
Priorità Concorrenziali: “Non è nella lista delle priorità al momento”
Lo sguardo strategico non è sempre facile da adottare. Ci si ritrova, più spesso, a focalizzarsi su esigenze operative piuttosto che su progetti di trasformazione a lungo termine come l’investimento in nuove tecnologie HR.
Il risultato è che tendiamo a dare priorità ad attività e KPI che offrono risultati a breve termine, come ricoprire una posizione con urgenza o risolvere senza intoppi il calcolo delle presenze a fine mese.
Tuttavia, esistono dati altrettanto preziosi ma più difficili da reperire senza adeguati software, come per esempio il numero di CV acquisiti durante l’anno e la loro fonte. Allo stesso modo, attraverso l’automazione è possibile dare una marcia in più ai processi HR e un sollievo da mansioni più complesse e noiose ai collaboratori dell’area.
La digitalizzazione dell’area HR richiede di certo uno sguardo strategico e del tempo per una piena implementazione, ma in seguito i benefici sono tangibili anche a livello operativo.
Il primo passo è prendere consapevolezza e comprendere come la transizione digitale possa portare benefici sia sul lungo che sul breve periodo. In questo modo si guarderà all’operatività in un’ottica di efficienza e riduzione dei costi.
Piccoli progetti pilota possono dimostrare rapidamente il valore aggiunto della digitalizzazione. L’introduzione di un ATS, con il suo servizio di pubblicazione automatica su tanti portali del lavoro, farà risparmiare immediatamente del tempo – misurabile – al team di recruiting.
Deficit infrastrutturali, di risorse e di competenze digitali: “Bisognerebbe rivedere tutto, partendo dalle competenze fino alla privacy”
La digital transformation richiede investimenti in nuove tecnologie e infrastrutture quanto in adeguamento dei processi aziendali, oltre che in formazione e sviluppo delle competenze.
Uno dei primi limiti è dato sicuramente dal budget a disposizione, ma servono anche le risorse umane adeguate a implementare efficacemente le soluzioni digitali. Può capitare che il personale non abbia competenze sufficienti di project management e che sia privo di esperienza nell’uso di software HR avanzati e nella gestione di sistemi informatici complessi.
Risulta quindi cruciale investire in programmi di formazione e sviluppo delle competenze digitali. Questo servizio può essere in parte coperto dal fornitore tecnologico, che può offrire giornate di formazione alle figure principali del dipartimento così che possano, in seguito, diffondere le conoscenze acquisite. Inoltre, nel caso in cui fosse necessario, collaborazioni con istituti di formazione locali o l’assunzione di esperti digitali temporanei possono aiutare a colmare il divario di competenze.
La digitalizzazione comporta anche la gestione di grandi quantità di dati sensibili, il che può sollevare preoccupazioni riguardo alla sicurezza e alla privacy delle informazioni. Infatti, le violazioni dei dati e gli attacchi informatici possono avere gravi conseguenze per le aziende e i loro dipendenti.
Per tale motivo è essenziale scegliere come partner tecnologico realtà che lavorano costantemente per aumentare e aggiornare i livelli e i sistemi di sicurezza e che abbiano conseguito certificazioni che attestino l’attenzione per questi temi, come la ISO 27001.
Infine, la formazione diventa anche qui il principale strumento per un’adeguata comprensione del tema da parte dell’HR.
Scarsa Comprensione dei Benefici: “Non vedo poi tutti questi vantaggi”
In linee generali, molte resistenze derivano da una scarsa comprensione o conoscenza dei benefici che la digitalizzazione delle Risorse Umane può offrire.
Infatti, senza una chiara percezione dei vantaggi sia i dipendenti che i dirigenti possono essere riluttanti a investire tempo e risorse in questo percorso. Indipendentemente che il cambiamento parta dai vertici o dall’area HR è importante, quindi, che i suoi promotori ne comunichino chiaramente i benefici.
Rimanere aggiornati sulle più moderne tendenze del settore HR tramite eventi e seminari è il primo passo. Oggi, infatti, sono disponibili molti dati e casi di studio per dimostrare come le nuove tecnologie possano aumentare l’efficienza, ridurre i costi e migliorare l’esperienza dei dipendenti.
Tuttavia, non sempre questo è sufficiente dato che il panorama delle PMI in Italia è estremamente vasto e frastagliato. Per questo motivo, oltre a uno sguardo sui numeri in generale, ogni realtà può considerare l’adozione graduale di tecnologie digitali, iniziando con piccoli progetti pilota per dimostrare il valore delle nuove soluzioni prima di estenderle a un intero dipartimento o a tutta l’organizzazione.
Dimostrare successi tangibili può aiutare a costruire il consenso e a motivare l’intera azienda.
Conclusione
La digitalizzazione delle Risorse Umane è un passaggio cruciale per le aziende che desiderano rimanere competitive nel mercato moderno. Tuttavia, affrontare le resistenze a questa trasformazione richiede una strategia ben pianificata e un impegno costante nel supportare i dipendenti attraverso il cambiamento.
L’HR digital transformation nelle PMI italiane presenta sfide uniche, che possono essere superate con la giusta combinazione di comunicazione, formazione, investimenti in tecnologia e cultura dell’innovazione.
Solo in questo modo si potrà trarre pieno vantaggio dai software HR in termini di maggiore efficienza, risparmio sui costi e un miglioramento complessivo della gestione del personale.
Crediti fotografici: ©Yurii/Adobe Stock.
