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Giugno 9, 2022

Introdurre con successo il tuo nuovo software HR

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In un processo di digitalizzazione delle Risorse Umane, anche la più scrupolosa delle software selection non è garanzia di successo.

La fase successiva alla scelta, altrettanto importante, è infatti spesso sottovalutata dalle aziende, convinte di poter delegare tutto al fornitore.

Per far sì che il nuovo applicativo venga adottato e utilizzato da tutti è invece necessario mantenere alta l’attenzione anche in fase di implementazione, alla quale andranno assegnate risorse adeguate.

Proprio quest’ultimo è il primo della nostra lista di consigli.



1. Metti in campo le giuste risorse

Una volta identificato il partner tecnologico per la digitalizzazione dei processi HR il tuo lavoro non può dirsi concluso. Per adattare la piattaforma ai processi HR della tua azienda il consulente applicativo avrà infatti bisogno della tua collaborazione.

L’ideale sarebbe assegnare a questo progetto un membro del dipartimento HR con alte competenze digitali. Nel caso in cui non sia presente in organico, è possibile coinvolgere anche il dipartimento IT.

L’importante è che la persona o le persone designate dispongano del tempo e dell’autonomia necessari per seguire l’implementazione, fornendo le informazioni necessarie al fornitore di HR Tech, testando il funzionamento della piattaforma e segnalando per tempo eventuali correzioni da apportare.



2. Integralo nei sistemi e nei processi esistenti

Perché il progetto abbia successo e il nuovo software venga utilizzato con costanza dovrà essere perfettamente integrato con gli altri gestionali aziendali, come il software presenze, paghe, l’ERP e/o il CRM.

Assicurati quindi che i fornitori dei gestionali esistenti collaborino attivamente nella realizzazione delle integrazioni, utilizzando le tecnologie più moderne a disposizione come API e Webhook.

Integrare molti sistemi diversi può essere complesso e costoso anche per le grandi aziende e quindi ancora meno conveniente per le PMI.

Da questo punto di vista saranno avvantaggiate le aziende che avranno scelto una soluzione completa che copre molteplici aree di gestione HR, piuttosto che software “best of breed” che si occupano solo di singole aree come il recruiting o il performance management.



3. Opta per il Single Sign-on

Per migliorare l’esperienza utente dei dipendenti con uno sforzo minimo consigliamo di far attivare il servizio di single sign-on per il nuovo gestionale.

Con questo accorgimento il personale non avrà bisogno di utilizzare nuove credenziali (nome utente e password) visto che l’accesso sarà agganciato a un altro sistema di identificazione già utilizzato, come l’account Microsoft 365.

Ciò comporta forti vantaggi anche per l’azienda, che avrà meno profili da creare, manutenere e dismettere nel tempo.



4. Lancia un progetto pilota

Se la nuova piattaforma digitalizzerà processi complessi come la rilevazione delle presenze o la valutazione del personale ti suggeriamo di prevedere un progetto pilota.

In un primo momento la piattaforma verrà configurata su un numero ristretto di dipendenti, un campione il più possibile rappresentativo dei meccanismi aziendali.

In questo modo si testerà il comportamento del software su un piccolo gruppo di utenti, affinando la configurazione ed eliminando gli errori prima di coinvolgere tutta la popolazione aziendale.

Effettuare la transizione verso un programma ben rodato ridurrà gli attriti e faciliterà l’adozione da parte di tutti.



5. Mantieni le giuste aspettative

Anche nel caso in cui venga svolto un progetto pilota, ottenere la perfezione fin dal primo giorno in aree come la rilevazione presenze è poco plausibile.

Gli stessi consulenti del lavoro ne sono perfettamente consapevoli e prevedono dai tre ai sei mesi di rodaggio prima che un nuovo software presenze trasmetta i dati al sistema paghe esattamente nel formato desiderato.

Attenzione, quindi, a mantenere aspettative realistiche per non rischiare delusioni immotivate.



6. Forma anche i dipendenti

La maggior parte dei fornitori HR eroga una formazione approfondita per gli utenti amministratori della piattaforma, ovvero i membri del dipartimento Risorse Umane.

Nel caso l’azienda preveda un utilizzo self-service dei software da parte di tutto il personale sarà quindi suo compito formarlo sulle attività che potrà svolgere.

Sfrutta il materiale messo a disposizione dal fornitore per una breve formazione ai dipendenti che li aiuterà ad apprezzare maggiormente i nuovi strumenti.



7. Sposta tutti i processi in piattaforma

Molto spesso l’introduzione di un nuovo software fallisce perché chi dovrebbe usarlo continua a svolgere le attività anche su altri strumenti e supporti, per abitudine, pigrizia o una inconscia resistenza al cambiamento.

Di conseguenza informazioni e processi non sono correttamente allineati, rendendo il sistema poco efficiente ed affidabile.

Questo atteggiamento è ancora più problematico per le aziende che utilizzano una modalità di lavoro ibrida. Se non tutti i dati vengono tracciati in piattaforma, la collaborazione a distanza si fa più complicata e gli errori non sono più un rischio, ma una certezza.

I dipendenti vanno quindi esortati a utilizzare gli strumenti forniti.

Un consiglio è quello di identificare gli early adopter in azienda – le persone sempre entusiaste di utilizzare nuovi strumenti – e utilizzarli per sponsorizzare il progetto e convincere i colleghi più restii.




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