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GDPR ed HR: ultimi aggiornamenti e best practice

aggiornamenti GDPR HR

Il GDPR è entrato in vigore il 25 maggio 2016 ed è operativo dal 25 maggio 2018, ma le sue linee guida continuano a essere ulteriormente chiarite da interventi del Garante e da sentenze.

Allo stesso modo, con il passare del tempo vanno delineandosi prassi di settore che è bene conoscere.

Per questo, abbiamo chiesto alla nostra consulente Nadia Martini (Head of Data Protection Italy – Rödl & Partner) di segnalarci le novità più significative degli ultimi mesi.

Le trovate di seguito.


Il Garante ribadisce l’importanza del principio di minimizzazione del trattamento

Il Garante per la Protezione dei dati personali, in occasione della pubblicazione del Provvedimento n. 497 del 13 dicembre 2018, nel quale sono state precisate le prescrizioni delle autorizzazioni generali compatibili con il Reg. UE 2016/679, si è espresso anche in materia di trattamento dei dati particolari dei candidati da parte dei datori di lavoro, confermando a tal proposito che possono essere raccolti (per esempio tramite form di candidatura) e conservati solo i dati strettamente necessari alla verifica dei requisiti degli aspiranti lavoratori.

I dati potranno essere richiesti solo se strettamente pertinenti alla instaurazione del rapporto di lavoro e non per verificare la globale idoneità professionale. La puntualizzazione dell’Autorità conferma, rimarcandola, l’importanza del principio di minimizzazione del trattamento, che deve orientare l’attività dei datori di lavoro anche nella fase precedente all’eventuale assunzione.


Dati valutativi dei dipendenti: pronuncia della Corte di Cassazione

Sempre in tema di lavoro, proviene dalla Corte di Cassazione (Cass. n. 32533/2018) un interessante contributo in tema privacy inerente alla possibilità di esercizio dei diritti anche relativamente a dati cosiddetti valutativi.

Il caso riguarda la richiesta da parte del dipendente di una banca al proprio datore di lavoro di potere accedere a fascicoli elaborati nell’ambito di un procedimento disciplinare avviato dal datore nei suoi confronti, per potersi difendere e impugnare in giudizio la sanzione disciplinare irrogatagli.

La Suprema Corte, accogliendo la posizione del lavoratore, ha stabilito che la richiesta di accesso ai propri dati personali formulata da parte dei dipendenti si estende anche ai dati valutativi (come, fattispecie già configurata dall’art. 8 del D. Lgs. 196/2003, ora abrogato), cioè a quelle informazioni personali che non hanno carattere oggettivo ma ineriscono a “giudizi, opinioni o ad altri apprezzamenti di tipo soggettivo”.

Tale è il caso dei dati contenuti in documenti aziendali di natura endoprocedimentale e attinenti al momento formativo della volontà datoriale.

Secondo la Corte di Cassazione, inoltre, non sussiste alcuna specifica limitazione in ordine alle concrete finalità (per esempio esercizio di un diritto in giudizio da parte del lavoratore) per le quali il diritto di accesso viene esercitato: la richiesta di esercizio di un diritto, come nel caso di specie, andrebbe quindi accordata anche se presentata ai fini di potere predisporre la propria difesa in giudizio.


Regole deontologiche per le agenzie per il lavoro: la data retention

Nel corso dei lavori preparatori per la redazione di un codice di deontologia per le agenzie per il lavoro sono emerse alcune novità, ancora in corso di approvazione, in tema di trattamento di dati personali.

In particolare, la definizione di una nuova tempistica di retention per i dati raccolti dei candidati ai fini di ricerca e selezione del personale: a seguito di un sondaggio con le agenzie per il lavoro, ci si sta attestando per la scelta di una retention del dato di 4 anni.


Conclusioni

In sintesi, le novità principali degli ultimi mesi sono:

  • Ribadita l’importanza del principio di minimizzazione del trattamento.
  • La richiesta di accesso ai propri dati personali formulata da parte dei dipendenti si estende anche ai dati valutativi.
  • Le agenzie del lavoro stanno convergendo su una durata del trattamento dei dati di 4 anni.



Credito fotografico: ©tanaonte/Fotolia

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