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Ottobre 20, 2022

Sistemi di controllo accessi: funzionalità e caratteristiche

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Un sistema di controllo accessi moderno dà alle aziende gli strumenti per stabilire chi ha accesso a una determinata area e in quali momenti.

Il sistema è infatti composto da un software in cloud con cui stabilire le regole di accesso per tutti i dipendenti e da componenti hardware (porte, barriere e/o tornelli) che possono essere aperte soltanto dal personale dopo che si è identificato correttamente.

Questi sistemi sostituiscono l’uso di chiavi e la necessità di avere un addetto alla sicurezza che verifichi l’identità e le credenziali di ogni utente. L’identificazione avviene infatti tramite:

  • qualcosa che l’utente ha con sé, come un badge identificativo o il suo smartphone.
  • qualcosa che l’utente conosce, come un PIN numerico o una password.
  • una parte dell’utente stesso, come le impronte digitali o il volto (attraverso il riconoscimento facciale).

I sistemi più sicuri possono prevedere una doppia identificazione, per esempio richiedendo la digitazione di un PIN dopo il passaggio del badge.



I limiti dell’utilizzo delle chiavi

Prima della diffusione dei sistemi di controllo accessi si utilizzavano chiavi e serrature per regolare l’accesso a determinati locali, una modalità ancora in uso presso tante PMI.

Questo sistema può essere ancora valido solo nei contesti più semplici. L’utilizzo di chiavi comporta infatti una serie di problemi:

  • Le chiavi possono essere smarrite dai dipendenti, compromettendo la sicurezza dell’azienda e obbligando al cambio di una o più serrature e alla creazione di nuovi duplicati.
  • Il passaggio di un utente da un varco non viene tracciato in alcun modo.
  • Se in azienda le porte da tenere sotto controllo sono numerose, anche le chiavi si moltiplicano. Per un dipendente trovare quella giusta per ogni varco comporta una frequente perdita di tempo.
  • Le chiavi possono essere facilmente duplicate da un estraneo.
  • Non sempre si riescono a recuperare le chiavi di ex dipendenti, con i rischi che ne conseguono.

Più il numero di varchi e le regole da applicarvi aumentano, più è conveniente l’utilizzo di un software di gestione accessi.



I vantaggi di un sistema di controllo accessi digitale


Aumenta la sicurezza

Il principale scopo di un sistema di controllo accessi è quello di migliorare la sicurezza in azienda, consentendo allo stesso tempo al personale di lavorare regolarmente.

Questo sistema impedisce infatti agli utenti non autorizzati di accedere ai locali aziendali, salvaguardando i dipendenti e la proprietà fisica e intellettuale dell’azienda.

Nel caso si verifichino comunque incidenti e furti il sistema dà anche la possibilità di appurare a posteriori chi abbia effettuato l’accesso alla struttura, quando e in quali aree.


Riduce gli incidenti sul lavoro

Un sistema di controllo accessi permette anche di ridurre il numero di incidenti sul lavoro. Per esempio impedendo al personale non autorizzato di accedere ad aree in cui è obbligatorio indossare dispositivi di sicurezza.


Velocizza gli accessi

Un sistema di controllo accesso digitale velocizza le operazioni di apertura di una porta o varco rispetto all’utilizzo di una chiave o al controllo di un addetto alla sicurezza.


Elimina alcune spese e riduce i rischi

Una soluzione digitale per il controllo accessi richiede un investimento importante, ma al tempo stesso elimina numerosi costi e rischi rispetto a soluzioni più datate.

Se si utilizzano delle normali chiavi, infatti, va compiuto un forte investimento in serrature e nella duplicazione delle chiavi. Ogni volta che un dipendente ne smarrisce una, poi, si deve procedere al cambio della serratura e alla duplicazione della nuova chiave e lo stesso in caso di malfunzionamenti o rottura della serratura. Un badge smarrito, invece, può semplicemente essere disattivato.

Con un sistema di controllo accessi, inoltre, si riduce o elimina la necessità di impiegare personale della sicurezza per l’identificazione degli utenti.


È flessibile

Una gestione digitale del controllo accessi con un sistema in cloud offre all’azienda molte più opzioni di configurazione, con la possibilità di variare in un attimo e in tempo reale le regole aziendali nonché credenziali di accesso, autorizzazioni e orari di riferimento per ciascun dipendente.


Dà piena visibilità sul processo

Un software di controllo accessi traccia automaticamente ogni attraversamento dei varchi mappati e permette agli amministratori di creare report per analizzare il comportamento degli utenti e apportare migliorie al sistema.


Copre anche l’accesso degli ospiti

I dipendenti non sempre sono le uniche persone ad accedere in azienda. Capita infatti di dover ospitare fornitori, clienti e altri stakeholder. Un sistema di controllo accesso permette di creare badge e credenziali d’accesso temporanei per questi utenti, con regole a loro dedicate.



Le feature indispensabili

I sistemi di controllo accessi più moderni sono erogati in cloud e vantano una serie di funzionalità utili tra cui:

  • Interfaccia di configurazione
  • Gestione automatizzata dei varchi
  • Sistemi di autentificazione (badge, impronte digitali, viso, PIN, password, token virtuali su smartphone ecc.)
  • Notifiche e allarmi sonori
  • Integrazioni con sistemi esterni
  • Backup schedulati
  • Reportistica e audit
  • Componente hardware (tornelli, gate, barriere, portelli e accessori)

I sistemi di controllo accessi più sofisticati hanno caratteristiche avanzate come notifiche sonore diverse a seconda della gravità della anomalia da segnalare (per esempio porta bloccata o porta forzata), notifiche via email per informare anche chi non si trova in prossimità dei varchi, integrazione con sistemi di videosorveglianza e sensori conta-persone ecc.



Differenze con la rilevazione delle presenze

Il controllo accessi viene spesso assimilato alla rilevazione delle presenze dei dipendenti, dato che entrambi i processi possono essere svolti tramite badge o sistemi biometrici.

Le finalità sono però diverse e per questo i due processi vanno gestiti in maniera separata.

La rilevazione presenze serve, infatti, a tracciare le ore lavorate da un dipendente, gli straordinari effettuati, le ferie e i permessi di cui ha usufruito e tutto il necessario per poter creare buste paga corrette.

Il controllo accessi ha invece il compito di regolare il transito del personale e di visitatori esterni in determinate aree, permettendo o meno l’accesso e registrando ogni spostamento.

Un tornello non dovrebbe quindi fungere contemporaneamente da rilevatore presenze e strumento di controllo accesso. I dipendenti potrebbero avere infatti necessità di entrare e uscire da un ambiente senza che questo indichi l’inizio o la fine del suo orario di lavoro.

Il controllo accessi può essere svolto con gli stessi strumenti della rilevazione presenze soltanto quando si tratta di un processo molto semplice, come il controllo di un solo varco per l’ingresso e l’uscita da lavoro.

Alcuni sistemi di rilevazione presenze come Altamira Presenze possono infatti essere collegati a una serratura elettronica in modo che la timbratura del dipendente faccia anche aprire la porta d’accesso.




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