5 processi HR che dovresti digitalizzare oggi

Le potenzialità dei software HR sono in continuo aumento, così come i loro ambiti di applicazione.

Non sono più semplici database virtuali in cui archiviare le informazioni di candidati, dipendenti, corsi ecc., ma efficaci strumenti con cui rendere più fluidi, trasparenti, interattivi e tracciabili i processi di gestione delle risorse umane.

I dipartimenti HR di tutte le aziende, grandi e piccole, hanno quindi l’opportunità di sfruttarli per eliminare le attività più ripetitive, migliorare l’engagement, evitare errori costosi e supportare il lavoro ibrido.

Rinunciare a questa opportunità vuol dire rendere l’azienda meno competitiva, riducendo non solo la capacità di attraction e retention, ma anche la produttività.

In questo articolo passiamo in rassegna 5 processi HR che non dovresti più gestire in maniera manuale.

1. Processo di assunzione

Anche le aziende che utilizzano software per il recruiting (ATS) per gestire la fase di ricerca e selezione di nuovi dipendenti raramente procedono a digitalizzare il processo di assunzione dal punto di vista amministrativo.

Ciò è dovuto al fatto che molti ATS verticali si concentrano su tutti i passaggi che conducono all’individuazione del candidato giusto, senza occuparsi di ciò che segue.

Sono principalmente le suite complete per la gestione HR come Altamira HRM a dare alle aziende la possibilità di rendere più efficiente questo processo che fa da ponte tra il recruiting e la gestione dei dipendenti.

Attraverso un workflow digitale è infatti possibile svolgere in automatico una serie di attività amministrative che altrimenti richiederebbero tempo e fatica:

1. Inviare al candidato la richiesta di informazioni e documenti necessari per creare la lettera di impegno.
2. Raccogliere i materiali richiesti dal candidato tramite un semplice form.
3. Generare automaticamente la lettera d’incarico partendo da un template brandizzato.
4. Permettere al candidato di firmare elettronicamente l’offerta.
5. Fare confluire tutti i dati e i documenti del nuovo dipendente nell’anagrafica aziendale.

Grazie alla digitalizzazione del processo di assunzione è quindi possibile procedere alla creazione, firma e archiviazione della documentazione necessaria senza dover coinvolgere l’amministrazione e offrendo un’ottima esperienza al neoassunto.

2. Gestione delle note spese

Nel 2020, a causa della pandemia, il volume delle trasferte sostenute dai dipendenti è calato vertiginosamente. Di conseguenza, per alcuni anni la digitalizzazione del processo di gestione delle note spese non è stata una priorità per gli uffici HR e le amministrazioni delle aziende italiane.

Oggi, con l’aumento degli spostamenti e la maggiore attenzione data all’esperienza dei dipendenti, digitalizzare il processo di creazione e approvazione delle note spese è tornato a essere importante.

Si tratta, infatti, di un processo delicato, che influisce direttamente sulle buste paga dei dipendenti e sulla loro esperienza in azienda.

Chiedere a un collaboratore, che ha già anticipato delle spese di propria tasca, di svolgere una macchinosa procedura di richiesta di rimborso che comprende la compilazione di complessi file Excel o Word, l’invio di una richiesta via email e la consegna dei giustificativi cartacei, non è un bel biglietto da visita per un’azienda.

Anche perché il processo di approvazione rischia di essere altrettanto farraginoso, con l’amministrazione che deve smarcare numerose email, salvare i diversi allegati, effettuare calcoli e trasmetterli al software paghe, con il forte rischio di commettere errori.

Un software moderno per la gestione delle note spese elimina tutti questi problemi, offrendo un’esperienza migliore a dipendenti, manager e amministrazione e riducendo il rischio di errori, che possono impattare sia le buste paga dei dipendenti che le spese aziendali.

E lo fa tramite una serie di caratteristiche utilissime:

• La presenza di una app mobile con cui svolgere agilmente ogni operazione dal proprio smartphone, compreso il caricamento dei giustificativi tramite foto e l’invio della nota in approvazione.
• Il calcolo automatico del valore di ogni nota e dell’importo rimborsabile.
• Flussi approvativi snelli e personalizzabili.
• La conversione automatica delle valute.
• L’opzione di attribuire una spesa a determinate commesse o determinati clienti.
• L’applicazione automatica delle policy aziendali sui rimborsi.
• La presenza di reportistica con cui poter monitorare le spese aziendali e le richieste dei vari collaboratori.

Anche per la digitalizzazione di questo processo amministrativo le aziende possono optare per applicativi verticali (che si occupano, cioè, solamente della gestione delle note spese) o per il modulo note spese di una suite HR completa.

I primi hanno feature più avanzate, i secondi offrono continuità totale con gli altri processi amministrativi e di gestione HR.

3. Valutazione MBO

Negli ultimi anni abbiamo assistito a un notevole aumento del numero di aziende interessate a introdurre e digitalizzare un processo di valutazione MBO.

I principali motivi del successo dell’MBO in questo momento storico sono due:

1. La diffusione del lavoro ibrido ha incentivato le aziende a lavorare per obiettivi, così da responsabilizzare i dipendenti e offrire loro più autonomia.
2. La necessità di far fronte all’inflazione ha spinto le aziende ad aumentare la retribuzione flessibile dei dipendenti legandola alle performance aziendali, così da mantenere maggiore elasticità nelle spese.

Digitalizzare un processo di valutazione MBO è particolarmente sensato. Le regole per la costruzione del bonus sono infatti sempre articolate e richiedono calcoli avanzati. Se non si vuole avere a che fare con cervellotiche formule Excel, insomma, è molto meglio affidarsi a un software specializzato per MBO.

Si tratta, inoltre, di un processo molto formale, che concorre alla retribuzione dei dipendenti. Conviene quindi gestirlo tramite un sistema sicuro, in grado di filtrare gli accessi e mostrare a ciascun utente soltanto i dati che è autorizzato a vedere.

Digitalizzare il processo di valutazione degli obiettivi e di assegnazione dei premi, infine, migliora l’engagement dei dipendenti e l’interazione con altri processi legati al personale, come la formazione e i piani di carriera.

4. Raccolta del feedback sull’efficacia formativa

La formazione è uno degli ambiti in cui le aziende italiane investono meno rispetto alla media europea, sia a livello tecnologico che di contenuti.

Eppure, come avviene nel mondo del recruiting con gli ATS, basta inserire un solo strumento in azienda per poter digitalizzare buona parte dei processi formativi.

Grazie a un LMS (Learning Management System) si può infatti organizzare ed erogare un complesso piano di formazione aziendale, sviluppando le competenze dei dipendenti in maniera mirata.

Anche le aziende che utilizzano un LMS tendono però a sottovalutare un’attività che, se opportunamente gestita, può invece rivelarsi preziosa.

Si tratta della raccolta del feedback dei dipendenti sulla qualità dei corsi che hanno frequentato.

Se inviati in maniera puntuale e tempestiva i questionari di valutazione dei corsi permettono di raccogliere informazioni fondamentali per ottimizzare la spesa in formazione.

Consentono, infatti, di intervenire rapidamente nel correggere o eliminare i contenuti meno apprezzati dal personale e nel rafforzare quelli considerati più validi, facendo sì che il tempo e il denaro investiti in formazione siano ben spesi.

Grazie a un LMS l’invio dei questionari ai partecipanti ad un corso può avvenire in maniera automatica alla fine dello stesso ed è sempre la piattaforma a occuparsi dell’analisi delle risposte, creando report sia sull’efficacia dei singoli corsi che su quella complessiva del piano di formazione.

Raccogliere il feedback “manualmente” è invece un compito arduo, che richiederebbe un’enorme mole di lavoro ai responsabili della formazione.

Le aziende italiane non possono permettersi di spendere male il proprio budget per la formazione. Per questo, dovrebbero digitalizzare il processo di raccolta feedback grazie a un LMS dotato di questa funzionalità, come Altamira Learning.

5. Assegnazione delle dotazioni

Come la valutazione MBO, anche l’assegnazione delle dotazioni aziendali è un processo formale che può beneficiare di un approccio più digitale e automatizzato. Soprattutto quando ai dipendenti vengono affidati anche DPI (dispositivi di protezione individuali) o benefit di alto valore, come auto, carte di credito e computer aziendali.

Digitalizzare questo processo su una piattaforma HRM dotata di workflow digitali dà una serie di vantaggi:

• Si può inserire la fase di assegnazione delle dotazioni all’interno di un progetto di onboarding o in un progetto ad hoc, e la piattaforma terrà traccia di ogni assegnazione.
• Si può prevedere la creazione e firma di un documento di accettazione delle dotazioni.
• Si possono notificare automaticamente i diversi reparti coinvolti nel processo, come l’IT e l’amministrazione.
• Si può tenere traccia anche delle dotazioni restituite, in caso di offboarding o cambio mansione.
• Tutte le informazioni sulle dotazioni possono essere organizzate in report.

L’ufficio Risorse Umane ha quindi la possibilità di sfruttare la tecnologia per velocizzare i processi più burocratici e impegnativi, liberando risorse per occuparsi di attività strategiche e relazionali.

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