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Amministrare il personale coinvolgendolo: una strategia vincente

software amministrazione

Se in un’azienda di piccole dimensioni la maggior parte delle incombenze legate alla gestione del personale si possono svolgere a tu per tu, quando l’azienda inizia a crescere questo diventa molto difficile.

Il rischio di commettere errori oppure di perdere per strada informazioni, ma anche di scontentare il personale per inesattezze in busta paga o ritardi nella risposta alle richieste, diventa molto alto.

In linea di massima, proprio perché l’amministrazione del personale diventa complicata, le aziende sopra i 15 dipendenti hanno la necessità di strutturare la gestione delle risorse umane.


Come fare a non accumulare arretrati?

Pensiamo a quante richieste può fare ciascuna risorsa al proprio responsabile nel corso di un trimestre: l’urgenza di un permesso per un problema familiare, la risposta alla domanda di ferie da conciliare con la famiglia ma anche con la struttura ricettiva per non perdere l’offerta, un’assenza per malattia e la contabilizzazione del certificato, la richiesta di un permesso per ritirare le pagelle del figlio, il ritardo a causa di un guasto del treno…

Ma anche la sostituzione per maternità, l’inoltro della pratica di infortunio, la richiesta di aspettativa, l’approvazione degli straordinari della settimana, il conteggio dei giorni di ferie maturati e ancora non utilizzati…

E se moltiplichiamo questo ventaglio di possibilità per il numero di dipendenti e collaboratori, le cose si complicano!

Quando le attività del personale si svolgono fuori sede (pensiamo ai commerciali), poi, diventa impensabile effettuare la timbratura senza un terminale o un dispositivo che consenta la geolocalizzazione.

Non solo timbrare ma anche allegare certificati e documenti sono operazioni difficili da espletare a distanza se non si utilizza la giusta tecnologia. Ma al giorno d’oggi grazie alla rete, agli smartphone e alle soluzioni in cloud, lo spazio fisico non è più un limite.


Niente panico! L’amministrazione del personale può essere semplice

Le piattaforme di amministrazione del personale più moderne mettono al centro il dipendente dandogli accesso a un’area personale dalla quale poter svolgere tutte le attività che lo riguardano, anche da smartphone. Richiedere ferie e permessi, farsi approvare straordinari, timbrare, risolvere le anomalie che lo riguardano ecc.

Allo stesso modo, danno al manager l’opportunità di occuparsi personalmente del proprio team, rispondendo con tempismo alle richieste e tenendo sempre sotto controllo la situazione.

A fine mese il dipartimento risorse umane non dovrà quindi mettersi le mani nei capelli per rispondere a tutte le richieste pervenute, sollecitare la documentazione mancante, richiedere l’approvazione degli extra time pervenuti, stornare dal computo ore i ritardi che non rientrano nella fascia di tolleranza pianificata a priori dalla dirigenza ecc.

L’emissione delle buste paga, che sia gestita internamente o esternalizzata, avverrà senza sorprese per nessuno.


Vantaggi per tutti gli attori coinvolti

Rendere partecipe il dipendente nella gestione delle proprie richieste e problematiche nei confronti del capo area o del datore di lavoro lo rende più proattivo e responsabilizzato: si sente parte del processo e non in balia degli eventi.

Un dipendente più coinvolto è più appagato. Un dipendente più coinvolto toglie lavoro al dipartimento risorse umane e alla dirigenza. In definitiva la collaborazione e la compartecipazione di tutti i reparti generano un miglior clima interno, riducono i tempi di gestione e la facilità all’errore.

Allo stesso tempo chi amministra l’azienda ha sempre un quadro generale aggiornato sulla situazione delle presenze al momento e sulla previsione delle disponibilità future. In questo modo la pianificazione di turni, progetti e spese verrà eseguita con solidi dati alla mano.


Scritto ed elaborato da SoftDoit


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