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8 strategie efficaci per velocizzare il time to fill aziendale

time to fill

Uno dei vantaggi dei recruiter di oggi rispetto ai colleghi di qualche anno fa è quello di poter facilmente monitorare l’efficacia del proprio lavoro grazie a numerose metriche utili.

Una di questa è il time to fill, un valore che misura il lasso di tempo che trascorre dall’avvio di una nuova ricerca di personale fino all’assunzione della figura individuata.

Rispetto al time to hire, di cui abbiamo parlato in passato, il time to fill prende in considerazione anche tutto ciò che avviene prima di iniziare lo screening dei candidati. Un’attività che secondo una ricerca del SHRM (Society for Human Resource Management) occupa in media un lasso di tempo di 9 giorni su un totale di 41.

Migliorare questa metrica senza sacrificare la qualità dei candidati selezionati vuol dire ottimizzare la propria capacità di attrarre e assumere talenti.

Ovviamente non esiste un time to fill ideale valido per tutte le posizioni, dato che i tempi di una ricerca variano drasticamente a seconda della natura della posizione, il livello di seniority, l’area geografica di riferimento, la forza del brand aziendale ecc.

Esistono però una serie di buone pratiche, strategie e tecnologie che si possono adottare per eliminare i tempi morti e velocizzare alcune attività che altrimenti richiederebbero svariati giorni di lavoro.

Eccone alcune:


Attivare tutti i canali di ricerca a disposizione

Per ottenere un time to fill contenuto è fondamentale partire con il piede giusto, ovvero ottenere rapidamente un gran numero di candidature in linea con la posizione aperta.

Perché questo accada l’offerta di lavoro deve essere ben visibile sia alle persone in cerca di occupazione che ai candidati passivi. Occorre, quindi, non solo pubblicare annunci di lavoro ben scritti e strutturati, ma anche sfruttare tutti i canali a disposizione per diffonderli.

Non limitatevi, quindi, a segnalare la nuova posizione sul vostro career site e sui vostri social. Piuttosto, sfruttate anche le job board (gratuite e a pagamento, generaliste e verticali), utilizzate in maniera attiva i social, organizzate o partecipate a Career day, richiedete segnalazioni ai propri dipendenti, valutate la mobilità interna ecc.

Ogni canale è più o meno adatto a seconda della figura professionale ricercata, ma rinunciare a priori a uno o più di questi non è mai una buona idea, neanche per i top brand.


Investire quando serve

Alcune posizioni sono più difficili di altre da colmare e a volte l’unico modo per farlo in tempi ragionevoli è ricorrere a un servizio a pagamento.

Mantenere vacante a lungo una posizione può comportare costi notevoli per l’azienda, per cui non esitate a investire per quelle più difficili, affidandovi alla semplice ricerca “organica” per le più comuni. Tra i servizi a pagamento tra cui scegliere ci sono le sponsorizzazioni sulle job board, le agenzie di selezione, gli head hunter ecc.

Negli ultimi anni, tra questi servizi è sicuramente Indeed ad avere avuto la crescita maggiore, con la formula “pay per click” che sta avendo molto successo in tutto il mondo.


Eliminare il problema dei duplicati

Quando si ricerca su più fronti, può capitare di ricevere più volte lo stesso curriculum e rischiare di perdere inutilmente del tempo prezioso. Per questo è importante che i profili trovati vengano concentrati in un unico database digitale in grado di riconoscere ed eliminare automaticamente i doppioni.


Velocizzare lo screening

A seconda della posizione aperta e della forza del brand aziendale, si possono ricevere anche migliaia di CV per una singola ricerca. Per mantenere tempi di selezione ottimali e garantire a tutti i candidati la stessa importanza è quasi indispensabile utilizzare in prima battuta uno strumento automatico di screening, che faccia emergere velocemente le figure in possesso dei requisiti richiesti dalla posizione.


Sfruttare le email automatiche

Nel tentativo di abbreviare i tempi di selezione, molte aziende scelgono di non dare alcun feedback ai candidati durante il processo di selezione. Si tratta però di una pessima scelta dal punto di vista dell’employer branding, dato che impoverisce l’esperienza di candidatura.

Molto meglio, piuttosto, predisporre delle email automatiche per le fasi iniziali del processo, come quella di ringraziamento per l’invio del CV o di feedback negativo per chi non supera la prima fase di screening.

Più avanti nel processo di selezione, quando il numero di candidati si è molto ridotto, è preferibile passare a feedback personalizzati, anche via telefono.


Pianificare con attenzione i colloqui

Una delle fasi del processo di selezione che può richiedere più tempo è quella dei colloqui, soprattutto quando deve essere coinvolto anche l’hiring manager di riferimento.

Anche in questo caso la tecnologia può velocizzare il lavoro e renderlo più efficiente. Un buon software per il recruiting vi permette di organizzare gli appuntamenti direttamente dal backoffice, invitando i manager e creando automaticamente gli appuntamenti sui principali calendari elettronici.


Sfruttare video interviste e interviste telefoniche

Non tutti i colloqui devono necessariamente avvenire di persona. Effettuare interviste telefoniche o in video per le prime fasi di selezione è un’ottima scelta, soprattutto con candidati che dovrebbero affrontare lunghi viaggi per un colloquio di persona.

Altrettanto lo è sfruttare nuove tecnologie come la gamification per valutare soft e hard skill dei candidati.


Analizzare i risultati e limare i processi

Può sembrare un paradosso, ma la strategia migliore per ottimizzare il time to fill è proprio quella di iniziare a calcolarlo.

Analizzando i risultati raggiunti nel corso di un anno e studiando le strategie adottate per ciascuna selezione grazie alla reportistica del vostro ATS, capirete cosa abbia funzionato e cosa no e potrete apportare i giusti accorgimenti.


Se ti interessa conoscere meglio il mondo delle metriche di recruiting, ti consigliamo di leggere il nostro articolo sui KPI più utilizzati nella ricerca e selezione.




Credito fotografico: ©alphaspirit/Fotolia

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